Як складається протокол зборів трудового колективу

Діловодство на будь-якому підприємстві (організації) передбачає створення, правильне оформлення та облік необхідних документів. Цю функцію зазвичай ставлять в обов'язки секретаря або одного з працівників кадрової служби. Серед інших паперів протокол вважається одним з найбільш важливих організаційно-розпорядчих документів. Як і для чого він складається? Відповідати на ці питання треба поступово.

Організація зборів і складання протоколу

Практично протокол (збори, наради, засідання, конференції, семінару) - це документ, в якому відображена послідовність обговорення питань, що розглядаються, зафіксовані прийняті рішення та визначені терміни їх виконання. Протокол зборів трудового колективу зазвичай веде секретар зборів. Він же потім оформляє його відповідним чином і передає на підпис голові. Механізм всієї процедури організації та проведення зборів досить простий. Для початку необхідно провести підготовчу роботу. Цим займається секретар. Він повинен:

1. Узгодити з керівництвом порядку денного. На обговорення зазвичай виноситься кілька питань. Секретар визначає послідовність їх обговорення з урахуванням затвердженого регламенту. Потім з порядком денним необхідно ознайомити всіх учасників зборів і запрошених осіб.
2. Підготувати реєстраційний лист. Цей документ секретар складає для того, щоб згодом внести в протокол кількість учасників.
3. Поширити серед учасників тези виступів і довідкову літературу (графіки, таблиці, економічні розрахунки). Секретар повинен розтиражувати наявні документи і роздати їх усім присутнім.
4. Вести докладний запис ходу зборів.
5. Відповідним чином оформити після закінчення засідання протокол зборів трудового колективу і передати його на ознайомлення та затвердження голові (керівнику підприємства).

Подібний документ складається відповідно до визначеного стандартом. Протокол зборів трудового колективу, як і будь-який інший складається з декількох частин:

1. Заголовна. Вона містить:

• назва організації (ВАТ «Хімпласт»);
• вид (найменування) документа ( «Протокол»);
• дату і номер;
• місце проведення зборів (складання протоколу);
• заголовок ( «Зборів трудового колективу»).

2. Вступна. Тут вказується: П.І.Б. голови зборів, його секретаря, а також присутніх і запрошених осіб. наприклад:

Голова - Михайлов С. М.

Секретар - Іванов І.І.

Були присутні: Сидоров А. Р. Кошкін С. Т.

Запрошені: директор ТОВ «Русь» Петров Н. К. комерційний директор компанії «Колор» Семенов Т. Д.

Якщо кількість працівників, присутніх в залі, понад 15 осіб, то записується тільки їх загальне число на підставі листа реєстрації.

3. Основна. У ній обов'язково присутні 3 складові:

• кого «Слухали»;
• на зборах «Виступили»;
• що в результаті «Ухвалили» ( «Вирішили»).

4. Оформлення. Закінчується протокол зборів трудового колективу підписами голови і секретаря із зазначенням П. І. Б. і посади.

На обробку всіх записів зазвичай йде якийсь час, але не більше 5 днів. Після підписання протокол зборів трудового колективу приймає повну юридичну силу. Потім його треба довести до відома всіх членів колективу. Для цього роблять його копію і передають працівникам разом з листом ознайомлення.

різні варіанти

Складаючи протокол зборів трудового колективу, зразок секретар вибирає самостійно. Якщо в порядку денному стоять питання про створення різних комісій і затвердження їх складу, то правильніше буде основну частину трохи видозмінити. Більш логічний і зрозумілий варіант буде складатися з наступних частин:

• «Запропонували обрати»;
• «Проголосували: за__, протів__, воздержалісь__»;
• "прийнято рішення".

У такому вигляді суть проходили виборів і порядок обговорення кандидатур буде більш наочним. Решта складових документа можна залишити без змін.

У вузькому колі