Звітність про аудити

Звітність включає в себе не тільки підготовку остаточного звіту про проведення аудиту. Звітність має на увазі весь процес повідомлення результатів аудиту. Як вже відомо учасникам, аудитори постійно повідомляють про свої спостереження, як в письмовій формі, так і усно. Вони не тільки надають перевіряється стороні звіти про виявлені невідповідності, але і безпосередньо повідомляють про свої спостереження. Для звіту про проведення аудиту проводяться Періодичні зустрічі з керівництвом перевіряється боку і заключна нарада. В ході цих зустрічей, як в усній формі, так і в письмовій, завжди повідомляється про результати проведення аудиту.

Аудитори завжди повинні пам'ятати, що від них очікують всебічного звіту про проведення аудиту, і тому, в звіті не слід обмежуватися тільки перерахуванням невідповідностей. У ньому потрібно відобразити як позитивні, так і негативні результати. Не забувайте, що якщо ви вказуєте на можливість вдосконалення системи якості аудиту в своєму звіті, це надає йому додаткову цінність.

Відносно звітності не існує якихось спеціально встановлених правил; процедури, що відображають процес надання звітності в різних організаціях можуть значно відрізнятися. Тому аудитор, надаючи письмові та усні звіти, повинен слідувати процедурам тієї організації, в якій проводиться аудит.

Спостереження, виконані в ході аудиту, надаються в усній формі:

# 149; Безпосередньо перевіряється особам, які можуть представляти різні рівні організації;

# 149; Представникам керівництва і різним членам керівництва об'єкта аудиту в ході періодичних зустрічей;

# 149; Керівництву аудиту, включаючи вище керівництво, на заключній нараді.

# 149; Безпосередньо перевіряється особам;

# 149; Керівництву аудиту;

# 149; Внутрішнім аудиторам аудиту;

# 149; Керівництву організації, яка виконує аудит;

# 149; Аудиторам, які беруть участь в подальших перевірках в даній організації;

# 149; Аудиторам органів з акредитації (при проведенні акредитованої сертифікації).

Всім цим людям потрібна фактична інформація про результати аудиту. Ефективний звіт про проведення аудиту, як усний, так і письмовий повинен відповідати ряду умов. Такі умови можна розділити на дві групи, що стосуються змісту і форми:

# 149; Фактична основа

# 149; Чіткість, розбірливість

# 149; Ясність і зрозумілі

На підставі звітів про проведення аудиту керівництво приймає важливі рішення. Керівництво аудиту повинен буде вирішити, задовільно чи діє наявна система якості або ж вона вимагає якихось змін. При аудити другою і третьою боку, керівництво організації, яка виконує аудит, на підставі звіту і рекомендацій керівника групи виносить рішення про укладення контракту, схвалення постачальника або сертифікації системи. Для того, щоб керівництво могло прийняти ефективне рішення, звіти про проведення аудиту повинні бути:

Звіти повинні чітко повідомляти зацікавленим співробітникам на різних рівнях про результати перевірки, а також містити інформацію про те, наскільки повним є відповідність критеріям аудиту.

Ґрунтуватися на фактах

Виключно важливо, щоб звіт аудитора грунтувався на фактичної інформації і об'єктивних доказах. Тільки факти, а не думка аудитора, можуть служити підставою для прийняття рішень.

У звіті слід відобразити всі результати перевірки для того, щоб керівництво мало повну інформацію, необхідну для прийняття рішень. Маються на увазі як позитивні, так і негативні результати.

Звіт про спостереження, виконаних в ході аудиту повинен бути точним і чітким.

Звіти повинні бути максимально короткими, але в той же час, вичерпними. При читанні або слуханні довгих звітів важко зберегти концентрацію уваги.

Чіткість і розбірливість

Якщо звіт надається в рукописному вигляді, переконайтеся, що він легко Новомосковськ. При нерозбірливому почерку краще писати друкованими літерами.

Представляючи звіт в друкованій формі, виберіть оптимальний розмір шрифту. Шрифт, розміром менше 11 сприймається важко. Зверніть увагу на відстань між рядків. Один інтервал між рядками ускладнює читання; краще використовувати інтервал 1.25 або 1.5.

При усному звіті вимовляєте слова повністю і чітко. Чи не «ковтайте» закінчення. Дотримуйтеся вимог достатню паузу між словами, щоб вони не зливалися в мові. Пауза повинна бути трохи триваліше між пропозиціями і більш помітною між параграфами і при переході до наступної теми.

Дуже важлива форма надання звіту; текст потрібно розділити на параграфи чи розділи. Єдиний стиль звітності можна зберегти, якщо дотримуватися єдиний стиль оформлення документації.

Ясність і зрозумілі

Щоб зробити звіт зрозумілим, потрібно чітко висловлювати викладені в ньому думки. Якщо Новомосковсктель або слухач зрозуміє щось іншим чином, він може прийняти невірне рішення.

