Для чого потрібна посадова інструкція 1

Для чого потрібна посадова інструкція

Посадова інструкція, будучи одним з основних локальних нормативних актів, що регулюють взаємовідносини між працівником і роботодавцем, тим не менш, не удостоїлася уваги законодавця. Про неї не було згадки в українському КЗпП. У Трудовому кодексі України вона також не названа, але, безсумнівно, саме її має на увазі законодавець в числі «інших локальних актів, безпосередньо пов'язаних з трудовою діяльністю працівника», обов'язкових для ознайомлення під розпис кожного вступника на роботу (ч. 3 ст. 68 ТК).

Закон не передбачає обов'язку роботодавця щодо розроблення та затвердження цього документа. Однак факт обов'язкового ознайомлення з ним працівника при прийомі на роботу, по-перше, свідчить про необхідність прийняття посадових інструкцій по кожній посаді, закріпленої штатним розкладом, а, по-друге, про обов'язок роботодавця знайомити працівника з нею у випадках зміни трудового договору та при тимчасове виконання обов'язків за іншою посадою.

Правова природа та значення посадової інструкції

Посадова інструкція - складова частина документально оформлених трудових відносин; це документ, лаконічно і доступно описує всі необхідні і достатні умови виконання сторонами трудового договору в частині використання вміння, навичок і досвіду працівника з найбільшою користю для кожної зі сторін.

Посадові інструкції виконують організаційні, регламентуючі та регулюючі функції. Вони покликані сприяти правильному підбору, розстановці і закріпленню кадрів, підвищення їх професійної кваліфікації, вдосконалення функціонального і технологічного поділу праці.

Ухвалення посадових інструкцій сприяє досягненню різних цілей, серед яких можна виділити загальні та спеціальні. До загальних відносяться раціональне поділ праці, правильний підбір кадрів, їх розстановка і використання. Серед спеціальних цілей відзначимо забезпечення об'єктивності при атестації працівника, його заохочення або накладення на нього дисциплінарних стягнень.

За допомогою посадових інструкцій легко простежити «ланцюжок» відповідальності. Майже будь-яка бухгалтерська помилка, як правило, є наслідком невірних дій не тільки конкретного виконавця, оскільки одні працівники ці дії забезпечують вихідними даними, інші планують процес роботи і його результати, треті пов'язують ці дії і очікувані результати з діями і результатами роботи інших служб і підрозділів . Тому в разі вчинення дисциплінарного проступку, тобто невиконання або неналежного виконання працівником покладених на нього трудових обов'язків з його вини (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), слід, перш за все, звернутися до тексту інструкції, щоб з'ясувати, порушення яких обов'язків допустив працівник і входили вони взагалі до переліку осудних йому обов'язків. У разі відсутності у працівника обов'язки здійснювати ті чи інші дії дисциплінарна відповідальність виключається.

Посадові інструкції - необхідна і діючий засіб управління персоналом. Їх наявність дозволяє:

виключити дублювання функцій при виконанні певних видів робіт;

забезпечити взаємодію працівників, що займають різні посади, при вирішенні виробничих і управлінських завдань;

дати об'єктивну оцінку діяльності працівника при вирішенні питання про відповідність займаній посаді, присвоєння спеціальних звань і кваліфікаційних розрядів;

обґрунтувати необхідність накладення стягнень при невиконанні або неякісному виконанні працівником покладених на нього трудових обов'язків.
Говорячи про правову природу посадової інструкції, перш за все відзначимо такі її якості, які безпосереднім чином пов'язані з особистістю працівника, з захистом його прав та інтересів в процесі трудової діяльності, з його вихованням в процесі праці.
Отже, по-перше, посадова інструкція - це керівництво для самого працівника. Вона містить інформацію про те, яких дій від нього очікують і за якими критеріями будуть оцінювати результати його праці. Вона надає орієнтири для підвищення рівня кваліфікації працівника в рамках даної посади.

По-друге, посадова інструкція - основа для встановлення оцінки результатів трудової активності працівника і прийняття рішення про долю його трудового договору (підвищення за посадою, переведення, переміщення, звільнення, зарахування в резерв керівників, направлення на додаткове навчання і т.п.).

По-третє, посадова інструкція визначає професійний образ працівника відповідно до трудового функцією, тобто встановлює вимоги для заняття конкретного робочого місця. Звичайно, в неї допустимо включати тільки вимоги, присвячені діловим якостям працівника, тобто пов'язані з наявністю:

1) професійно-кваліфікаційних якостей, тобто встановлених централізованими вимогами за певною професією, спеціальністю, кваліфікацією або закріплених роботодавцем у вигляді трудових навичок і умінь (володіння одним або декількома іноземними мовами, робота на комп'ютері в якості персонального користувача, машинописна швидкість і ін.);

2) особистісних якостей (стан здоров'я, рівень освіти, стаж роботи, зовнішній вигляд, інтелектуальний рівень, риси характеру і здібності);

По-четверте, за допомогою посадової інструкції можна відмовити в працевлаштуванні особам, які за своїми діловими якостями не «вписуються» в її параметри або були звільнені з попередньої організації за негативними мотивами, за порушення трудової дисципліни. Таким колишнім працівникам, за нормами трудового права, не можна відмовити в прийомі на роботу за наявності у них належних професійних якостей. Але в цих ситуаціях інструкція може прийти на допомогу роботодавцю, якщо в ній закладені такі ділові критерії для заняття посади, які у нанимающегося відсутні.

