Відпуск товару зі складу, подвійна перевірка
У багатьох компаніях чому то до логістики відносяться мало не в останню чергу і фахівців з логістики навантажують десятком обов'язків часто зовсім не відносяться до логістики навіть в цілому. Спробуємо вас переконати, що сама по собі логістика це дуже складна тема і по можливості її слід навпаки довіряти не одному, а кільком логіста.
Загальні положення та цілі
- Ця інструкція узагальнює кращий досвід і встановлює порядок здійснення контролю при відборі товару з метою:
- недопущення помилок при відпустці товару клієнтам Компанії
- для уникнення повторного розтину сформованих вантажних місць для додаткової перевірки
- профілактики можливих зловживань матеріально-відповідальних осіб
- Дія цієї Інструкції поширюється на всі Підрозділи продажів, які здійснюють відвантаження товару клієнтам зі своїх складів.
Порядок здійснення контролю
- При обслуговуванні клієнтів на складі Підрозділи продажів в обов'язковому порядку проводиться подвійний контроль при відборі товару на складі.
- Подвійний контроль означає участь в процесі відбору двох співробітників складу:
- Відповідального комірника, який здійснює відбір товару з місць зберігання і формування вантажних місць;
- Штатного контролера складу, або, за відсутності такого в штатному розкладі, матеріально-відповідальної особи, призначеної наказом генерального директора відповідного підрозділу продажів (начальник складу, заступник / помічник начальника складу).
- Щоб не збільшувати час обслуговування, подвійний контроль проводиться безпосередньо в моменти відбору упаковок виробів з місць зберігання і формування вантажних місць.
Порядок формування вантажних місць
- Відбирається товар не обов'язково укрупнювати в місця для перевезення, якщо він передається з місця зберігання безпосередньо покупцеві, і той в свою чергу не наполягає на додатковій упаковці.
- В інших випадках, у тому числі при доставці продукції клієнту силами Підрозділи продажів або перевізника (при використанні найманої транспорту доставки), укрупнення в вантажні місця обов'язково.
- При формуванні місць для перевезення:
- Все що відбираються вироби до продажу упаковуються в збірні короби, мішки, пакети і т.п. на які накладаються м'які або спеціальні пломби, що виключають доступ до продукції без їх пошкодження.
- На м'яких пломби розписуються відповідальний комірник і контролер. Номери спеціальних пломб вписуються в транспортні документи.
Порядок прийому / здачі перевізником / експедитором
- Передача перевізнику неопломбованих місць для перевезення не допускається. Як виняток, можлива передача неопломбованих вантажних місць штатному експедитору або експедитору за договором, з прийняттям товару до перевезення за накладними.
- Водій, який прийняв до перевезення продукцію в опломбованих вантажних місцях здає продукцію покупцеві за рахунком вантажних місць і зовнішнім виглядом, а експедитор здає продукцію покупцеві за накладними.
Допоміжна інформація
Так само потрібно налагодити якісний документообіг. Створити систему при якій всі необхідні накладні, форми, довіреності, бланки були в належному вигляді оформлені. Непогано мати в запасі так само зразки накладних. Якщо ви займаєтеся безпосередньо перевезеннями і для вас відпустка - прийом товару є основним видом діяльності в компанії, то обов'язково варто заздалегідь опрацювати всі моменти стосуються втрати, пошкоджень продукції при доставці кінцевого споживача. Хто буде відшкодовувати збитки ви або клієнт, як ці моменти будуть описані в договорі. Чи будете ви накладати штрафи на перевізників \ експедиторів. Це здається не такою проблемою, до тих пір поки перші з них не з'являться.
Покупці бувають різні і часом трапляються на стільки важкі випадки, що прийти до спільного якому те згоди буде неможливо. Для цього варто підготувати і юридичні документи, скажімо так це врятує вас від немалих збитків, в разі якщо користувач ваших послуг виявиться прав. Додамо ще й те, що не варто гарантувати в договорах або інших документах 100% збереження і т.д. якщо ви не зможете в подібному випадку виконати свою гарантію.