Відкриті та закриті системи

Істотне проникнення у внутрішню будову організації забезпечується використанням системного підходу.

Розрізняють системи відкриті і закриті. Поняття закритої системи породжене фізичним науками. Тут розуміється. що система є самосдержіваемой. Її головна характеристика в тому, що вона істотно ігнорує ефект зовнішнього впливу. Досконалою системою закритого типу була б та, яка не приймає енергії від зовнішніх джерел і не дає енергію своєму зовнішньому оточенню. Закрита організаційна система має малу застосовність.

Відкрита система визнає динамічну взаємодію з навколишнім світом. Організації отримують свою сировину і людські ресурси з навколишнього світу. Вони залежать від клієнтів і замовників із зовнішнього світу, які споживають їхню продукцію. Банки активно взаємодіють з навколишнім світом, використовують депозити, обертають їх в кредити і в інвестиції, використовують отриманий прибуток для підтримання самих себе, для розвитку, для виплати дивідендів і сплати податків.

На схемі передбачає промислову організацію як відкриту систему (малюнок 1), можна бачити надходження матеріалів, робочої сили, капіталу. Технологічний процес створюється для переробки сировини в кінцевий продукт, який, в свою чергу, продається замовнику. Фінансові установи, робоча сила, постачальники і замовники, уряд - все є частиною оточення.

Ступінь розмежування відкритої чи закритої систем змінюється в рамках систем. Відкрита система може стати більш закритою, якщо контакти з оточенням зменшуються згодом. В принципі можлива і зворотна ситуація.

Малюнок 1 - Промислова організація як відкрита система

Відкритішою системи тяжіють до наростання ускладненості і диференціації. Іншими словами, відкрита система буде в міру свого зростання прагне до більшої спеціалізації своїх елементів і ускладнення структури, нерідко розширюючи свої кордони або створюючи нову суперсистему з більш широкими межами. Якщо ділове підприємство росте, то спостерігається значна його диференціація та ускладнення. Створюються нові спеціалізовані відділи, купуються сировина і матеріали, розширюється асортимент продукції, що випускається, організовуються нові збутові контори.

Всі системи мають вхід, трансформаційний процес і вихід. Вони отримують сировину, енергію, інформацію, інші ресурси і перетворять їх в товари і послуги, прибуток, відходи і т.п. Відкриті системи мають, однак, деякі специфічні риси, які необхідно знати тим, хто вивчає організації.

Одна з таких рис - це визнання взаємозалежності між системою і зовнішнім світом. Існує межа, яка відокремлює систему від її оточення. Зміни в оточенні впливають на один або кілька атрибутів системи, і навпаки, зміни в системі впливають на оточення. Зовнішнє середовище організації схематично представлена ​​на малюнку 2.

Малюнок 2 -Зовнішня середовище організації

Принципове значення для функціонування організацій має зворотний зв'язок. Відкритішою системи постійно отримують інформацію зі свого оточення. Це допомагає пристосуватися і дозволяє робити коректувальні дії щодо виправлення відхилень від прийнятого курсу. Тут під зворотним зв'язком розуміється процес, що дозволяє частину вихідної продукції отримати назад в систему у вигляді інформації або грошей для модифікування виробництва тієї ж продукції, що випускається або налагодження випуску нової продукції.

Потрібно враховувати і те, що організації укомплектовуються людьми. Очевидно, що при угрупованню видів діяльності і розподілі повноважень всередині будь-якої організаційної системи необхідно враховувати різні недоліки і звички людей. Це не означає, що організація повинна створюватися стосовно людям, а не на основі цілей і супутніх їх досягненню видів діяльності. Однак дуже важливим, часто стримуючим, для керівника фактором є те, які особи будуть працювати в організації.

Поведінка членів організації може розглядатися як її внутрішнє середовище. В організації постійно виникають проблеми, які можуть змінити її положення, і щоб всі її елементи діяли і були розумно скоординовані, необхідно безперервне надходження ресурсів. Виробничий апарат зношується, технологія застаріває, матеріали потрібно поповнювати, працівники звільняються. Щоб забезпечити життєздатність організації, ці ресурси необхідно, не перериваючи виробничого процесу, замінювати елементами рівній продуктивності.

Інші внутрішні проблеми виникають через недоліки взаємодії та скоординованості різних ділянок організації. Однією з причин того, що працівники йдуть, а акціонери не бажають вкладати свої заощадження, є незадовільність цих груп умовами праці і винагородою за участь в організації, і це невдоволення може стати сильним, що виникне загроза самому існуванню організації. Внутрішнє середовище організації схематично показана на малюнку 3.

