Webex - організація web-конференцій, pro technologies limited

Web-конференція забезпечує учасникам розширені можливості спільної роботи над документами, такі як:

• доступ до віддаленого робочого столу і показ робочого столу свого комп'ютера
• підтримка документів MS Office та інших програмних додатків
• чат і обмін повідомленнями
• цифровий запис конференції
• Керування опціями конференції через web-інтерфейс.

Web-конференція заснована на продукті WebEx ™ Meeting Center ™.

При числі учасників конференції до трьох - може бути використана Free ліцензія, що дуже зручно для невеликих груп.

Як працює web-конференція

Учасникам конференції не потрібно попередньо встановлювати програмне забезпечення на свої комп'ютери - установка необхідних модулів (відповідно до використовується браузером Інтернет) відбудеться автоматично при вході в конференцію.

Після запуску, у кожного користувача буде відкрито вікно програми WebEx Meeting Manager, в якому відображається показується доповідачем документ, список учасників, вікно обміну миттєвими повідомленнями, панель з відображенням web-камер.

Одночасно з показом візуального матеріалу, учасники можуть також спілкуватися в аудіо-конференції. При цьому, аудіо-конференція та web-конференція можуть бути використані як спільно, так і окремо, тобто незалежно один від одного.

У web-конференції існує 3 різних ролі: власник, доповідач і учасники.

Власник - організовує і запускає конференцію, має право керувати підключенням і відключенням учасників, призначати доповідачем будь-якого з учасників, передавати тимчасово свою роль іншим учасникам, а також завершувати конференцію.

Доповідач - демонструє під час конференції матеріали зі свого комп'ютера. Такими матеріалами можуть бути: презентації, документи, web-сторінки, вікна запущених додатків і дошки для малювання (whiteboards). Як більш універсальний інструмент, існує можливість продемонструвати вміст робочого столу доповідача. Крім цього, доповідач може розсилати файли іншим учасникам, влаштовувати опитування, надавати іншим учасникам доступ до управління своїм робочим столом або окремим вікном програми.

Учасники - виступають в конференції в основному в якості пасивних глядачів, проте навіть при цьому мають деякі можливості для інтерактивного спілкування. Учасник може попросити слово (або просто привернути увагу доповідача), подавши сигнал за допомогою «піднятої руки», може вимагати від доповідача віддалений доступ до показуваному документу, може брати участь в опитуваннях.

Приклади застосування web-конференцій

• проведення невеликих інтерактивних нарад

Під час проведення дистанційних нарад, в тому числі і за допомогою аудіо-конференції, часто потрібно не тільки донести до інших учасників аудиоинформацию, а й супроводити її візуальної підтримкою. Web-конференція дозволяє доповідачу демонструвати зі свого комп'ютера, наприклад, презентацію PowerPoint. На відміну від звичайного поширення файлу презентації між учасниками, використання Web-конференції гарантує, що учасники бачать і обговорюють саме той слайд, який показує їм доповідач.

• демонстрація програмного забезпечення

Продемонструвати нове програмне забезпечення, не передаючи його віддаленої стороні, можна, використовуючи функції показу додатків web-конференції. Доповідачем, в даному випадку, буде виступати учасник, який демонструє це ПО зі свого комп'ютера, а решта учасників будуть спостерігати вміст вікна запущеної програми. Крім цього доповідач може дозволити будь-кому з учасників віддалено попрацювати з програмою за допомогою віддаленого доступу.

• спільна робота над документами

Робочі наради часто бувають присвячені обговоренню та виправлення документів. Наприклад, це може бути обговорення тексту договору між юристами партнерів. У разі, якщо така нарада відбувається дистанційно, існує проблема збільшення кількості версій документа, пересилається поштою, за рахунок паралельного внесення правок різними учасниками процесу. За допомогою web-конференції можливо проводити правку єдиного документа прямо під час обговорення, передаючи права віддаленого доступу по черзі ініціаторам таких правок. В результаті, після такої спільної роботи всім учасникам може бути розісланий єдиний оновлений документ.

• проведення дистанційного навчання, web-оглядів

Можливості web-конференцій, такі як, показ презентацій, надання віддаленого доступу до документів та демонстрація вікон запущених додатків, особливо, якщо їх використання супроводжується аудіо-конференцією, можуть бути досить гнучко використані для проведення курсів дистанційного навчання. Додатковим функціоналом, який може бути корисний для підвищення ефективності таких сесій, є організація опитувань учасників, поширення між ними файлів, а також використання web-камер.

Функціонал web-конференції на основі WebEx дозволяє використовувати його, в деяких випадках, як засіб для надання дистанційній технічної підтримки. Наприклад, якщо в нашу службу підтримки звертається клієнт, якому потрібна допомога з налаштуванням програмного забезпечення на його комп'ютері, то фахівець підтримки може ініціювати з клієнтом web-конференцію, передати клієнту права доповідача і попросити його відкрити доступ до вікна потрібного додатку. Після цього, фахівець підтримки зможе налаштовувати і працювати з ПО, запущеним безпосередньо на комп'ютері клієнта, а сам клієнт буде спостерігати за процесом.