Заява на видачу трудової книжки - копії, дубліката, зразок
В даний час внесені зміни в ТК РФ, які передбачають можливість надання оригіналу у виняткових випадках за письмовою заявою працівника.
Що говорить закон?
Порядок видачі трудової книжки та інших документів працівника регулюється ТК РФ.
У ст. 62 даного кодифікованого акту визначено, що співробітники можуть звертатися до роботодавця із заявою про їх надання. Працівник може отримати оригінал, копію того чи іншого документа, в тому числі трудової книжки, в залежності від своїх цілей.
У ст. 62 ТК Україна також визначено обов'язок працівника повернути оригінал протягом 3х робочих днів.
На роботодавця лежить відповідальність щодо належного запевненням копій документів.
Працівникові не може бути відмовлено у видачі трудової книжки, так як це буде суперечити положенням ТК РФ.
Крім того, всі документи, в тому числі і їх копії, передаються співробітникам на безоплатній основі.
У яких випадках потрібно такий документ?
Оригінал трудової книжки необхідний працівникові для оформлення пенсії.
У ТК Україна законодавець передбачив обмежені терміни користування нею. У працівника є 3 робочих дня, щоб скористатися трудовою книжкою. Потім її необхідно повернути роботодавцю. Підстави для продовження даного періоду не встановлені.
У більшості випадків працівникові потрібен не оригінал, а виписка з трудової книжки. Щоб отримати її необхідно також оформити заяву.
Виписка повинні бути завірена відповідно до вимог законодавства.
Вона може знадобитися в наступних випадках:
- оформлення кредиту;
- оформлення закордонного паспорта;
- надходження на заочну форму навчання;
- отримання субсидій.
Отримання на руки
Видача оригіналу трудової книжки на руки проводиться в двох випадках:
- звільнення співробітника;
- передача документа для надання в ПФР за заявою співробітника.
Факт отримання книжки може засвідчуватися в спеціальному журналі.
Для роботодавця не передбачено обов'язку ведення такого, але при його наявності можна вирішити багато суперечки.
У журналі необхідно відображати такі дані:
- ПІБ та посада працівника (можна вказати його табельний номер);
- дату і час видачі трудової книжки;
- розпис співробітника.
Слід пам'ятати, що співробітник зобов'язаний повернути трудову книжку після закінчення 3 робочих днів з моменту її отримання.
Замість журналу, можна брати з працівників розписку про отримання документа.
При втраті трудової книжки її необхідно відновлювати.
Якщо співробітник втратив документ в той момент, коли він був виданий йому роботодавцем, відповідальність за дане дію лежить на співробітника.
Такий працівник повинен написати заяву на відновлення трудової книжки і передати його роботодавцю. Останній протягом 15 днів готує дублікат.
У зв'язку з тим, що відповідальність за втрату лежить на самому працівнику, роботодавець не зобов'язаний вживати заходів до внесення всіх записів. Він робить тільки свою позначку.
Відсутню інформацію буде відновлювати сам співробітник.
Як скласти заяву на видачу трудової книжки?
Заява на видачу трудової книжки оформляється у вільному вигляді. На законодавчому рівні не затверджена єдина форма.
Сам роботодавець може розробити типовий бланк, який буде застосовуватися в рамках його компанії.
У заяві повинна бути відображена наступна інформація:
- дані про працівника (ПІБ та посада);
- мета видачі книжки;
- підпис і дата.
Загальні правила
Заява має бути оформлено в письмовому вигляді.
Заява на видачу трудової книжки обов'язково підписується заявником, робиться розшифровка і проставляється поточна дата.
Воно розглядає компетентним працівником, який відповідає за збереження трудових книжок.
Документ видається співробітникові під розпис у спеціальному журналі або ж з нього береться розписка.
Загальні правила видачі трудових книжок на короткий період можуть бути затверджені в рамках підприємства локальним нормативним актом.
Отримання для ПФР
Оригінал трудової книжки необхідно отримати для надання в ПФР.
Це потрібно, якщо співробітник продовжує свою трудову діяльність після досягнення пенсійного віку.
У ПФР надаються виключно оригінали трудової книжки поряд з іншою документацією.
Отже, як написати заяву на видачу трудової книжки? Необхідно уточнити розроблений чи типовий бланк в конкретній компанії.
Зразок може виглядати наступним чином:
Видача нової (дубліката) замість втраченої
Втрата трудової книжки може статися з вини працівника або роботодавця. Від цього буде залежати порядок відновлення інформації.
Якщо книжка була втрачена самим працівником, то саме йому належить звертатися до всіх роботодавцям для внесення необхідних даних. Коли книжка втрачена компаній, в якій в цій момент працює співробітник, вона займається відновленням всіх відомостей.
Якщо документ був втрачений працівником, він зобов'язаний передати заявою з проханням створити дублікат.
Роботодавець розглядає дане звернення і протягом 15 днів повинен завести нову трудову книжку і зробити в ній запис про трудову діяльність відповідного співробітника.
Зразок заяви виглядає наступним чином:
Куди звертатися, якщо змушують звільнятися? Відповідь - тут.
Про звільнення за станом здоров'я ви можете дізнатися тут.
Для іноземного громадянина
Законодавець не передбачив будь-яких специфічних правил з видачі трудових книжок для іноземних громадян.
Вони в загальному порядку оформляють заяву. Іноземні громадяни можуть отримати оригінал трудової книжки або витяг з неї на безоплатній основі.
Для родичів померлого співробітника
Трудова книжка може бути надана родичам померлого співробітника як вони заявили.
Документ передається після того, як заявник підтвердив наявність родинних зв'язків зі співробітником.
Як доказ таких можуть бути передані такі акти:
- свідоцтво про народження;
- свідоцтво про укладення шлюбу;
- паспорт;
- свідоцтво про усиновлення.
Форма заяви не затверджена законом. Бланк може бути розроблений на конкретному підприємстві.
Факт видачі трудової книжки засвідчується розпискою одержувача:
Видача довіреній особі
У ТК Україна немає поняття «довіреність». Чи не закріплена в даному кодифицированном акті і процедура видачі документа представнику.
Отримати трудову книжку за працівника третя особа може після його звільнення.
З моменту розірвання трудової угоди відносини між працівником і роботодавцем припиняються.
Довіреність на отримання трудової книжки повинна бути завірена нотаріусом. Після її передачі представник повинен написати розписку.
На закінчення хотілося б відзначити, що трудова книжка - важливий правовий документ. Вона зберігається у роботодавця і передається працівникові тільки у виняткових випадках.
Вкладиш до трудової книжки →