По-п'яте, посадові інструкції використовуються при визначенні вартості робочої сили, іншими словами, при розробці локальних положень про оплату праці. При цьому враховуються різні параметри, що містяться в інструкції: кваліфікаційний розряд, суміщення професій (посад), складність робіт, умови їх виконання, наявність повної матеріальної відповідальності і т.п. По-шосте, в разі індивідуального трудового спору, пов'язаного насамперед з відповідністю працівника займаній посаді, комісія по трудових спорах або суд завжди керуються даними організаційно-правовим документом.

Правові основи розробки та прийняття посадових інструкцій

Правове регулювання посадових інструкцій відноситься до сфери нормотворчості федеральних органів виконавчої влади. Підставами для розробки посадових інструкцій є два відомчих акта: Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт і професій робітників (ЕТКС) і Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців (КСД).

Аналіз цих двох правових джерел дозволяє виділити наступні недоліки:
відсутність вказівок на необхідний рівень освіти для заняття окремих посад;
недостатність вимог науково-технічного прогресу, наукової організації праці, а також зростаючих вимог до якості продукції та відповідності міжнародним стандартам;

розряди робіт встановлено відповідно до їх складності, як правило, без урахування умов праці.

Ці упущення призводять до того, що при розробці посадових інструкцій часто доводиться діяти методом проб і помилок. Бурхливий розвиток ринкових відносин породжує безліч нових професій, яких немає в довідниках, тому на виробництві доводиться придумувати назву посади, вимоги до неї, кваліфікаційні обов'язки та ін.

Відрадно, що довідники не нав'язують роботодавцям обов'язковість своїх характеристик за посадами робітників і службовців. Тому в посадових інструкціях, наприклад, ВАТ «Автокран» (м Торез), як правило, детально регулюється діяльність працівників і вказуються вік працівників для заняття окремих посад, порядок призначення і звільнення, необхідність знань правил техніки безпеки, охорони праці, промислової санітарії, пожежної безпеки, підпорядкованість, обов'язковість дотримання трудової дисципліни, права, обов'язки і відповідальність працівника.

Бурхливий розвиток ринкових відносин породжує безліч нових професій, яких немає в довідниках, тому на виробництві доводиться придумувати назву посади, вимоги до неї, кваліфікаційні обов'язки та ін.

Але головним чином локальна база посадових інструкцій знаходиться безпосередньо в організаціях - наприклад, в такому локальному акті, як стандарт організації (раніше званому СТП), що містить структурну схему управління юридичною особою, взаємозв'язок і підпорядкованість структурних підрозділів. Стандарт зазвичай використовується при складанні того розділу інструкції, який стосується підпорядкованості працівника, взаємодії його з працівниками інших структурних підрозділів.
В іншому документі - положенні про структурний підрозділ - визначається та частина інструкції, яка стосується її функціонального змісту: видів робіт, виконуваних працівником, його прав, обов'язків, відповідальності і безпосередньої підпорядкованості.
Локальне положення про посадової інструкції або стандарт по її розробці містять правила по порядку розробки, узгодження і прийняття інструкції, вказівки на її реквізити та структурний підрозділ, відповідальний за розробку і зберігання цих документів.

Уніфікована структура посадової інструкції, згідно ГСДОУ, включає кілька розділів.

В «Загальних положеннях» встановлюється сфера діяльності працівника, порядок його призначення і звільнення, заміщення за посадою під час його відсутності, визначаються кваліфікаційні вимоги, його підпорядкованість певним посадовим особам і перелік працівників, безпосередньо йому підлеглих.

Розділ «Функції» регламентує основні напрямки діяльності працівника.

У розділах «Основні обов'язки» і «Права» відповідно перераховуються обов'язки працівника з урахуванням завдань і функцій структурного підрозділу та основних напрямків його службової діяльності, а також права, які дозволяють йому самостійно вирішувати покладені на нього за посадою питання.

У розділі «Відповідальність» вказуються види відповідальності за несвоєчасне і неякісне виконання посадових обов'язків та невикористання наданих прав.

У розділі «Взаємовідносини. Зв'язки за посадою »перераховуються посадові особи, з якими працівник вступає в службові відносини і обмінюється інформацією, і визначається порядок підписання, погодження та затвердження внутрішніх документів.

