Як електронний документ може виступити доказом в суді

Юр. консультації по тел.
+7 (812) 244-93-17 (безкоштовно для Харків)

В даний час всі організації, підприємства і фірми переходять на електронний документообіг, так як це дуже зручно, і зменшує витрати на проведення господарської діяльності. Різні документи пересилаються в електронному вигляді, зберігаються в електронних архівах і поступово про них забувають до якого-небудь значущої події (перевірка і інше).

Але ось юридична особа отримує позовну заяву, за яким воно виступає відповідачем, і в судовому процесі постає питання про визнання або не визнання певних електронних документів доказами у справі.

Документи, отримані незаконним шляхом, не можуть бути визнані судом допустимими і законними.

Особливу роль при розгляді справ судами, займають письмові докази. До таких доказів належать різні документи, до яких, можна, віднести і електронні документи. Оцінюючи електронний документ, як доказ, суд повинен оцінити допустимість такого документа у вигляді докази по конкретній справі. Судовому вивченню підлягає факт наявності такого документа, факт обороту документа в електронній мережі і наявність електронного підпису уповноваженої особи на такому документі.

Самого поняття "електронний документ" законодавство України не має, існують різні законопроекти, які хочуть визначити поняття таких документів, але поки цього немає, до таких документів застосовують загальні ознаки документів. Це наявність обов'язкових реквізитів, які встановлені нормативно-правовими актами РФ, повноваження творця такого документа і справжність такого документа.

До нормативно-правовому акту, що регулює якесь поняття електронного документа, це ГОСТ 6.10.4-84 "Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення". Такий стандарт встановлює певні вимоги до реквізитів і порядку внесення змін до таких документи, що надають їм юридичну силу. Такий документ повинен мати, перш за все, реєстраційний номер, дату реєстрації, підпис або код людини, який є відповідальним за достовірність і правильність виготовленого документа або затверджує такий документ, дані про найменування організації, яка створила документ і зміст такого документа.

Передбачається використання, будь-яких додаткових реквізитів, що дозволяють зробити ідентифікацію такого документа.

У судовій практиці, як у цивільних справах, так і по арбітражним спорах вже є рішення, в основу яких покладені докази, засновані на інформації, яка була зафіксована в електронних документах.

Яким чином можна звернути електронний документ в свою користь на суді?

Зберігаються такі документи в різних архівах, які створюються на електронних і цифрових носіях.

Зрозуміло, що при розгляді справи в суді, можна принести в суд електронний носій і показати збережений на ньому документ, але такий документ не буде нести юридичної сили, оскільки, по крайней мере, копію або оригінал такого документа не можна долучити до матеріалів справи, а долучати електронний носій безглуздо.

В цьому випадку, виникає питання, яким чином електронну версію документа можна законним шляхом перенести на папір і визнати доказом?

Можна піти двома шляхами.

Перший шлях, це коли сторона у справі, може звернутися до нотаріуса, який, володіючи законними повноваженнями, запевнить роздрукований документ, звіривши роздруківку з електронним варіантом. Ці дії дозволені нотаріуса.

Другий шлях, це призначення спеціальної експертизи, яка встановить, на якому носії створювався документ, змінювався чи він і коли був створений.

Природно, що в наш час всі документи створюються за допомогою комп'ютерної техніки. Деякі створені документи, в обов'язковому порядку повинні бути надруковані на папері і нести на собі печатки, штампи, та інші індивідуальні ознаки. Перш за все, це документи, з якими повинні ознайомитися, під підпис, особи (накази, трудовий договір і інші). Також це різні супровідні та фінансові документи (накладні та інші документи). Решта можуть зберігатися на електронному носії.

До особливих видів електронних баз документів, можна віднести електронну пошту і листування. По-перше, для того щоб документи, які проходили в електронному листуванні, визнати законними, необхідна згода власника електронного ящика, без його згоди, документ, навіть ідентифікований і роздрукований нічого очікувати визнаний законним. По-друге, навіть якщо власник електронної пошти погодиться оприлюднити листування, без нотаріального оформлення такі документи все одно визнають незаконними і не припустимими.

Звертаючись до суду, і обгрунтовуючи свою правоту різними електронними документами, необхідно знати два важливих моменти. Перший момент полягає в тому, що, в будь-якому випадку, електронний варіант документа доведеться переносити на паперовий носій. Другий момент полягає в тому, що, якщо електронні документи не мають мінімальних встановлених вимог, то їх доведеться узаконювати через нотаріуса або за допомогою експертизи.