Виконавець документа, відмінний секретар
Професійний блог Євгенії Кожанова
Що потрібно від виконавця?
Виконавцю потрібно всього-то
а) отримати документ
б) залишити секретарю документальне свідчення отримання (розписатися, відправити звіт про отримання електронного листа і т.п.).
Що потрібно від секретаря?
Секретар повинен довести документ до виконавця
і отримати документальне підтвердження того, що документ був переданий виконавцю.
Регламентування процесів - не обов'язково діловодства, всіх інших теж - придумано саме для того, щоб та чи інша діяльність стала для кого-то обов'язком. Внутрішньокорпоративний закон (локальний нормативний акт) підписується генеральним директором, і з цієї хвилини стає обов'язковим до виконання для тих, кому призначений.
Саме тому створюються Правила діловодства організації, Інструкція з діловодства та інші регламентуючі цей процес ЛНА. З того моменту, як співробітник під розпис знайомиться з інструкцією, він зобов'язаний її виконувати.
Тому тим секретарям, хто щодня веде кровопролитні бої з колегами на тему «хто повинен підписувати конверти» і тому подібні, можна порадити тільки одне: напишіть Правила і затвердите їх у директора. Так, доведеться докласти деяких зусиль, зате багато питань вирішаться самі собою.
Які документи потрапляють до виконавців?
Через руки секретаря щодня проходять десятки і сотні документів, які потім надходять до виконавців. В першу чергу визначимося, що це за документи. Це допоможе нам вибудувати зручну систему потоків.
- Вхідні листи з резолюцією керівника.
- Документи, що надійшли в організацію без супровідних листів. Це всілякі договори, доп.соглашенія, акти і так далі, які недбайливі секретарі поклали в конверт і відправили без супровідного листа. Сподіваюся, до моїх Новомосковсктелям це не відноситься 🙂
- Службові записки. проекти на погодження та інші внутрішні документи, що надійшли як по горизонтальній (від сусідніх структурних підрозділів), так і по вертикальній (від керівництва) лініях.
Наведений список універсальний. Можливо, у вашій організації він ширше.
Передача документів по електронній пошті
Дуже зручно відправляти документи на виконання по електронній пошті. Резолюцію керівника можна відтворювати вручну в тілі листа, а можна прикладати до листа скан-копію резолюції.
Передача документів вручну
А як бути, якщо документ не можна передати по електронній пошті? Це буває з різних причин. Наприклад, документ занадто товстий, щоб його сканувати. Або ж в ньому потрібно «жива» підпис виконавця. Тоді, як не крути, доведеться передавати пакет з рук в руки. Зробити це можна по-різному.
Зрозуміло, цей варіант вкрай зручний для виконавців, але настільки ж незручний для секретаря. Якщо ви його практикуєте, настійно рекомендую вам задуматися про те, щоб змінити ситуацію. Добре, якщо виконавців троє, а якщо тридцять? Як довго секретар буде відсутній на робочому місці, щоб обійти кожного, чи сподобається це керівнику? Рано чи пізно вона відвернеться на завдання свого директора, не встигне донести якусь терміновий лист і виявиться винною в невиконанні завдання. Як бачите, відповідальність за доставку документів силами секретаря занадто велика.
Документи забирає виконавець
З виконавцем не трапиться нічого страшного, якщо він підійде до секретаря або в канцелярію або ж відправить туди свого підлеглого. Саме це правило потрібно вводити в організації.
Фіксувати чи факт передачі документів виконавцю?
Кожен секретар відповідає на це питання для себе сам. Моя думка - фіксувати. Майте на увазі, що у такого підходу є істотний недолік: опис переданих документів вимагає часу.
При відправці документа по електронній пошті досить лише поставити галочку в потрібному місці, і до вас прийде звіт про доставку листа.
При передачі документів вручну справа йде складніше. Якщо ви зважилися фіксувати факт передачі документів, доведеться складати відповідний реєстр. Втім, він досить простий.
Приклад заповненого реєстру:
Наведена форма, звичайно, не є обов'язковою і ви можете змінити її під свої потреби. Наприклад, додати графу «час передачі».
Деякі секретарі ведуть цей реєстр в зошиті. Хтось набирає в комп'ютері і роздруковує. Я ж пропоную такий варіант: вести єдину електронну таблицю протягом усього року, щодня розкриваючи лише актуальну на сьогодні інформацію. Такий спосіб сильно полегшує пошук інформації. Якщо вам потрібно дізнатися, коли і кому було передано додаток до листа № .... не потрібно гортати зошит або перебирати всі листи. Досить просто ввести номер листа в рядок пошуку. Якщо вас зацікавив саме такий реєстр, пропоную вам його завантажити.
Image by imagerymajestic / www.freedigitalphotos.net
Добридень! Підкажіть будь ласка в такому питанні, ми працюємо за допомогою електронного документообігу та при цьому завжди друкували по три екземпляри вихідних листів. Зараз керівник поставив питання про скорочення кількості примірників до двох. Де це чітко прописано, чи маємо ми право так робити і відповідно до чого. Додам, ми орган виконавчої влади Уряду області.
Голос за 0 Голос проти Відповісти
3 років 20 днів тому
Поділитися через Twitter Поділитися через Google
Голос за 0 Голос проти Відповісти
3 років 16 днів тому