Довіреність на отримання ТМЦ завантажити бланк і зразок, подивитися реквізити і структуру
Багато хто знає про те, що без спеціальних доручень товарно-матеріальні цінності не відпускаються. Тому і оформляються спеціальні документи на кожного зі співробітників. Але не кожен знає порядок, за яким цей документ треба заповнювати.
Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Що собою являє така довіреність?
Згідно з текстом в чинному законодавстві, такі довіреності потрібно вести на території будь-яких підприємств, пов'язаних з отриманням ТМЦ. Головним джерелом для придбання стає покупка у постачальників. З ними укладаються договори у відповідній формі.
Складання довіреності вимагають будь-які ТМЦ, що відпускаються за угодами чи замовлень, договорів, рахунків і нарядам.
Довіреність від керівництва на підприємстві потрібно видати фізособі, що приймає цінності. За допомогою довіреності сторони підтверджують наявність прав і обов'язків, пов'язаних з укладеної угоди.
Довіреності оформляються в декількох видах: спеціальний і генеральний тип, а так само - разовий.
Якраз в спеціальну групу входять довіреності, пов'язані з отриманням ТМЦ. Вона дає повноваження на виконання ряду однорідних дій. Головна вимога - чітке позначення прав і обов'язків. Тоді легше уникнути протиправних дій з боку виконавців.
Що відноситься до ТМЦ?
До групи товарно-матеріальних цінностей включаються активи, відповідні декільком умовам:
- Вони існують у формі матеріалів або запасів, які споживаються в процесі виробництва товарів, надання послуг.
- Беруть участь у виробничих процесах, проходять подальшу переробку.
- Їх зберігають, щоб потім перепродати, коли діяльність йде за всіма правилами.
- Ті, що вже пройшли відвантаження.
- Речі, чиє призначення - перепродаж.
- Вже готові продукти.
- Незавершена форма виробництва.
- Малоцінні, швидкозношувані предмети з урахуванням виробничого зносу.
- Тварини на відгодівлі, вирощуванні.
- Сировина з компонентами.
Відповідальні за ТМЦ особи
В даному випадку виділяють декількох співробітників, які грають роль відповідальних осіб.
- Головний бухгалтер. Зобов'язаний забезпечити правильну видачу, реєстрацію довіреностей. Організовує контроль заповнення документів. Головні бухгалтера відповідають за інструктаж повірених осіб з приводу того, в якому порядку подається документ. І як виконуються відповідальні доручення. Бухгалтера так само стежать за бланками, які не були використані. І за тим, в якому порядку вся документація зберігається.
- Матеріально відповідальна особа - той, кому передають цінності. Можна укладати договори в письмовій формі, які стосуються матеріальної відповідальності. Головне - не допускати заходів по нанесенню шкоди прийнятим речей, стежити за їх збереженням. Керівництву потрібно повідомляти про обставини, які можуть стати безпосередньою загрозою.
Чи потрібна довіреність директорам?
Директора не можуть оформляти доручення самі на себе. Адже вони стають виконавчими органами для підприємств. Самі вони оформляти документ не повинні.
Щоб отримати товар, директора повинні пред'явити один з наступних документів.
- Довідка з ЕГРЮЛ.
- Копія рішення учасників за призначенням директора.
- Копія статутних документів, або витяг із статуту.
Порядок оформлення і зразок бланка
Довіреність оформляється за уніфікованими формами М-2, або М-2а. Такі форми затверджені ще випуском Постанови Держкомстату. Допускається створення на підприємствах власних форм.
Головне, щоб були присутні всі необхідні реквізити. Але в більшості своїй юридичні особи вважають за краще користуватися бланками в готовій формі. Строгий облік і внесення в спеціальні форми обов'язкові для кожної з форм довіреності.
Матеріально відповідальні особи зберігають документи протягом максимум п'яти років.
Письмове оформлення документа - одне з важливих правил. Почнемо з розгляду довільної форми. У шапці пишуть:
- Про місце, де довіреність видана.
- Час, коли документ видавався. Вказується прописними буквами.
- Номер, за яким пройшла реєстрація.
- Назва документу.
- Про те, як називається компанія або підприємство.
