Журнал управління персоналом hr, рекрутмент, маркетинг, інтерв’ю з топ менеджерами і бізнес-елітою

Робота по організації конференції

Порядок обрання делегатів на конференцію

Порядок проведення конференції

Перелік документів, що створюються в процесі підготовки і роботи конференції

Конференція - (СР-вік. Лат. Conferentia, від лат. Confero - збираю в одне місце) - збори, нарада представників яких-небудь організацій, груп, держав, а також окремих осіб для обговорення певних питань.

При організації конференції керуються документами:

Статутом вищого навчального закладу і поправками до нього.

Робота по організації Конференції

Рішення про проведення Конференції приймається діючим Вченою радою вищого навчального закладу, який стверджує:

дату проведення Конференції;

порядок обрання делегатів на Конференцію;

Комісію з проведення Конференції.

Дуже важливе місце в організації Конференції відводиться роботі Комісії.

Комісія затверджує перелік заходів щодо проведення конференції (додаток 4), графік проведення загальних зборів працівників і учнів з обрання делегатів на Конференцію.

Члени Комісії беруть документи про обрання делегатів Конференції (справжні протоколи зборів працівників і учнів) і формують список делегатів Конференції, який затверджується на засіданні Комісії.

На завершення роботи Комісія складає регламент проведення Конференції (додаток 5), а також готує проекти документів, прийнятих Конференцією.

Всі засідання Комісії оформляються протоколами.

У разі проведення Конференції з виборів ректора на вакантну посаду в обов'язки Комісії входить також:

розгляд документів, що надійшли від кандидатів на посаду ректора вузу;

підготовка списку кандидатів на посаду ректора вузу і висновків щодо кандидатур;

підготовка форми бюлетеня для таємного голосування для затвердження Вченою радою вищого навчального закладу;

здійснення інших заходів, необхідних для проведення виборів ректора вузу.

У разі проведення Конференції з обрання Вченої ради вузу в обов'язки Комісії входить:

формування списку кандидатів до складу Вченої ради вищого навчального закладу;

підготовка баллотіровочних бюлетенів для таємного голосування по числу обираються до складу Вченої ради для затвердження Вченою радою вищого навчального закладу.

Порядок обрання делегатів на Конференцію

Рішення про обрання делегатів приймається простою більшістю голосів відкритим або таємним голосуванням (на розсуд колективу) за участю в голосуванні не менше 50% від числа працівників або навчаються відповідних колективів. Результати голосування оформляються протоколом, який подається до Комісії.

Порядок проведення Конференції

За 1 годину до початку Конференції проводиться реєстрація делегатів Конференції: делегати розписуються в листі реєстрації і отримують іменні посвідчення, підписані головою Комісії і завірені гербовою печаткою вищого навчального закладу, а також порядок денний і матеріали Конференції.

За 15 хвилин до початку Конференції реєструють підбивають попередні підсумки і передають лист з підсумками реєстрації до президії Конференції.

Конференцію відкриває і веде ректор вузу (далі - голова) 3. За рішенням делегатів Конференції право ведення Конференції може бути передано також іншій особі.

Голова пропонує обрати секретаря Конференції. Відкрите голосування.

Голова на підставі листа реєстрації оголошує про правомочність Конференції. (Засідання Конференції є правомочними при участі в ньому не менше 2/3 обраного складу делегатів Конференції).

Голова пропонує затвердити регламент Конференції:

обрання мандатної та лічильної комісій;

твердження черговості і тривалості виступів;

визначення порядку і часу, необхідного для проведення голосування (в разі таємного голосування).

Регламент затверджується делегатами Конференції відкритим голосуванням.

Голова пропонує затвердити склад мандатної комісії
(В складі не менше 3 чол.). Відкрите голосування.

Голова пропонує затвердити склад лічильної комісії (у складі не менше 3 чол.). Відкрите голосування.

Мандатна комісія приступає до роботи відразу після обрання. У розпорядження мандатної комісії надаються протоколи зборів з обрання делегатів, що проводяться у вузі і його філіях.

Мандатна комісія обирає голову, секретаря комісії та оформлює це рішення протоколом. Протокол підписується головою, секретарем, членами комісії та завіряється гербовою печаткою вищого навчального закладу.

Після перевірки повноважень делегатів Конференції мандатна комісія складає протокол, який підписується головою, секретарем, членами комісії та завіряється гербовою печаткою вищого навчального закладу.

Голова мандатної комісії оголошує результати перевірки повноважень делегатів Конференції, які затверджуються відкритим голосуванням.

Після підтвердження повноважень делегатів Конференції голова пропонує перейти до порядку денного Конференції.

Після всіх виступів і обговорень делегати Конференції відкритим або таємним голосуванням приймають рішення з питань порядку денного Конференції.

Делегати голосують особисто, голосування за інших осіб не допускається.

Всі рішення Конференції (відповідно до Статуту вузу) приймаються простою більшістю голосів відкритим або таємним голосуванням при наявності не менше двох третин облікового складу делегатів.

Відкритим голосуванням приймається Статут вищого навчального закладу, зміни та доповнення до нього; колективний договір, зміни та доповнення і нього та ін. Підрахунок голосів проводиться обраної лічильною комісією.

Таємним голосуванням на Конференції обирається ректор вузу і члени Вченої ради вузу.

Для проведення процедури таємного голосування в спеціально відведеному місці встановлюються кабіни для голосування та урни для баллотіровочних бюлетенів, які опечатуються до початку голосування.

Лічильна комісія обирає голову і секретаря, це рішення оформляється протоколом, який підписується усіма членами комісії і завіряється гербовою печаткою вищого навчального закладу.

Лічильна комісія роздає делегатам Конференції під розписку баллотіровочние бюлетені, підписані головою Комісії з проведення Конференції та завірені гербовою печаткою вищого навчального закладу.

До підрахунку голосів голова лічильної комісії в присутності членів комісії погашає невикористані баллотіровочние бюлетені.

Члени лічильної комісії розкривають урни з баллотіровочнимі бюлетенями, проводять підрахунок голосів і складають протокол (протоколи) за підсумками голосування.

Після оформлення протоколу (протоколів) лічильна комісія запечатує баллотіровочние бюлетені в конверт (конверти), які підписуються членами лічильної комісії і опечатуються гербовою печаткою вищого навчального закладу.

Протоколи лічильної комісії за підсумками голосування оголошуються її головою і затверджуються делегатами Конференції відкритим голосуванням.

Голова оголошує про завершення роботи Конференції.

Перелік документів, які входять до складу справи Конференції

порядок денний Конференції,

протокол засідання Конференції з додатком листа реєстрації делегатів,

протоколи засідання мандатної комісії,

протоколи засідання лічильної комісії,

стенограма засідання Конференції,

матеріали до засідання Конференції,

протоколи засідань Комісії з проведення Конференції,

баллотіровочние бюлетені (в разі таємного голосування).

У разі виборів ректора на посаду до справи додаються:

документи кандидатів на посаду ректора вузу,

копія документів обраного ректора, спрямованих на утвердження в Рособразованіе.

У разі обрання Вченої ради вузу до справи додаються:

документи про висунення до складу Вченої ради.

3 Крім Конференції з виборів ректора на посаду, яку веде голова Комісії з проведення Конференції.