Використання довгих, застарілих і рідкісних слів або довгих речень ускладнює розуміння. Існує безліч способів, як оцінити легкість для читання тексту. Один з найпростіших - це, так званий «індекс ясності».

Цей метод полягає в наступному:

1. Візьміть довільний уривок тексту обсягом близько 200 слів. Уривок повинен починатися з повного пропозиції і закінчуватися таким же чином. Чи не враховуйте заголовки. Підрахуйте кількість слів у обраному уривку.

2. Підрахуйте кількість основних знаків пунктуації (точок, питальних і знаків оклику).

3. Розділіть кількість слів на кількість основних знаків пунктуації. Ви отримаєте середня кількість слів у реченні. Запишіть це число.

4. Підрахуйте кількість слів, що складаються з трьох і більше складів (довгих слів). Чи не враховуйте власні імена і слова, які додають один склад за допомогою приставок, суфіксів або закінчень: даремний, призначений і т.п.

5. Розрахуйте відсоток довгих слів в тексті. Запишіть отриманий результат.

6. Для отримання «індексу ясності», складіть показник середньої кількості слів у реченні і відсоток довгих слів в тексті.

Якщо отриманий результат перевищує цифру 40, то текст може виявитися складним для сприйняття і розуміння. Якщо результат менше 20, то текст, швидше за все, складається з дуже уривчастих пропозицій.

В процесі звичайної розмови люди підсвідомо дотримуються показника 30; середній показник газетних статей в щоденних випусках також близько 30.

Існують обмеження щодо використання цього показника. Почнемо з того, що він застосовний лише до англійської мови і може бути не настільки ефективним щодо інших мов. Однак, він дозволяє швидко і просто оцінити ясність тексту англійською мовою.

Зазвичай щодня в ході проведення аудиту ми просимо перевіряються прочитувати і підтверджувати складені нами звіти про невідповідності. Одна з цілей при цьому - переконатися, що звіт складено зрозуміло. Якщо перевіряється не зможе в ньому розібратися, то і ніхто інший його не зможе зрозуміти такий звіт!

Поради щодо стилю викладу

Пунктуація грає важливу роль в викладі і впливає на сприйняття тексту. Довгі пропозиції сприймаються з працею і часто збивають Новомосковсктеля з думки. Пропозиції та параграфи повинні бути максимально короткими. Як правило, рекомендується викладати одну інструкцію в одному реченні і одну тему в одному параграфі.

Точне вживання слів дуже важливо. Використовуйте слова або пропозиції, які мають конкретне значення, уникайте слів і пропозицій, сенс яких можна витлумачити по-різному.

Існує стійка тенденція використовувати абревіатури, ініціали та акроніми. Їх легко невірно зрозуміти або переплутати. По можливості, уникайте їх частого вживання в тексті. Якщо виникає необхідність використання абревіатур, ініціалів і акронімів, чітко визначте їх в передмові. Вживайте абревіатури і акроніми тільки в тих випадках, коли вони всім відомі.

Намагайтеся не відкладати складання звітності на «потім» - по можливості, робіть всю звітність в ході аудиту. Часто виникає бажання зайнятися звітом, коли буде більше вільного часу, але вільного часу може не виявитися, в результаті чого ви затримаєте звіт, чим значно знизите його ефективність і точність. Наскільки б точними не були ваші записи, вони не можуть замінити своєчасного звіту про ситуацію - звіт, 'складений по пам'яті, буде менш ефективний. При виявленні невідповідностей в ході аудиту їх слід негайно зафіксувати і узгодити з працівниками, залученими до відповідного процес. Зрозуміло, краще відразу ж скласти звіт і надати його до проведення заключного наради. Складання звіту можна перенести на більш пізній термін тільки в разі крайньої необхідності. Привчіть себе до своєчасного складання звітів, і ви помітите, що адекватність аудиту і швидкість виконання коригувальних дій значно зростуть.

Офіційний підсумковий звіт є, безумовно, суттєвою складовою аудиту. У різних компаніях прийняті різні системи звітності - від простого комплекту звітів про невідповідності до всебічного фактичного звіту про проведений аудит; при цьому такий звіт може містити опис виявлених невідповідностей або ж звіти про невідповідності додаються до такого звіту.

У звіті про проведений аудит повинна міститися наступна інформація:

# 149; масштаб і цілі аудиту;

# 149; докладні план проведення аудиту, інформація про аудиторів і представника перевіряється боку, дати проведення аудиту;

# 149; критерії аудиту (стандарт системи якості, настанова з якості перевіряється боку, умови контракту, програма якості, і т.п.)

# 149; думка групи аудиторів про відповідність системи якості критеріям аудиту;

# 149; виявлення невідповідності;

# 149; можливості системи досягти поставлених цілей;

# 149; список розсилки.

Підсумковий звіт може включати:

# 149; загальний звіт;

# 149; заповнені контрольні листи;

# 149; замітки аудитора;

# 149; звіти про невідповідності;