Ініціація проекту, управління
Ініціація проекту - це стадія проекту, на якій виконується певний набір робіт для його успішного запуску. Зокрема, відбувається чітке визначення цілей і завдань проекту, призначення керівника проекту, розробка статуту, ідентифікація учасників і зацікавлених осіб.
Дуже, дуже часто цей етап життєвого циклу проекту починаючому керівнику проекту здається неважливим і непотрібним. Дійсно, про що тут думати, начальство сказало робити - значить, треба робити. Швидше бігти планувати, наприклад, а то і відразу виконувати. І це одна з найбільших помилок, яку тільки можна зробити.
Що саме відбувається на етапі ініціації проекту в конкретній компанії, найчастіше залежить від самої компанії. Десь рішення про те, що "проектом бути" вже прийнято, і потрібно тільки підготувати статут, а десь саме на цьому етапі відбувається оцінка доцільності проекту та приймається рішення після підготовки статуту. Але в будь-якому випадку, це та контрольна точка, після якої буде зрозуміло, робимо ми проект чи ні, і яка дозволяє формально цей проект почати.
Якщо узагальнити, то ініціація проекту - це момент, коли ще можна зупинитися і подумати, а чи робити проект взагалі? Коли ще не витрачені гроші, час і зусилля. Коли вашій репутації хорошого керівника проектів ще не завдано шкоди, який потім буде складно виправити. Після того, як статут підписаний, а керівник проекту призначений, щось вирішувати вже пізно.
Що б не входило в ініціацію проекту у вашій компанії, на цьому етапі необхідно чітко сформулювати і описати основну інформацію про проект, зробити обгрунтування його доцільності, описати кінцевий продукт і результати проекту. Тобто формалізувати всю інформацію, яка дозволить зрозуміти, а чи потрібно його взагалі робити, цей проект. Важливо розуміти, що причин ініціації проекту може бути всього три: скорочення витрат, збільшення прибутку, зниження ризиків.
Також стадія ініціації проекту - це можливість зробити так, щоб основні зацікавлені особи розуміли, про що цей проект взагалі і яку роль вони в ньому будуть виконувати, чи не зваблювалися тим, що ви все зробите ідеально і прийдете з готовим результатом, і усвідомили, що дива не буде, і їм теж доведеться в цьому брати участь.
Вся перерахована інформація коротко фіксується в статуті проекту, який зазвичай містить не більше двох-трьох сторінок. Як написати хороший статут проекту - написано тут. Статут є першим документом, офіційно «запускають» проект, а також визначальним керівника проекту.
Так само раджу навіть в наш час високих технологій, коли роздруковані документи вже не так популярні і набагато простіше погоджувати статут проекту через електронну пошту, все ж зберігати у себе роздрукований і підписаний статут. Так надійніше, ну і важливість будь-якого папірця при підписанні автоматично підвищується в рази.
Як розцінюється ініціація проекту з позиції менеджера проекту? З точки зору професійної етики саме на етапі ініціації він повинен чесно відповісти собі на питання, чи можна цей проект зробити в рамках мають обмежень за часом, грошей, ресурсів та ін. Якщо вже зараз зрозуміло, що не можна, саме час підняти руку і з цифрами в руках пояснити, чому не можна. Пам'ятайте, підписуючи статут, ви берете на себе професійну відповідальність за виконання того, що в ньому зазначено в рамках тих обмежень, які там вказані, і з цього момент неуспіх проекту - це ваш особистий неуспіх.
Вкрай бажано саме тут, на березі, домовитися про те, що від вас чекають, як від керівника проекту, які повноваження у вас будуть, і як будуть вимірюватися результати. Це не завжди можна внести до статуту, але потрібно хоча проговорити це питання зі спонсором, щоб не залишилося непорозумінь.
Приклад ініціації проекту з реального життя
Отже, я живу в квартирі вже 15 років, фарба на стелі облупилася, батареї старі і взагалі мені некомфортно. І я думаю, що непогано б затіяти проект "Ремонт в квартирі". Як це буде відбуватися?
Після того, як я все це придумала-порахувала-прикинула, я все це акуратно записую в один документ, перевіряю на адекват і вирішую, готова я за це взятися і беру чи на себе відповідальність зробити все в строк і в бюджет, враховуючи всі існуючі фактори. Якщо так, то підписую папірець, даю її ж на підпис чоловікові і батькам, і вуаля - проект розпочато!
От якось так. Пам'ятайте, що пропуск стадії ініціації і початок робіт без формальних повноважень і підписаного статуту - помилка, яка в 99% випадків приведе до перевитрати грошей, витрати часу і не поліпшити вашу карму, як керівника проекту.