Журнал обліку трудових книжок - правила зшивання 2018-2019
Вимоги до ведення журналу обліку трудових книжок (законодавча база)
- журнал прибутково-видатковий з обліку бланків трудової книжки і додатків до них;
- журнал обліку руху книжок працівників.
Прибутково-видаткова книга, згідно з п. 41 Правил, заводиться для фіксації операцій з бланками, книга руху - для реєстрації операцій з трудовими книжками штатних співробітників при їх прийомі, звільненні і в процесі трудової діяльності в організації. Оскільки трудові книжки. бланки книжок та їх застосування зберігаються на підприємстві як документація суворої звітності, що розглядається нормативний акт приділяє особливу увагу порядку ведення журналів обліку трудових книжок.
Як прошити журнал обліку
Для того щоб прошити книгу обліку, будуть потрібні:
При оформленні згідно з додатком № 24 наказу № 76 заздалегідь пронумеровані листи проколюються шилом наскрізь по одній лінії в трьох місцях з боку палітурки. Нитки простягаються в отвори, що утворилися і зав'язуються на вузол. Кінці нитки підклеюються до останнього аркушу книги обліку за допомогою стікера, на якому має бути повідомлення про те, що зшито, пронумеровано та завірено печаткою стільки-то (вказується загальна кількість аркушів в підшивці) листів. Керівник компанії ставить свій підпис на зшивці. Принциповою відмінністю вимог до зшивці журналу обліку трудових книжок від правил зшивання більшості журналів обліку в кадровому діловодстві є необхідність скріплення місця прошивки журналу сургучною печаткою або пломбою.
Опломбування журналу обліку
Пломба - це металева пластинка або невеликий шматочок іншого пластичного складу. Опломбування журналів обліку дозволяє уникнути підміни аркушів книги або їх фальсифікації.
- можливість індивідуальної ідентифікації;
- разова дія;
- захист від недозволеного доступу;
- індикація розтину.
Як опечатати журнал обліку сургучем
Другий варіант фіксації зшивання журналу обліку, який встановлює постанову Уряду № 225, - сургучна друк. Найпростіший спосіб опечатати книгу подібним чином - звернутися до найближчого поштового відділення. Як правило, співробітники пошти не відмовляють в такому проханні, після чого роботодавець отримує сургучною друк з назвою міста та датою опечатування. Однак в даний час поштові відділення майже відмовилися від сургучу, замінюючи його іншими матеріалами, тоді як постановою № 225 ніяких інших матеріалів для друку, крім сургучу, не передбачено.
Інший спосіб, що дозволяє використовувати для опечатування сургуч, - замовлення індивідуального металевого або латунної друку і придбання сургучу в магазині канцтоварів або матеріалів для діловодства. Процес виготовлення печатки під сургуч повинен супроводжуватися виданням двох наказів по організації. Першим наказом затверджується макет майбутньої друку і призначається відповідальний за її виготовлення співробітник. Коли друк готова, видається другий наказ - про запровадження в дію сургучною друку, в якому потрібно встановити місце її зберігання, співробітників, що мають право користуватися печаткою, порядок використання, а також перелік документів, які підлягають опечатування сургучем.
Щоб книгу обліку опечатати сургучем, необхідно:
- Розплавити сургуч. Робиться це в жерстяній ємності на газовій / електричній плиті або спиртівці. Важливо сургуч розплавити до рідкого стану, але не перегріти, так як при перегріванні він починає вигоряти і википати.
- Розплавлений сургуч вилити або перекласти ложкою на підлягає опечатування поверхню.
- Дати сургучу трохи охолонути до в'язкого стану (щоб відбиток печатки був чітким).
- Докласти друк до сургучу, різко із зусиллям натиснути і прибрати.
Особа, відповідальна за ведення журналу обліку трудових книжок
Оформляти журнал обліку трудових книжок, працювати з ним і мати доступ до нього повинен обмежене коло співробітників. Як правило, наказом керівника в організації призначається відповідальна за ведення журналу обліку трудових книжок особа, а також співробітник, який замінює його під час відсутності. У великих організаціях відповідальним зазвичай призначають начальника відділу кадрів, в організаціях з невеликим штатом його функції може виконувати секретар або бухгалтер.
Перш ніж приступити до виконання своїх посадових обов'язків, відповідальний за ведення журналу обліку трудових книжок має:
- прийняти за актом наявні на підприємстві трудові книжки співробітників;
- прийняти за актом бланки трудових книжок і додатки до них;
Нюанси оформлення журналу обліку трудових книжок
Іншим актуальним питанням, що стосуються правил оформлення журналу обліку трудових книжок, є міра відповідальності організації, яка порушила зазначені правила. Згідно ст. 5.27 Кодексу України про адміністративні правопорушення, за невиконання норм трудового законодавства передбачений штраф:
- для організацій - від 30 000 до 50 000 руб .;
- для посадових осіб, індивідуальних підприємців та інших осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без організації юридичної особи, - від 1 000 до 5 000 руб.