Зв’язок і організація роботи з допомогою програми microsoft outlook, заняття № 3, контент-платформа

Зв'язок і організація роботи з допомогою
програми Microsoft Outlook

Програма MicrosoftOutlook. або просто Outlook. призначена для управління даними вашого персонального комп'ютера. За допомогою Outlook можна виконувати наступні види робіт:

· Посилати і приймати електронні повідомлення, використовуючи при цьому факсимільний зв'язок, Інтернет або іншу систему електронної пошти. За допомогою Outlook можна провести голосування серед одержувачів Вашого повідомлення.

· Вести список невідкладних справ, створювати розкладу і відстежувати виконання планів, а також вести щоденник вашої діяльності. При настанні терміну чергового події програма нагадає вам про нього. Є можливість спланувати збори з іншими особами, які також використовують Outlook. і яким ви можете надіслати повідомлення електронної пошти. Крім того, є можливість постановки завдань іншим людям.

· Заносити в електронний замінник паперового блокнота з відривними листками різну інформацію: питання, цінні думки, нагадування і багато іншого, що ви зазвичай записуєте на швидку руку в паперовий блокнот.

· Використовувати Outlook замість провідника Windows для роботи з файлами вашого комп'ютера. Ви можете шукати, переглядати, друкувати і відкривати для редагування ваші документи, не виходячи з Outlook.

· Автоматично архівувати введену раніше інформацію.

· Організувати спільну роботу над будь-яким проектом. Outlook дозволяє організовувати колективне використання даних в рамках групи за допомогою електронної пошти, планування роботи групи, ведення спільних папок.

Програма Outlook є зручним засобом для організації будь-якого виду діяльності. яка може істотно підвищити ефективність роботи. Розглянемо основні прийоми використання цієї програми.

Основні принципи роботи з Outlook

Програма Outlook працює з елементами різних типів: повідомлення електронної пошти, інформація про події та контактну інформацію, записи в щоденнику, завдання, замітки і інші. Елементи кожного типу зберігаються в окремих папках. Залежно від типу елемента програма Outlook пропонує необхідні методи роботи з ним. Познайомимося з основними вікном Outlook.

У лівій частині вікна програми розташовані кнопки з назвами груп папок. При натисканні кнопки з'являються зображення папок, належать до групи. Число в дужках поруч з назвою папки означає кількість нових елементів в папці. Вміст поточної папки відображається в правій частині вікна, причому в залежності від типу елементів змінюється принцип виведення вмісту. Для роботи з деякими елементами використовуються вбудовані засоби Outlook. а для роботи з іншими - зовнішні програми, наприклад, Word. Нижче ми розглянемо роботу програми з різними елементами і зміна виду відображення вмісту папок.

ЗАВДАННЯ 1. Налаштування інформаційних служб

Програма Outlook може бути по-різному налаштована в залежності від ваших вимог. Наприклад, ви можете надсилати та отримувати повідомлення по мережі Інтернет або по факсу, а можете, не користуючись електронною поштою, створити файл особистих папок.

· Запустіть програму Outlook.

· Виберіть команду меню Сервіс \ Служби. На екрані з'явиться діалогове вікно Служби. відкрите на однойменній вкладці. Ви бачите список встановлених інформаційних служб. Ви можете в будь-який час самі додати або видалити необхідні інформаційні служби.

· Натисніть кнопку Додати. щоб встановити нові інформаційні служби. На екрані з'явиться діалог Додавання служб в конфігурацію.

В цьому діалозі ви можете вибрати будь-яку з наявних інформаційних служб і натиснути кнопку ОК для її додавання в конфігурацію. Якщо потрібна вам служба відсутня, то слід повторити установку Outlook і додати її.

· Натисніть кнопку Скасування і поверніться в попередній діалог.

· Натисніть кнопку ОК, діалогове вікно Служби закриється.

ЗАВДАННЯ 2. Список ваших партнерів

· Виберіть групу папок Outlook, натиснувши відповідну кнопку на панелі в лівій частині вікна програми (якщо вона вже не відкрита).

· Натисніть кнопку на панелі інструментів, щоб створити новий контакт. На екрані з'явиться діалог, в якому ви можете ввести безліч відомостей про вашого партнера.

· Натисніть кнопку Повне ім'я. У діалозі Перевірка повного імені заповніть поля ім'я, по батькові та прізвище. Як приклад введіть Іван Іванович Іванов.

· У списку звернення виберіть Г-н і натисніть кнопку ОК, щоб закрити діалог.

· У поле, розташоване в нижній частині діалогу, введіть текст Примітка наприклад контакту.

· Натисніть кнопку Зберегти і закрити. розташовану на панелі інструментів. Діалог створення контакту закриється, і в папці контактів з'явиться новий елемент.