Права і обов'язки матеріально-відповідальних осіб необхідно описувати як можна більш детально.
Те ж стосується терміну повноважень. І можливості передачі цінностей третім особам.
Основна частина зі своїми реквізитами не обходиться без:
- Підпису, поставленого довіреною особою.
- Часу, коли повноваження повинні скінчитися.
- Набору з діями, які здійснюються в майбутньому.
- Паспортних даних довіреної особи з повною інформацією по ньому, включаючи ПІБ.
- Найменування посади.
- Назви підприємств в повній формі.
При одноразовому отриманні товару виписують просту форму М-2. М-2а потрібна в тому випадку, якщо операції планується здійснювати на регулярній основі. Завдяки такій довіреності особа може неодноразово здійснювати дії.
У формі М-2 лицьова сторона складається з інформації по:
- Тому, на якій підставі видано ТМЦ.
- Назвою постачальника.
- Особистих даних довіреної особи.
- Рахунком платника в банку.
- Одержувачу і платнику.
- Часу, коли документ починає, перестає діяти.
- Номером довіреності.
Є й друга сторона. У ній малюють таблицю з переліком цінностей, які стали предметом договору. Окремо вказують на кількість, одиницю виміру.
Символом Z перекреслюють всі рядки, які залишилися без заповнення. Відповідальні особи ставлять свої підписи внизу, під таблицею.
Як зробити захоплення хвилястими папугами і їх розведення успішним бізнесом, розкажуть вам тут.
Бухгалтерії віддають спеціальні корінці відривного типу, які служать основою для реєстрації документа в службі. Допускається ведення документації в електронному вигляді. Тоді порожні бланки знаходяться в базі даних підприємства. Комп'ютер стане незамінним помічником при заповненні.
Реєстрація довіреності
Після видачі співробітнику кожна довіреність повинна проходити реєстрацію. Особливі правила діють для форми №М-2. Працівник повинен отримати відривну частину. У бухгалтерії залишаються корінці, де матеріально-відповідальна особа ставить свій підпис.
Що таке особиста картка і як її заповнити, ви зможете дізнатися тут.
Реєстрація якраз і проходить на корінцях. Книжка з чистих бланків попередньо нумерується, проходить брошурування. Це робиться до того, як доручення видаються. На останніх сторінках робиться запис про те, скільки листів включається в нумерацію. Число вказують тільки за допомогою прописи.
Головний бухгалтер відповідає за завірення даних проставлення свого підпису.
Реєстрація в спеціальному журналі обов'язкове для компаній, які користуються формою довіреності М-2а.
Про терміни дії і повернення довіреності після отримання
Трьох років не може перевищувати максимальний термін, на який видаються довіреності.
Протягом року документ зберігає силу, якщо в його тексті не прописано інших правил.
Якщо керівництво самостійно встановлює термін дії документа, воно повинне виходити з можливостей, пов'язаних з перевезенням і відправкою товару. Згідно з Інструкцією, рекомендований термін, на який виписуються довіреності, дорівнює 15 діб.
На місяць це час продовжується, якщо документами користуються частіше. Але не буде порушенням ситуація, якщо виписувати документ і на більш тривалий час.
У Цивільному Кодексі подібні дії не заборонені. При цьому обов'язкова вказівка терміну не тільки на корінцях, а й на лицьовій стороні.
Відмітка на корінці ставиться, коли виникає необхідність повернути документ. У бухгалтерії необхідно зберігати навіть ті доручення, які були повернуті, але не використані на практиці. Це робиться до того, як закінчиться звітний період. Потім їх знищують, що підтверджується складанням відповідного акта.
Що стосується журналу обліку за дорученням, то в нього входить інформація, яка стосується:
- Номери.
- Дати.
- Місця проживання разом з паспортними даними та ПІБ представника.
- Переліку повноважень представника.
- Наявності або відсутності права передоручення.
- Терміну дії.
- ПІБ керівництва, відповідального за підписання.
- Відповідального підрозділу.
- Реквізитів службової записки.
- Відмітки про скасування.
- Дата повернення.
Найкраще автоматизувати систему, в якій довіреності складаються і зберігаються. Це полегшить безліч процесів, дозволить заощадити час і сили.