Видалення прихованих і персональних даних при перевірці документів - служба підтримки office

В даній статті описано, як за допомогою інспектора документів в Word можна знайти і видалити з документів приховані відомості і персональні дані.

В цій статті

Пошук і видалення прихованих і персональних даних

За допомогою інспектора документів можна знайти і видалити приховані і персональні дані з документів Word. Інспектор документів має сенс запускати перед наданням спільного доступу до електронних копій документів Word, наприклад у вигляді вкладень в електронні листи.

Відкрийте документ Word, який потрібно перевірити на наявність прихованих і персональних даних.

Відкрийте вкладку Файл. натисніть кнопку Зберегти як і введіть ім'я в полі Ім'я файлу. щоб зберегти копію вихідного документа.

Важливо: Інспектор документів рекомендується запускати для копії документа, оскільки відновити вилучені їм дані можна не завжди.

У копії вихідного документа відкрийте вкладку Файл і натисніть кнопку Відомості.

Натисніть Пошук проблем. потім виберіть Інспектор документів.

У діалоговому вікні Інспектор документів встановіть прапорці для вибору типів прихованих відомостей, які потрібно перевірити.

Натисніть кнопку Перевірити.

Натисніть кнопку Видалити все поруч з результатами перевірки типів прихованих даних, які необхідно видалити з документа.

Приховані дані, видалені з документа, не завжди можна відновити за допомогою команди Скасувати.

Щоб видалити приховані відомості і персональні дані з документів, збережених у форматі OpenDocument Text (ODT), необхідно запускати інспектор документів при кожному збереженні документа в цьому форматі.

Типи прихованих і персональних даних

Приховані відомості можуть включати дані, які Word додає до документа, щоб над ним можна було спільно працювати з іншими користувачами. Вони також можуть включати відомості, навмисно помічені як приховані.

Документи Word можуть містити такі типи прихованих і персональних даних.

Примітки, позначки режиму виправлень, версії і рукописні примітки. Якщо документ був створений спільно з іншими користувачами, він може містити такі елементи, як позначки режиму виправлень, примітки, рукописні примітки або версії. Ці відомості дозволяють іншим користувачам дізнатися імена людей, які працювали над цим документом, отримати доступ до приміток рецензентів і до змін, внесених до документа.

Колонтитули і підкладки. Документи Word можуть містити дані в колонтитулах. Крім того, в документ Word може бути доданий "водяний знак".

Прихований текст. Документи Word можуть містити текст, відформатований як прихований. Якщо ви не впевнені, чи містить документ прихований текст, його можна виявити за допомогою інспектора документів.

Властивості сервера документів. Якщо документ був збережений на сервері управління документами, наприклад на веб-сайті робочої області для документів або в бібліотеці, заснованої на службах Microsoft Windows SharePoint, він може містити додаткові властивості або відомості про його розташування на сервері.

Призначені для користувача XML-дані. Документи можуть містити призначені для користувача XML-дані, що не відображаються в самому документі. Ці XML-дані можна виявити і видалити за допомогою інспектора документів.

Відомості, які знаходить і видаляє інспектор документів

В Word в інспектора документів відображається кілька різних інспекторів, що дозволяють знаходити і видаляти приховані і персональні дані, специфічні для документів Word. Список різних типів прихованих або персональних даних, які можна виявити і видалити з документів Word за допомогою інспектора документів, представлений в наведеній нижче таблиці.

Якщо в організації в інспектор документів були додані додаткові модулі інспекторів, можна перевіряти наявність в документах додаткових типів відомостей.