Ви можете самостійно ввести інформацію про ваших друзів та партнерів, познайомитися з можливостями сортування і пошуку інформації.

ЗАВДАННЯ 3. Робота з поштовими повідомленнями

На відміну від програми Outlook Express. яка здійснює пересилання електронного повідомлення в Інтернет, Outlook забезпечує роботу електронної пошти в корпоративній комп'ютерній мережі. Крім того, є маса інших особливостей, з якими ви ознайомитесь в процесі виконання завдання.

· Виберіть папку Вхідні. клацнувши на ній мишею. Замість списку контактів ви побачите список тих, хто прийшов вам електронних листів.

· Натисніть кнопку на панелі інструментів, щоб створити нове електронне повідомлення. На екрані з'явиться діалог для створення листа.

· Натисніть кнопку Кому. і на екрані з'явиться діалогове вікно вибору одержувача повідомлення.

· Перейдіть на вкладку Параметри діалогу, клацнувши мишею на відповідному ярличку. На цій вкладці ви можете встановити безліч параметрів створюваного повідомлення.

· Встановіть прапорець Кнопки голосування і виберіть зі списку, розташованого на тому ж рядку, варіант Схвалити; 0твергнуть. Одержувач листа може проголосувати і переслати вам результат голосування, якщо він теж користується програмою Outlook.

· У списку Позначка виберіть Приватне. Така позначка служить для зручності роботи з листами.

· У списку Важливість виберіть Висока. щоб одержувач звернув увагу на лист.

· Встановіть прапорець Чи не доставляти до. У розташованому поруч поле з'явиться поточна дата і час.

· Змініть час, збільшивши його на дві години. Тепер повідомлення не будуть відправлені раніше призначеного часу.

З іншими параметрами повідомлення ми пропонуємо вам ознайомитися самостійно. Слід пам'ятати, що для підтримки всіх можливостей одержувач листа також повинен користуватися програмою Outlook.

· Виберіть папку Вихідні. клацнувши на ній мишею. У списку елементів цієї папки ви побачите створене нами повідомлення.

· Виберіть команду меню Файл \ Закрити. щоб повернутися до основного вікна Outlook.

· Натисніть кнопку Delete. і повідомлення буде видалено.

· Виберіть папку Видалені. клацнувши на ній мишею. Ви бачите в цій папці тільки що віддалене повідомлення. Поки є можливість відновити сполучення.

· Клацніть на повідомленні мишкою та натисніть клавішу Delete. щоб остаточно видалити його. На екрані з'явиться діалогове вікно з попередженням.

· Натисніть кнопку ОК. і повідомлення буде видалено остаточно.

Як ви переконалися, робота з електронною поштою з використанням Outlook дає додаткові зручності.

ЗАВДАННЯ 4. Створення розкладу

Програма Outlook допоможе спланувати ваш час і нагадає вчасно всі свої вчинки. Основою розкладу є завдання, тобто захід або доручення особистого або службового характеру, виконання якого ви контролюєте.

· Виберіть групу папок Outlook, натиснувши відповідну кнопку на панелі в лівій частині вікна програми, а потім виберіть папку Завдання. клацнувши на ній мишею.

· У верхньому рядку розкладу написано Клацніть тут, щоб додати елемент. Клацніть двічі мишею саме в цьому місці, і на екрані з'явиться діалогове вікно створення завдання.

· Введіть у поле Тема слово Приклад. Тема завдання може бути абсолютно довільної.

· Встановіть перемикач Термін в положення Дата. При цьому в розташоване поруч поле буде поміщена сьогоднішня дата.

· У списку Стан виберіть Виконується.

· Встановіть прапорець Сповіщення та в розташованому поруч списку виберіть час на півгодини більше, ніж поточний. Тепер в найближчі півгодини ви будете сповіщені про закінчення терміну виконання цього завдання.

· Перейдіть на вкладку Стан діалогу, щоб познайомитися з можливостями Outlook по роботі з завданнями.

· Клацаючи правою кнопкою миші на заголовках різних полів, прочитайте контекстну довідку про призначення цих полів.

· Натисніть кнопку Зберегти і закрити. Діалогове вікно закриється, і нове завдання з'явиться в розкладі.

Кілька завдань, які відносяться до одного проекту, можуть поміщатися поруч у списку завдань. В Outlook є можливість посилати завдання іншим людям за допомогою електронної пошти. Далі ви можете самостійно розібратися з додатковими можливостями по роботі з розкладом.

Приступайте до виконання наступного завдання, але в найближчі півгодини вам повинно бути видано оповіщення про закінчення попереднього завдання. При його появі натисніть кнопку Ігнорувати і продовжуйте перерваний досвід.

ЗАВДАННЯ 5. Робота з календарем

Планування вашого часу допоможе й інша компонента Outlook. звана Календар.

