Аналіз документопотоков, визначення обсягу документообігу

У документообігу будь-якої організації виділяють наступні документопотоки:

o вхідні документи (отримані ззовні, від інших установ);

o документи, створені в установі.

o документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи і т.д.), що містять вказівки, роз'яснення та відомості;

o документи підвідомчих установ - первинна планова, звітно-облікова документація і різноманітні запити;

o документи сторонніх установ з інформацією щодо вирішення певних питань або прийняття спільних дій;

o звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Документи можна кваліфікувати за видами:

o розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

o інформаційно-аналітичні (листи, акти, довідки, доповідні записки тощо);

Крім того, всі вхідні документи за змістом можна розділити на ініціативні (які, в свою чергу, діляться на ті, які вимагають відповіді або виконання, і надіслані до відома) і листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає служба діловодства або секретар на стадії попереднього розгляду.

Документи, створені в установі, діляться на дві групи:

o внутрішні, створені для потреб установи, функціонують лише в її межах;

o вихідні, які після створення направляють в інші установи.

Внутрішні документи, як правило, не розсилаються. Однак за умови територіальної роз'єднаності структурних підрозділів або існування філії установи, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, для внутрішніх документів також має бути передбачено етап відправлення.

Всі документи, що створюються в установі, підрозділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи або розроблені на виконання завдань вищестоящих органів) і підготовлені у відповідь на отримані запити.

Таким чином, документи установ можна вивчати з документопотоками. І кожному потоку притаманні певні особливості проходження і обробки.

Визначення обсягу документообігу

Обсяг документообігу установи визначається з урахуванням всіх документопотоков за певний період часу - як правило, за рік. При цьому кожен документ враховується один раз. Рекомендується окремо підраховувати кількість оригіналів документів і копій.

Вхідні та вихідні документи враховуються на етапі прийому і відправки кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи підраховують за місцем їх реєстрації або підготовки. Всі внутрішні документи також підлягають реєстрації (доповідні записки, довідки, заяви тощо). Облік таких документів може здійснюватися не тільки службою діловодства, а й іншими структурними підрозділами, наприклад кадровою службою, бухгалтерією, відділом науково-технічної інформації і т.п.

Розмноження екземпляри підраховуються окремо в копіювально-розмножувального бюро, друкованому бюро, службі автоматизованої підготовки документів. При цьому застосовується застосовується в організації система обліку.

Підрахунок ведеться за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (як правило, за видами) і вихідних документів. З метою більш точного визначення обсягу документообігу слід враховувати і документи, які не підлягають реєстрації, оскільки їх обробки також вимагає певного часу. Це може бути зроблено за реєстрами вхідної кореспонденції (див. Додаток 45).

Облік документообігу дозволяє:

o розрахунок штатної чисельності діловодного персоналу;

o виявлення ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодних процесів;

o визначення ступеня завантаженості діловодного персоналу, а також структурних підрозділів і окремих виконавців роботою з документами.

Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. У великих установах документообіг враховують щомісяця, що дає можливість визначити періоди найбільш інтенсивної роботи. Підрахунок можна здійснювати також щоквартально. У невеликих установах кількість документів доцільно підраховувати за рік. Підсумкові дані обліку документообігу оформляють такою довідкою:

Форма довідки про обсяг документообігу вводять як шаблон в пам'ять комп'ютера і роздруковують з необхідною періодичністю.