Вісім простих правил правильної постановки завдань, блог виталия Проніна
Погодьтеся, що постановка завдань - це один з найважливіших етапів в роботі керівника будь-якої ланки. Напевно, навіть найважливіший після планування.
Багато в чому від того, наскільки правильно будуть поставлені завдання, залежить те, наскільки буде досягнута поставлена мета.
Щоб правильно поставити завдання підлеглому, застосуєте вісім правил:
Якщо завдання не буде конкретної то ви не дізнаєтеся, що завдання виконане.
Мета повинна бути абсолютно чіткою. Так, як прийнято їх ставити у військових або у людей з технічною освітою. Мета обов'язково точна.
Точність - запорука того, що завдання, яке Ви даєте співробітникові, буде зрозуміле їм абсолютно чітко. Виключається неправильна, самовільна трактування. Тим самим Ви елементарно економите свій власний час. Адже, якщо Ви все пояснили абсолютно чітко, співробітник просто-напросто не заходитиме і перепитувати у Вас Ваше ж завдання.
2. Завдання має бути позитивною.
Вимагайте того, що хочете, а не того, чого не хочете отримати від підлеглого.
3. Перепитаєте, як підлеглий зрозумів завдання.
Після того, як Ви щось доручили співробітнику, не забувайте його запитати: «Зрозумів? Розкажи, як зрозумів. Що будеш робити? В якій формі (як) надаси звіт? За допомогою кого і чого виконаєш це завдання? »
Обов'язково перевірте розуміння підлеглим поставлених йому завдань. Після постановки завдання скажіть приблизно наступне: «Отже, підіб'ємо підсумки нашої зустрічі. Як ти зрозумів, що тобі необхідно сьогодні зробити? »І слухайте, слухайте, слухайте ...
Коли ви навчитеся слухати, то дізнаєтеся:
- що кожна людина по-своєму розуміє поставлені йому завдання, і тоді ви зможете своєчасно підкоригувати його розуміння;
- що людина не завжди хоче виконувати поставлене завдання, і це відбивається в його голосі і поведінці. В цьому випадку підлеглому необхідно пояснити, навіщо це потрібно робити, т. Е. Показати важливість виконання завдання.
Доручення повинно бути ЧІТКО сформульовано.
4. Обговоріть чіткі терміни.
Визначте конкретні терміни до яких поставлена задача повинна бути виконана.
Важливо! Обговорювати варто не тільки термін виконання того чи іншого доручення, але і рубежів точки контролю.
5. Дозволяйте співробітникам проявляти ініціативу.
Зверніть увагу, що не варто надавати підлеглим жорстких покрокових інструкцій і розписувати все до дрібниць. Якщо подекуди працівнику треба буде проявити ініціативу, самостійність, кмітливість, то це тільки збільшуватиме його мотивацію. Він буде відчувати свою відповідальність, а, значить, і значимість для компанії. Таким чином,
Ви даєте йому зрозуміти, що довіряєте йому як професіоналу, тим самим надаючи йому додаткову впевненість і бажання працювати.
6. Призначайте відповідальних.
Після постановки завдання спонукаєте підлеглого до негайної дії. Наприклад, скажіть: «Отже, завдання зрозуміле? Тоді вперед! »Енергійно встаньте і вкажіть жестом на двері. Часто людям не вистачає поштовху до дії. Керівник - каталізатор для своїх підлеглих.
Хочете бути лідером? Спонукайте до дії! Зробіть це прямо сьогодні.
8.Проконтроліруйте виконання завдання.
Кожна людина прагне до комфорту, і у кожного з нас своя зона комфорту. Коли ми ставимо завдання, то ми впливаємо на зону комфорту людини, і він починає чинити опір.
Підлеглий буде з повною відповідальністю ставитися до завдання тільки в тому випадку, якщо ви його дочекалися і запитали про виконання завдання в той же день. І так кожен раз.
Якщо ви один раз не запитали його про виконання завдання або зробили це із запізненням, то наступного разу підлеглий сприйме завдання як побажання. При зустрічі з підлеглим для перевірки виконання ним завдання почніть енергійно: «Ну, розповідай про свої сьогоднішні досягнення». Якщо ви зробите це саме з такою інтонацією - ви дасте підлеглому зрозуміти, що чекали виконання поставленого завдання.
По поведінці ви зможете судити про внутрішній стан підлеглого:
Ця інформація буде вам корисна для подальших дій у зворотному зв'язку.