Досвід впровадження crm для стоматологічної клініки
Наш клієнт - стоматологічна клініка - сімейна стоматологія з підвищеним рівнем турботи, уваги і забезпечення максимального комфорту і безпеки стоматологічних процедур. Роботи проводяться тільки з сертифікованими і безпечними стоматологічними матеріалами та ліками. Клініка пропонує Пацієнтам тільки ті технології лікування, які запропонували б самі собі і своїм близьким.
Стоматологія прагне професійно підходити до проблеми кожного Пацієнта, гарантує оперативне, кваліфіковане, а головне якісне і безпечне лікування зубів. Повний спектр рішення стоматологічних проблем. Клініка створила максимально комфортні умови для перебування Пацієнтів.
Центр оснащений сучасним обладнанням, що дозволяє пропонувати Пацієнтам повний спектр медичних послуг для вирішення безлічі стоматологічних проблем.
Клініка активно розвивалася, поступово нарощувала клієнтську базу і кількість кадрів. Два роки тому стало ясно, що справлятися зі зрослими обсягами клієнтів стало вкрай важко. Записи на прийом губилися, обсяг паперової тяганини критично зріс. Щоб записати пацієнта на прийом, витрачалося майже 10 хвилин часу менеджера. До того ж клініка відкривала філія, а для цього потрібно об'єднати два підрозділи в єдину мережу. У зв'язку з цим, клініка запланувала в своїй роботі впровадження системи взаємини з клієнтами.
- Єдине ведення бази пацієнтів з історією лікування.
- Об'єднання філіальної мережі в єдину мережу.
- Запис пацієнтів на прийом.
- Зберігання документів в картці пацієнта.
- Відображення історії взаємодії з клієнтом в єдиній базі.
Крім того, директор хотів бачити в єдиному місці фінансову історію по пацієнтам. Дуже важливий аспект, тому що головлікар повинен знати, скільки грошей приніс клініці той чи інший пацієнт.
Від CRM системи для стоматології потрібно, щоб вона була сучасною, простий в налаштуванні, гнучкою і дешевою. Система повинна була просто і без додаткових витрат розширюватися, не залежати від кількості користувачів. Система не повинна залежати від операційної системи. CRM повинна ідеально запускатися на планшетах і на комп'ютерах під управлінням різних ОС. Це було основною вимогою, тому що працівники не завжди бували на робочому місці і вони повинні швидко і без труднощів отримати доступ до своєї бази пацієнтів.
Таким чином, стоматологія шукала недороге рішення, без прив'язки до кількості користувачів, з підтримкою мобільних пристроїв і недороге у впровадженні та підтримці.
Виходячи з цих вимог, стоматологія почала вивчати ринок і шукати систему, яка б задовольняла їх потреби. Але більша частина з вивчених систем не підходила під вимоги стоматології з наступних причин:
- представлені на ринку CRM-системи вимагали ліцензійних відрахувань тільки за право її використання. Якщо ми говоримо про версію коробочки, то для того, щоб почати нею користуватися, потрібно заплатити за ліцензію і плюс за настройку системи. Якщо говорити про хмарну версію, то тут обов'язково вносити щомісячні платежі і укладатися в обмеження, що надаються в хмару
- деякі з представлених на ринку систем не володіли мобільною версією, вимагали вкладень в устаткування;
- майже ніхто не міг особисто приїхати в офіс стоматології, провести настройку системи і навчання кадрів.
Для клініки, такого розміру ціна за початкове впровадження виходила в сотні тисяч рублів. А якщо говорити про хмарне рішення, то за обмежений функціонал з прихованими платежами потрібно щомісяця відраховувати від 10 до 20 тис. Руб. Такі фінансові вкладення, особливо в епоху кризи, нас не влаштовували. Платити за покупку програми або щомісяця відраховувати величезну суму грошей - нас не влаштовувало, тому що вкладення в програмне забезпечення - це не інвестиції, а трата грошей за користування інструментом.
За порадою одного з наших існуючих клієнтів, головлікар клініки звернувся в Центр інформаційних технологій за допомогою в підборі і впровадженні CRM-системи для стоматології. Вивчивши вимоги до системи, ми порадили впровадити систему з відкритим кодом VtigerCRM і налаштувати під бізнес-процеси стоматології. Головлікаря порадував той факт, що він може здійснити оплату постфактум, тобто після закінчення впровадження системи. VtigerCRM не вимагала ліцензійних платежів і щомісячних відрахувань. Нами було запропоновано коробкове рішення, тобто встановити систему на сервері стоматології та вести облік безпосередньо на ньому. Турботи по встановленню та налагодженню сервера ми брали на себе. Загальна вартість робіт оцінювалася в 50 тис. Руб.
Умови, за якими не потрібно було платити за покупку ліцензій і здійснювати щомісячні платежі, здалася багатообіцяючою і стоматологія погодилася запровадити у себе систему з відкритим кодом. Протягом місяця ми впровадили систему і в кінцевому підсумку стоматологія почала працювати з пацієнтами за допомогою VtigerCRM.
По-перше, завдяки CRM-системи для стоматології, клініка об'єднала дві філії в єдину мережу. Пацієнти з історіями відвідувань, знімками - перебували в єдиній базі, до якої можна було швидко отримати доступ з будь-якого пристрою. Це означало, що два секретаря працюють з одним пацієнтом і ведуть історію хвороби в одному місці. Це означало, що клініка може записати пацієнта в будь-який з районів міста, в залежності від того де йому зручніше лікувати свої зуби. Так як клініка може отримати доступ до бази в будь-який час і в будь-якому місці, будь-який працівник може записати пацієнта на прийом, перебуваючи вдома, в дорозі або навіть на дачі.
По-друге, головлікар отримав можливість бачити історію по обом підрозділам - кількість відвідувань, фінансову інформацію, результат лікування і т.п. Якщо пацієнт відвідує іншого лікаря або іншу філію, то лікуючий лікар отримує доступ до інформації про пацієнта і починає лікування.
По-третє, клініка прискорила процес обслуговування і записи клієнтів на прийом. Відпала необхідність в заповненні паперів і бланків. Інформація велася в електронному вигляді. Не потрібно змушувати пацієнтів тягати історію хвороби з кабінету в кабінет. Картку клієнта лікар може побачити ще до заходу пацієнта в кабінет.
По-четверте, для кожної групи користувачів (секретарі, лікарі, практиканти) ми налаштували права, щоб працівник отримував доступ тільки до тієї інформації, яка йому потрібна. Доступ до фінансової інформації, історії лікування налаштований для кожного користувача індивідуально.
По-п'яте, ми вирішили проблему з ІТ-складової процесу. Не секрет, що лікарі не є ІТ-фахівцями і їм важко розібратися в новій системі і набагато важче її підтримувати. Більш того, наявність CRM-системи додає до роботи стоматології нові ризики - вся діяльність залежить виключно від стабільності інтернету і працездатності сервера. Тому ми розгорнули сервер на террОпит впровадження CRM для стоматологічної клініки
По-шосте, для стоматології сильно спростився процес підключення нових співробітників. Тепер, щоб почати роботу - досить поставити комп'ютер або планшет з доступом до інтернету або локальної мережі.
Витрати на впровадження системи склали 50 тис. Руб. Ніяких щомісячних платежів і витрат на устаткування. Вся система розгорталася на існуючому обладнанні.
Залишилися питання? Телефонуйте за безкоштовним номером 8-804-333-31-34 і ми вам обов'язково допоможемо!