Як правильно скласти акт звірки

Акт звірки взаєморозрахунків

Акт звірки взаєморозрахунків є документ, що відображає розрахунки двох організацій за певний термін. Оскільки чинним законодавством не передбачена офіційна форма акту звірки взаєморозрахунків суб'єктів господарювання, то організація має право самостійно розробити зручну для неї форму акту звірки.

Складанням акта звірки взаєморозрахунків займається безпосередньо бухгалтерія підприємства. Бланк даного документа обов'язково складається у двох примірниках, які підписуються двома посадовими особами: головним бухгалтером і керівником підприємства. Обидва примірника акта обов'язково візуються печаткою. Один примірник залишається на підприємстві, другий - передається контрагенту. Дані акта звірки організації, що є ініціатором звірки повинні повністю збігатися з даними підприємства-контрагента. В іншому випадку в кінці документа повинна фіксуватися інформація, що стосується наявних розбіжностей.

Для контролю за підписанням акту звірки слід вказати терміни, протягом яких документ повинен бути повернутий підприємству. Це стосується і суми боргу, що підлягає сплаті. Пункт з приводу термінів попередньо повинен бути внесений в договір контрагента. Якщо такий відсутній, суд (в разі претензій) не бере до уваги порушення зазначених термінів.

Акт звірки взаєморозрахунків є підставою для переривання строку позовної давності, який становить 3 роки. Якщо боржник підписує акт звірки протягом даного періоду часу, він, таким чином, визнає свій борг і зобов'язаний його погасити.

Якщо в організації немає суперечок з приводу майна, акти звірок взаєморозрахунків можуть підписуватися тільки головними бухгалтерами обох організацій. У разі звернення до суду (у зв'язку з певними розбіжностями) такий документ не буде вважатися дійсним.

Зазвичай акти звірок виробляються по яким-небудь договором поставки або згідно рахунку-фактури. Можливі звірки і по всім комерційним операціям за певний період часу, що цікавить організацію-контрагента.

Застосування акту звірки взаєморозрахунків не є обов'язковою за українським законодавством. Але, не дивлячись на це, даний вид документа широко використовується практично на всіх підприємствах.

Бланк акт звірки взаємних розрахунків. Завантажити (doc)

Зразок акту звірки взаєморозрахунків. Завантажити (xls)

Акт звірки взаєморозрахунків. Завантажити (xls)

Акт звірки взаємних расчетов.Скачать (doc)

Переглядають зараз

Первинні документи: акт звірки взаємних розрахунків

Суть такого документа в тому, щоб на певний момент зафіксувати стан взаємних розрахунків між двома контрагентами.

Так, акт звірки може бути підписаний між покупцем і постачальником, платником і Пенсійним Фондом, між двома підприємствами одного холдингу і навіть між двома структурними підрозділами одного підприємства.
До причин підписання акту звірки можна віднести наступне:

довгострокове співробітництво між двома контрагентами;
можливість відстрочки оплати за товар;
коли підприємство працює з широким асортиментом товарів;
коли товари мають дуже високою вартістю;
інвентаризація стану взаєморозрахунків з контрагентами;
потреба в підтвердженні дебіторської або кредиторської заборгованості перед контролюючими органами або вищим керівництвом і т.д.

Акт звірки взаєморозрахунків може бути складений за місяць, квартал, рік або навіть за весь період роботи. Строгих вимог, як до його оформлення, так і періодичності немає. Єдине, що необхідно дотримуватися при складанні цього документа це поділ даних за договорами.

Наприклад, одна і та ж організація виступає для вас покупцем по одним товарам, а постачальником по іншим товарам, то акту звірки краще зробити два, по кредиторської заборгованості (і відповідним договором поставки) окремо, по дебіторської -Окремо.

Оформлення акту звірки взаємних розрахунків

Законодавство не встановлює єдиних правил складання та оформлення акту звірки, проте є базові принципи, дотримання яких просто необхідно. Як і будь-який первинний документ, акт звірки повинен містити такі обов'язкові реквізити:

назва документа, а також дата його складання;
назва організації упорядника і найменування контрагента, з яким підписується акт;
вказівка посадових осіб, уповноважених підписувати акти звірки їх прізвища та ініціали, а також підписи.