Нерідко обов'язки, передбачені посадовою інструкцією, поєднуються з підвищеними вимогами, що пред'являються до керівників в зв'язку з виконанням ними управлінських функцій.

Так, в акціонерному товаристві «Кранекс» (м Торез) СТП «Організаційна система управління підприємством» в число перших локальних нормативних актів включає «Вимоги до керівників компанії», які передбачають, що керівник:
повинен мати необхідні здібності, освіту, високу працездатність, ініціативу і самостійність, надійність і старанність;

повністю і беззастережно відповідає за стан справ на керованому ділянці і зобов'язаний забезпечувати кінцевий результат в необхідні терміни;

зобов'язаний вимагати від підлеглих безумовного виконання ними своїх обов'язків в повному обсязі і несе відповідальність за їх роботу; немає жодної роботи підлеглих, за яку не ніс би відповідальність керівник;

повинен поєднувати високу вимогливість до підлеглих з питань виробництва з турботою і співчуттям у вирішенні проблем працівників, які звернулися до нього за допомогою з особистих питань.

Методика розробки посадових інструкцій

Посадові інструкції розробляються на кожну штатну посаду і носять знеособлений характер. Їх розробкою або оновленням в великих організаціях звичайно займаються спеціальні підрозділи (як правило, управління персоналом або відділ праці і заробітної плати), а в невеликих - керівники відділів та служб. Затверджує посадові інструкції керівник організації одноосібно. Ніякої участі профспілок та інших представницьких органів працівників у розробці та затвердженні інструкцій централізовані нормативні акти не передбачають, що вигідно відрізняє цей документ від інших локальних актів. Вихідною точкою поновлення посадових інструкцій повинен бути перспективний план організації.
Трудове законодавство не містить термінів дії посадових інструкцій. А ось змінювати і доповнювати їх, на наш погляд, можна не рідше, ніж кожні два місяці з урахуванням правил і процедур, передбачених ст. 74 ТК РФ. У числі перших передумов для поновлення інструкцій закон називає зміни організаційних або технологічних умов праці.

Наприклад, в акціонерному товаристві «Автокран» діючі посадові інструкції періодично піддаються істотним змінам у зв'язку з нововведеннями в організації праці і виробництва, проведенням атестацій працівників і робочих місць.

Підготовча робота, пов'язана з оновленням посадових інструкцій в суспільстві, виявила такі недоліки:

Ніякої участі профспілок та інших представницьких органів працівників у розробці та затвердженні інструкцій централізовані нормативні акти не передбачають

1. У посадових інструкціях поверхнево фіксувалося існуючий поділ праці, не враховувалися структурні зміни і підпорядкованість в процесі праці. Тому інструкції втрачали своє значення як документи, що регламентують роботу керуючих структур різних рівнів.

2. Права, обов'язки і відповідальність, як правило, були не збалансовані і не узгоджені в масштабі організації. Це призводило до того, що працівники нерідко виконували невластиві їм функції, порушувалася система взаємовідносин між керівниками і підлеглими.

3. Посадові інструкції керівників і фахівців мали найчастіше надмірно загальний характер, були написані «під копірку» і тим самим втрачали організуючий і регулюючий значення.

4. Зафіксовані в інструкціях повноваження і відповідальність виявлялися при перевірці відірваними від тих умов, в яких виконувалися конкретні обов'язки.
5. В розділ «Права» нерідко вносилися обов'язки працівників, що призводило до ослаблення трудової дисципліни, тому що відповідальність в разі невиконання повноважень застосовувати не можна.

6. Був відсутній такий обов'язковий ознака посадової інструкції, як її індивідуальність щодо робочого місця, зокрема не враховувалися особливості праці, пов'язані з режимом робочого часу, умовами праці, матеріальною відповідальністю і т.п. Нормотворча робота з локальними документами товариства «Автокран» проводилася з урахуванням положення про те, що посадова інструкція повинна лежати в основі ієрархії локальних нормативних актів організації. Нові посадові інструкції повинні були чітко позначити образ працівника, його відповідність певної трудової функції (посади, спеціальності, кваліфікації), тобто встановити вимоги для заняття конкретного робочого місця (освіта, стаж, суміщення професій, наявність додаткових ділових навичок і умінь), коло обов'язків, повноваження і відповідальність. Надалі була побудована піраміда, що включає такі локальні акти, як положення про структурні підрозділи, про оплату праці та преміювання та ін. В результаті в акціонерному товаристві були посилені вимоги до більшості посад в порівнянні з відомчими нормативними актами.

Таким чином, посадові інструкції займають одне з центральних місць в локальному регулюванні трудових відносин. Вони є необхідним і дієвим засобом управління працею в організаціях, відповідають захисним і виховним засадам трудового законодавства.