Як автоматизувати склад

Етапи автоматизації складу
1. Постановка завдання. В цей процес з нашого боку були залучені три людини (я, директор по складських операціях і директор з розвитку) і одна людина з боку розробників.
2. Вибір постачальника та програмного забезпечення. При виборі постачальника програмного забезпечення керівники компаній дивляться на співвідношення ціна-якість, термін використання продукту на ринку і на конкретні рішення. Всі ці критерії були важливі і для нас. Однак, проаналізувавши ринок, ми зупинилися на компанії, яка раніше автоматизувала в нашому холдингу інші процеси (наприклад, управління комерційною нерухомістю), а досвіду автоматизації складу не мала. Ми брали на себе певні ризики, фактично брали участь в розробці програмного продукту.

Як автоматизувати склад

З досвіду Віктора Ярутова | Генерального Директора ЗАТ «Нієншанц», Харків

Етапи автоматизації складу

1. Постановка завдання. В цей процес з нашого боку були залучені три людини (я, директор по складських операціях і директор з розвитку) і одна людина з боку розробників.

2. Вибір постачальника та програмного забезпечення. При виборі постачальника програмного забезпечення керівники компаній дивляться на співвідношення ціна-якість, термін використання продукту на ринку і на конкретні рішення. Всі ці критерії були важливі і для нас. Однак, проаналізувавши ринок, ми зупинилися на компанії, яка раніше автоматизувала в нашому холдингу інші процеси (наприклад, управління комерційною нерухомістю), а досвіду автоматизації складу не мала. Ми брали на себе певні ризики, фактично брали участь в розробці програмного продукту.
На сьогоднішній день дуже небагато компаній автоматизують роботу різних підрозділів за допомогою тільки однієї програми. Виходить клаптева ковдра - ERP впроваджується за допомогою однієї системи, документообіг - за допомогою іншої. Ми теж не визнали за необхідне інтегрувати складську систему з єдиною інформаційною системою холдингу - для нас досить надходить звітної документації.

3. Розробка дослідного екземпляра програмного забезпечення. Ми формулювали завдання - програмісти розробляли і оптимізували програму.

4. Організація IT-структури (закупівля та встановлення обладнання). На цьому етапі у нас виникали проблеми: десь обладнання було налаштовано невірно, десь програмне забезпечення виявилося недостатньо добре опрацьовано. В результаті між адміністраторами і програмістами почали виникати конфлікти. Щоб уникнути неприємних наслідків, чітко розділяйте зону відповідальності співробітників.

5. Виділення тестового клієнта. Не можна налагоджувати роботу складу тільки на тестових прикладах, необхідно впроваджувати систему в життя. Ми заздалегідь повідомили одного з клієнтів, що будемо використовувати його в якості піддослідного кролика. Він погодився, терпів затримки в відвантаженнях товарів та інші незручності, розуміючи, що згодом зможе мати будь-яку звітність і статистику проходження власних матеріальних цінностей, а також скоротити витрати на персонал.

6. Впровадження. Після того як процедура була налагоджена, почалося її послідовне впровадження на всіх складі. Протягом трьох місяців співробітники використовували паперові документи і одночасно вносили дані в інформаційну систему. До цього моменту у нас з'явився ще один склад, площа якого була в кілька разів більше за попередній, і роботу на ньому ми відразу ж організували за допомогою інформаційної системи.

Що дала автоматизація

Також ми вирішили наступні завдання:

1. систематизувати номенклатурний довідник. Один з наших клієнтів займається корпусних меблями. Перелік комплектуючих однієї шафи в обліковій базі складається з 15 найменувань. До впровадження системи робота була організована в такий спосіб: приходив товарознавець клієнта і разом з нашим комірником і вантажником ходив по складу, шукав необхідні деталі. Тепер же у нас з'явився уніфікований номенклатурний довідник (його створення ми домагалися від компанії-розробника цілих півроку - а це досить великий термін), тому стало можливим за кожним товаром розкласти дерево найменувань із зазначенням точних місць зберігання, і товарознавець з боку клієнта більше не потрібно . Комірники стали збирати замовлення набагато швидше.

2. З'явилася можливість оперативно отримувати відомості по залишкам товару на складі. Інформаційна система складу стала частиною інформаційного поля фірми-клієнта. Тепер клієнти можуть увійти в систему через Інтернет і подивитися кількість залишився товару в режимі реального часу, побачити стан своїх накладних (на різних стадіях складання замовлення: «збирається», «зібраний», «відвантажено») і т. П.
Більш того, ми додали в прайс-лист умова: якщо замовник надає заявку на відвантаження на папері і нашим економістам доводиться вручну забивати інформацію в систему, клієнт оплачує цю послугу. Якщо ж заявка надходить в електронному вигляді, оформлення замовлення безкоштовне, однак відповідальність за правильність заявки лежить на клієнті.

3. Стало можливим керувати складським простором. Ми прагнемо до того, щоб на складі працював кожен кубічний метр. В даний момент ця задача вирішується. Я виділив людину, яка стежить за ситуацією за допомогою програми і може спрогнозувати, який товар в яку комірку можна буде поставити. В результаті процесу автоматизації частина складського простору звільнилася, тому були закуплені нові стелажі та спеціальне обладнання для вантажів різного типу (наприклад, дуже непроста в обслуговуванні меблі: її складно знімати зі штабеля, тому при обробці замовлень часто використовується ручна праця).

4. Збільшилося число операцій. Вантажі багатьох наших клієнтів потребують додаткових операціях обробки, наприклад, розукрупнення партій, розукомплектування та наклеюванні стікерів на товар, передпродажної підготовки. Фактично тепер ми виконуємо ще й функції розподільного центру.

5. Залучати нових клієнтів стало легше. В середньому «термін дозрівання клієнта» (період часу від ознайомчого приходу на склад до укладення договору) може досягати півроку. Йому потрібно змінити всю систему логістики, а цей процес дуже непростий. Після автоматизації прийшли клієнти, яким була важлива сучасна система обліку.

6. Підвищили продуктивність складу за рахунок введення відрядної оплати праці. Апетит приходить під час їжі, і тепер до мене постійно надходять пропозиції автоматизувати ті чи інші процеси. Так, нещодавно ми автоматизували процес розрахунку відрядної оплати праці співробітників складу. Люди почали отримувати диференційовані зарплати, які нараховуються в залежності від виконаного числа операцій і робіт. В одній і тій же бригаді співробітники можуть отримувати різну зарплату: якщо хтось виконує більшу кількість робіт на складі, то і отримує більше. В кінці місяця система пропонує, кому і які премії нарахувати, і на цій основі керівник приймає остаточне рішення. У свою чергу я поставив завдання досягти певного рівня оплати праці протягом трьох місяців. Якщо він буде менше - вони повинні будуть або збільшити зарплату співробітників, або збільшити кількість оброблюваного вантажу на людину, або скоротити персонал.

Дякуємо редакції журналу «Генеральний Директор» за надану статтю.