Сам акт звірки зазвичай оформляють у вигляді реєстру документів, впорядкованих за датою їх створення. Іноді замість документів вказують суть операції (продаж, покупка, оплата і т.п.).

Юридичну силу має оригінал акта звірки, підписаний директорами підприємств-контрагентів і завірений їх мокрими печатками.

Підписання акту звірки та його юридична сила

Пам'ятайте, що контрагент (особливо ваш боржник) може відмовитися підписати акт звірки взаємних розрахунків, і законодавчо вам не вдасться вплинути на його рішення. А тому варто прописати обов'язкову звірку взаємних розрахунків і періодичне підписання відповідних актів в договорі, із зазначенням термінів і порядку проведення такої звірки. Також варто передбачити відповідальність за відмову або ухилення від звірки.

При вирішенні спорів судді неодноразово висловлювали думку про те, що акт звірки не є однозначним доказом існуючої заборгованості, проте він може стати хорошим підкріпленням наявних первинних документів, що підтверджують її наявність.

Також підписаний акт звірки дозволяє відсунути термін позовної давності. Нова позовна давність відраховується від дати підписання акта, незалежно від дати здійснення самої спірною операції.

Зразок заповнення акту звірки взаємних розрахунків

Бланк акту звірки

Чистий бланк акту звірки взаємних розрахунків для Excel ви можете завантажити за посиланням

Як скласти Акт звірки взаєморозрахунків

Взаємний облік, контроль і жорстке регулювання фінансово-господарської діяльності є основною чистоти, своєчасності та відсутності розбіжностей за розрахунками з контрагентами. Для цих цілей в сучасному документообіг використовується акт звірки взаєморозрахунків.

Акт звірки взаєморозрахунків - це документ, який складається з метою перевірки і підтвердження взаємних розрахунків між сторонами за якийсь період часу - місяць, квартал, рік. Іншими словами, це перевірка відвантажень, оплат по конкретному контрагенту і виявлення кінцевої суми заборгованості одного боку перед другою (якщо така є) на певну дату.

Правила складання акту звірки взаєморозрахунків

В даний час законодавством не встановлена офіційна форма такого документа. Також не закріплена законом і обов'язковість складання акта звірки взаєморозрахунків, однак, це один з поширених і затребуваних документів в діловому обороті, необхідний для дотримання всіх умов договорів. При необхідності, кожна організація може розробити власний бланк акту звірки. Однак складати його слід з урахуванням вимог до первинної бухгалтерської документації.

Для чого потрібен Акт звірки взаєморозрахунків

Акт звірки взаєморозрахунків є необхідним:

при наданні продавцем продукції відстрочки платіж
при наданні стандартних, регулярних послуг
при високій вартості товарів і послуг
при укладанні великого числа договорів і додаткових угод до них

Підписати акт звірки взаєморозрахунків можуть тільки головні бухгалтери підприємств, але це можливо тільки в тому випадку, якщо в акті не знайдено розбіжностей і організації не мають розбіжностей. Варто розуміти, що в разі появи розбіжностей, акт, наданий до суду без підпису директора, чи не буде дійсним.

Складаючи акти звірки взаєморозрахунків, необхідно проводити перевірку кілька рахунків:

розрахунки по доходах
розрахунки за виданими авансами
розрахунки щодо недостач
розрахунки за прийнятими зобов'язаннями

Акт звірки між організаціями, що не мають майнових суперечок, є виключно технічною деталлю. Звірка може проводитися як за конкретним договором, так і за сукупністю комерційних відносин з організацією-контрагентом за певний період.

В акті звірки взаєморозрахунків повинні бути вказані номер, період звірки, найменування організацій. Акт повинен містити таблицю, в якій по дебету і кредиту внесені дані за номерами і датами первинних документів, що підтверджують поставку, оплату товарів. Кінець форми повинен містити оборот за період і кінцеве сальдо.

В даному документі в табличній формі відображаються за дебетом і кредитом всі операції за певний період часу по кожній з організацій: продаж, оплата, прихід (номер, дата проведення документа і сума), виводиться загальний оборот за період і кінцеве сальдо.

Документ складається в двох примірниках, по одній копії для кожної сторони, підписується керівниками і скріплюється печатками організацій.

Завантажити зразок Акту звірки взаєморозрахунків