Для організації характерний циклічний характер функціонування. Вихідна продукція системи забезпечує засоби для нового інвестування, що дозволяє повторювати цикл. Доходи, отримані замовниками промислових організацій, повинні бути досить адекватними для оплати кредитів, праці робітників і погашення позик, якщо циклічність стійка і забезпечує життєздатність організації.

Малюнок 3 - Внутрішнє середовище організації

Слід наголосити й на тому, що організаційні системи схильні до скорочення або розпаду на частини. Оскільки закрита система не отримує енергію і нові вкладення зі свого зовнішнього оточення, вона може з часом скорочуватися. На відміну від неї відкрита система характеризується негативною ентропією, тобто вона може реконструювати сама себе, потримати свою структуру, уникнути ліквідації і навіть вирости, тому що має можливість отримувати енергію ззовні в більшій мірі, ніж віддає назовні.

Приплив енергії та для запобігання ентропії підтримує деякий сталість обміну енергією, в результаті чого досягається відносно стабільне становище. Навіть не дивлячись на те, що існує постійний приплив нових вкладень в систему і постійний відтік, забезпечується певна збалансованість системи. Коли відкрита система активно переробляє вкладення в вихідну продукцію, вона виявляється, тим не менш, здатної підтримувати себе протягом певного часу.

Дослідження показують, що великі і складні організаційні системи мають тенденцію до подальшого зростання і розширення. Вони отримують певний запас міцності, що виходить за межі забезпечення тільки виживання. Багато підсистеми в рамках системи мають можливість отримувати енергії більше, ніж потрібно для виробництва своєї продукції. Вважається, що стабільність може бути застосовано до простих систем, але на більш складному рівні воно стає одним їх факторів збереження системи через зростання і розширення.

У міру зростання організації вищі її керівники змушені все більше передавати свої обов'язки по виробленню рішень вищим ланкам. Однак оскільки керівники вищого рівня відповідають за всі рішення, їх роль в організації змінюється: від вироблення рішень керівники вищого рівня переходять до управління процесами вироблення рішення. В результаті збільшення розмірів організацій призводить до необхідності поділу праці в сфері управління. Одна група - керівники вищого рівня - володіє первинними повноваженнями і несе відповідальність за визначення характеру системи управління організацією, тобто процесу, за допомогою якого повинні вирішуватися проблеми організації. Інша група керівників підпорядковується керівництву вищого рівня. Вхідні в неї люди є компонентами системи управління, а їх основний обов'язок полягає у виробленні рішень.

Відкриті системи домагаються застосування двох, часто конфліктуючих, курсів дій. Дії по подержанию збалансованості системи забезпечують узгодженість і взаємодія з зовнішнім оточенням, що, в свою чергу, запобігає дуже швидкі зміни, які можуть розбалансувати систему. Навпаки, дії по пристосовності системи до різних змін дозволяють адаптуватися до динаміки внутрішнього і зовнішнього попиту. Один курс дій, наприклад, орієнтований на стабільність і збереження досягнутого положення шляхом покупки, підтримання, перевірки і ремонту устаткування, набору і навчання працівників, використання правил і процедур. Інший курс зосереджується на змінах за допомогою планування, вивчення ринку, розвитку виробництва нової продукції і т.п. І те, і інше необхідно в інтересах виживання організації. Стабільні і добре оснащені організації, але не пристосовані до зміни умов, довго проіснувати не зможуть. З іншого боку, пристосовуватися, але не стабільні організації будуть не ефективними і також малоймовірно, що вони зможуть довго існувати.

Тенденції організаційних змін

Можна простежити три фази фундаментальних змін в організаціях, що відбулися в XX столітті і мають справді історичне значення. Перша фаза - відділення управлінських функцій від власників і перетворення управління в професію. Друга фаза - поява, починаючи з двадцятих років, командно-адміністративних організацій з вертикальною соподчиненностью і високим рівнем централізації рішень. Третя фаза - перехід до організацій з переважанням горизонтальних структур і зв'язків, що базуються на широкому використанні інформаційних технологій, спеціальних знань і системних методів прийняття рішень.

На порозі наступного століття відбувається кардинальний перехід від організаційної раціоналізації, заснованої переважно на накопичувальному досвіді, до всебічного застосування сучасних знань, інформаційних мереж і комп'ютерної освіти. Цей процес супроводжується цілим рядом капітальних перетворень. Активізується інтеграція в управлінні шляхом утворення асоціативних структур, альянсів різних типів, включаючи організації транснаціонального характеру. Набирають сили процеси комплексної реструктуризації, переходу до організацій з внутрішніми ринками, скорочення розмірів організаційних ланок, використання цільових груп, матричних структур і самообучающихся організацій.