· Виберіть папку Календар. клацнувши на ній мишею. У правій частині вікна з'явиться календар на місяць, списки подій і зустрічей.

· Натисніть кілька разів кнопки 3 і 4, розташовані в заголовку табель-календаря, щоб змінити місяць.

Робота з подіями в календарі не відрізняється від такої ж роботи в папці Завдання. розглянутої раніше. Крім подій, ви можете створити зустріч або запрошення на збори. Зараз ми розглянемо створення нової зустрічі, а запрошення на збори пропонується вам вивчити самостійно.

· Натисніть кнопку на панелі інструментів, щоб створити нову зустріч. На екрані з'явиться діалогове вікно роботи із зустрічами.

· Приберіть прапорець Весь день. і в діалозі з'являться поля для установки часу зустрічі.

· У поле Тема введіть назву зустрічі Сніданок.

· У центрі Стан введіть Немає на роботі.

· Натисніть кнопку Зберегти і закрити. і нова зустріч буде додана в список.

Про зустріч, як і про закінчення завдання, Outlook також може вас заздалегідь сповістити. Час, за яке ви повинні бути попереджені, встановлюється вами. Приблизно так само, як і зустрічі, ви можете внести запис про збори. При цьому Outlook може переслати запрошення на збори вашим партнерам, щоб узгодити час спільної зустрічі.

ЗАВДАННЯ 6. Невеликі замітки

Багато людей записують на листочках інформацію для пам'яті. Програма Outlook допоможе автоматизувати і цю процедуру.

· Виберіть папку Нотатки. клацнувши на ній мишею. У правій частині вікна з'явиться поле з малюнками заміток і підписами під ними.

· Натисніть кнопку на панелі інструментів програми. На екрані з'явиться діалогове вікно для введення нової замітки. У нижній частині діалогу ви бачите поточну дату і час.

· Введіть текст Просто запис на пам'ять.

· Натисніть кнопку r. розташовану в правій частині заголовка діалогу, і замітка буде збережена.

ЗАВДАННЯ 7. Ведення щоденника

Щоб вести протокол ваших дій і швидко знаходити створені раніше документи, Outlook веде електронний щоденник.

· Виберіть папку Щоденник. клацнувши на ній мишею. У правій частині вікна з'явиться зображення електронного щоденника минулих подій.

· Натисніть кнопку, щоб додати новий запис в щоденник. На екрані з'явиться призначене для цього діалогове вікно.

· Натисніть кнопку Запустити годинник. Включиться намальований поруч секундомір.

· У поле Тема введіть Важлива розмова.

· Двічі клацніть на ім'я Іван Іванович ІвановFAX, після чого натисніть кнопку ОК для закриття діалогового вікна. Ми додали введену раніше контакт в запис журналу.

· Натисніть кнопку Зупинити годинник. Секундомір зупиниться, а значення в поле Тривалість відображає тривалість розмови.

За допомогою електронного щоденника Outlook ви зможете легко повернутися до виконаним раніше дій, наприклад, знову відкрити для редагування документ Word або електронну таблицю Excel.

Програму Outlook можна використовувати замість ПроводнікаWindows. переглядаючи вміст дисків і папок вашого комп'ютера.

· Виберіть групу папок Інші папки. натиснувши відповідну кнопку на панелі в лівій частині вікна програми.

· Виберіть папку Мій комп'ютер. клацнувши на ній мишею. У списку елементів цієї папки ви побачите диски вашого комп'ютера.

· Клацніть мишею двічі на потрібному диску, а потім виберіть потрібну папку.

· Двічі клацнувши мишею на назві будь-якого файлу, ви можете запустити програму, пов'язану з цим типом файлів.

ДАЙТЕ ВІДПОВІДЬ НА ПИТАННЯ:

1. Для вирішення яких завдань призначена програма OutlookExpress?

3. З яких основних частин складається електронного листа?

4. Які папки і для яких цілей існують в програмі OutlookExpress?

5. Які дії необхідно виконати, щоб підключитися до Інтернет?

6. Як проводиться настройка програми OutlookExpress?

8. Перерахуйте основні елементи робочого вікна програми OutlookExpress і поясніть їх призначення?

9. Чи можна вказати конкретну дату відправки електронного повідомлення? Якщо можна, то як?

10. Чи можна внести зміни в обліковий запис. Якщо можна, то як?

14. Скільком абонентам можна відіслати одночасно електронне послання?

15. Які існують типи кодувань електронних повідомлень?

16. Що таке Kodirovka Windows?

17. Що таке Kodirovka KOI8?

18. Чи можна змінити кодування отриманого повідомлення?

19. Чи можна відновити видалене повідомлення?

20. За якими критеріями можна автоматично сортувати вхідну пошту? Як таке регулювання?

Доцент кафедри прикладної інформатики