Чому гальмує excel великий розмір файлу Ексель, excel 2018, 2018, 2018, 2018

Вам надіслали файл Excel великого розміру? Він сильно гальмує і довго зберігається? Після кожної дії необхідно чекати. При цьому в файлі не так багато інформації. Чому гальмує Excel, причини і наслідки, а головне як з цим боротися? Зараз розберемося!

1. Гальмує Excel? Потрібно прибрати форматування у вигляді таблиць

Іноді діапазон відформатований у вигляді спеціальної таблиці (Верхня панель - вкладка Вставка - Таблиця), це може привести до того, що гальмує Excel файл дуже сильно.

Щоб визначити такий формат, виділіть будь-яку клітинку таблиці. З'являється панель «Робота з таблицями» в верхньому меню, найправіша. Виберіть всю таблицю потім вкладку Робота з таблицями, Конструктор - Розділ сервіс - Перетворити в діапазон.

2. Прибрати зайве умовне форматування (якщо Excel гальмує при прокручуванні)

Прибираємо так. Вибираєте лист. Виберіть потрібний діапазон або весь лист. У верхній панелі Головна - Умовне форматування - Видалити правила - Видалити правила з виділених осередків / з усього листа. Тиснемо!

3. Видалити зайві рядки / стовпці (якщо повзунок прокрутки дуже маленький)

Це найчастіша проблема для excel з якою я зустрічаюся, якщо хтось випадково перемістився на кінець листа (на рядок номер 1 млн і більше) і так зберіг книгу. Розмір файлу відразу збільшився. Дійти до кінця таблиці можна і випадково - якщо натиснути Ctrl + стрілка вниз або вправо. Буває, що в кінці книги знаходиться який-небудь випадковий символ або заливка.

Головна ознака, якщо розмір повзунка дуже маленький, як на картинці.

Щоб від цього позбутися необхідно видалити всі зайві рядки або стовпці. Знайдіть останню корисну осередок для вас, виділіть першу вільну позицію після неї (а краще першу порожній рядок / стовпець після неї), натисніть Ctrl + Shift + End. Це поєднання виділяє все осередки нижче виділеної рядки або правіше виділеного стовпця. Права кнопка миші - Видалити - Видалити рядок або стовпець (може проходити довго). Після видалення виберіть осередок А1 і збережіть файл. Повзунок повинен збільшитися.

4. Видалити зайві об'єкти

Дуже часто, особливо при копіюванні з інших файлів або сайтів в таблицях ховаються приховані об'єкти - малюнки, фігури і т.п.

Щоб видалити такі об'єкти виконайте макрос (натисніть Alt + F11 і копіюйте текст нижче)

Або виділити і видалити всі об'єкти вручну. Перейдіть в меню Головна - Редагування - Знайти і виділити - пункт Виділення групи осередків - Об'єкти. Тепер видаляйте.

5. Видалити зайві дані в структурі файлу Excel

Тобто файл Excel можна відкрити, наприклад, архиватором 7-zip або WinRar і всередині нього можуть зберігатися всякі непотрібні файли, це гальмує Excel часом на десятки хвилин!

Хочете видалити цю незручність? Спершу зробіть резервну копію файлу :) Потім запустіть 7-zip або інший архіватор, меню «Файл» - «Відкрити всередині». Можливо відкрити так само, клікнувши правою кнопкою миші - Відкрити за допомогою і вибравши .exe файл WinRar або 7-zip.

Відкриється архів (так, це файл Excel) c папками і файлів.

Знаходимо папки «drawings» і / або «printerSettings» (швидше за все вони будуть в папці xl) і видаляємо їх.

Для WinRar робимо все те ж саме.

Після чого відкриваємо книгу як файл Excel, він трохи посвариться (виведе кілька системних повідомлень), що не знаходить даних і т.п. - на це завжди натискаємо ОК, дані відновляться.

Будьте уважні, якщо в вашому файлі є намальовані кнопки або інші фігури, то видаляти всю папку drawings - значить і видаляти корисні фігури.

Тому, в цій папці, видаліть тільки файли vmlDrawing.vml, вони можуть накопичувати інформацію і важити до 100 мб!

6. Гальмує Excel - правильно налаштуйте зведені таблиці

Якщо зведена таблиця посилається на великий діапазон даних (від 10 тис. Рядків), вона зберігає результати розрахунків, які можуть бути дуже великими. Від цього вся книга excel гальмує, звичайно ж. Щоб усунути цю причину, натисніть на зведену таблицю правою кнопкою миші - Параметри зведеної таблиці - вкладка Дані - приберіть галочку Зберігати вихідні дані разом з файлом.

Що дозволить зменшити файл майже в два рази!

7. Змініть формат файлу на .xlsb

Якщо ви працюєте з величезними таблицями і ваші файли більше 5 мб вагою, то краще зберігати такі книги в форматі. xlsb. Це двійковий формат книги Excel, тобто спеціальний формат для створення в бази даних на основі електронних таблиць. Якщо зберегти великий файл в такому форматі, вага книги зменшиться більш ніж в два рази. Розрахунки в файл теж будуть проходити швидше.

8. Встановлено непізнаний принтер

Якщо у Вас на комп'ютері не визначений принтер, тобто не варто принтер за замовчуванням, то зайдіть в пристрої та принтери і змініть принтер за замовчуванням на будь-який інший (навіть якщо фізично принтера немає), якщо принтер є, краще змінити дрова.

Буває що навіть при видаленні налаштувань принтера з пункту 5 настройки принтера гальмують файл.

9. Видаліть файл PERSONAL

Зайдіть в ... Application Data \ Microsoft \ Excel \ XLSTART або ... Microsoft Office \ Office12 знайдіть в цих папках файл під назвою PERSONAL і видаліть його. Детальніше можете прочитати тут.

10. Замініть багато створених формул макросами

11. Зменшіть розмір малюнків

Тепер спробуйте самі!

Якщо ці 11 кроків не допомогли, то краще перенесіть (скопіюйте) дані в новий файл! Можливо пошкоджений сам файл Excel.

Поділіться нашою статтею в ваших соціальних мережах: