Як стати більш ефективним! 2 простих прийому
ЯК СТАТИ БІЛЬШ ЕФЕКТИВНИМ. 2 ПРОСТИХ ПРИЙОМУ
Добре сплановане - наполовину зроблено
У сучасному житті людина стикається з величезною кількістю завдань. Завдання дрібні і великі, побутові і робочі, сімейні та особисті. Обумовлені вони можуть бути як зовнішнім світом, так і внутрішніми бажаннями і потребами. У моєму випадку завжди існує тисяча справ, які потрібно виконати. Я прагну підвищувати свої професійні навички, присвячувати час дітям, вивчати іноземні мови, малювати, займатися кулінарією і обов'язково приділяти увагу спорту. Все це доводиться поєднувати зі щоденною і повсякденною рутиною. Оскільки кожен з перелічених видів діяльності мені дуже цікавий, то нові ідеї народжуються в моїй голові постійно. І тут моя голова починає просто вибухати, тому що поняття не має, як все встигнути. Вам знайоме це відчуття?
Протягом декількох останніх років я була в постійному пошуку оптимальної організації часу, пробувала різні техніки. Багато з них я придумала і описала в статті «Як все встигати, якщо у вас ... двійнята».
В результаті я відкрила для себе два ефективних прийому. Перший прийом знімає напругу від надлишку завдань, структурує справи в наочну систему і, що найприємніше, допомагає реалізувати задумане. Другий прийом допомагає усвідомити, куди втрачається час і скільки хвилин займає та чи інша задача.
Нам знадобляться блокнот, ручка і годинник.
Коли ви чимось займаєтесь і раптом згадали, що давно хотіли щось зробити, але все відкладали і забували; або раптом прийшла якась нова ідея - запишіть її, і продовжуйте займатися поточним справою. Що прийшла ідея може бути із зовсім іншої області. Наприклад, під час роботи ви подумали про те, що давно хотіли доглянути новий шафа або відвідати подругу. Яка б незначна ідея не була, краще її записати. Так ви звільняєте себе від необхідності тримати різноманітну інформацію в голові і від ризику знову забути важливе. Таких раптово прийшли ідей може бути скільки завгодно. У вас може вийти цілий список. Після цього спокійно доведіть поточний справу до завершення або, якщо воно об'ємне і трудомістка, до запланованого проміжного підсумку. Після цього знайдіть 10 хвилин і проранжируйте отриманий список делпожеланійзадач, тобто виберете саме пріоритетне справу і надайте йому порядковий номер «1», наступного за пріоритетністю - «2» і так далі. Після цього оціните, скільки часу буде потрібно на виконання кожного із завдань. Після цього можна виділити 30 хвилин, протягом яких ви робите важливі справи, витрачаючи на кожне не більше 5-10 хвилин. Для решти завдань призначте дату і час, коли ви займетеся ними. Потім ви знову занурюєтеся в важливе і времязатратное справу, віддаючи собі звіт в тому, скільки часу можете витратити на нього. Решта менш важливі завдання (якщо вони не надстрокові) необхідно продовжувати записувати в блокнот. Виходить така схема дій:
Таким чином, протягом дня ви встигаєте виконати кілька великих і трудомістких завдань, а в перерві вирішуєте безліч дрібних питань.
Уміння делегувати справи іншим - також важливий навик, який не тільки сприяє власної ефективності, але і допомагає реалізації будь-якого проекту.
Суть його проста. Візьміть кишеньковий блокнот і записуйте все, абсолютно все, що ви робите з ранку до вечора, включаючи час початку і час кінця для кожної справи. У хаосі життя це зажадає додаткових, але незначних тимчасових витрат. Результат же окупиться з лишком. Уже через 3-5 днів ви чітко запам'ятайте, скільки хвилин ви обідаєте, скільки витрачаєте на дзвінки, скільки виконуєте кожну робочу задачу. І відразу ж стане ясно, де сховалися «паразити», які вбивають ваше власне час. Цей прийом, однак, має і негативну сторону. Так, подібний самоконтроль може спонукати людину до прагнення встигати більше. Окриленість керівництвом свого часу може привести до того, що в розпорядку дні не буде залишатися місця для відпочинку. У якийсь момент варто зупинитися і сказати собі: «Так, зараз я буду відпочивати». Відпочинок, а точніше раціональний баланс праці і відпочинку, - це важлива складова тайм-менеджменту. Відпочивши, ви будете сповнені сил і енергії виконувати чергові справи, ефективно і з задоволенням.