Управління знаннями вважаємо вигоди

Діагностика (аудит) - це оцінка поточного стану процес-сов і об'єктів з метою виявлення можливостей для подальших дій.

Аудит дозволяє отримати загальне уявлення про те, які знання є в організації. Він проводиться для того, щоб на основі отриманої інформації розробити план подальших дій. Провівши аудит, можна відповісти на наступні питання:

1. Де в даний час знаходяться знання в організації (де зберігаються або хто із співробітників ними володіє)
2. Де і як вони створюються?
3. Як вони систематизовані (якщо взагалі систематизовані)?
4. Наскільки ці знання корисні, актуальні і доступні?
5. Яка потреба компанії в знаннях?
6. Чи існує розрив між потребою в знаннях і тим, як вона задовольняється?
7. Які внутрішні і зовнішні джерела знань використовуються в організації?
8. Що перешкоджає поширенню і використанню знань?
9. Які методи і процедури застосовуються для поширення знань?
10. Які комунікаційні технології використовуються в компанії?
11. Якими можливостями поповнення своїх знань у своєму розпорядженні співробітники?
12. Як співробітники відносяться до обміну знаннями?
13. У яких процесах знання використовуються недостатньо ефективно?
14. Які методи і процедури дозволять оптимізувати процес обміну знаннями?
15. Наскільки ефективні технологічні рішення, впроваджені в організації?

Про аудит знань і інформації необхідно додати наступне:

Діагностика може проводитися до початку проекту, на першому його етапі, після його закінчення і потім періодично - для моніторингу ситуації. Її можна проводити в організації, в окремому підрозділі, в робочій або фокус-групі.
Критичним фактором успіху діагностики є початкове визначення її цілей. Приступаючи до діагностики, вам необхідно чітко усвідомлювати, для чого ви це робите. Правда, практика показує, що результати аудиту можуть, тим не менш, виявитися несподіваними.

Основні методи проведення аудиту

Ми виділяємо два основні підходи до проведення діагностики:

пошук нових можливостей для поліпшення поточної ситуації;
аналіз знань організації та пошук прорахунків в критичних для бізнесу знаннях для того, щоб поповнити їх за допомогою навчання - зовнішнього або внутрішнього, один у одного.

Для проведення аудиту можна використовувати опитувальники, тести, усні інтерв'ю, а також метод створення особливої комунікаційного середовища. Вибір методу залежить від багатьох факторів, зокрема, від того, явні чи приховані знання вам потрібно ідентифікувати.

Ознайомтеся з принципами успішного проведення аудиту за допомогою опитувальників, тестів та усних інтерв'ю.

Читаємо по карті: результати ідентифікації і їх візуальне уявлення

Часто трапляється так, що сам процес ідентифікації стає справжньою історією успіху, оскільки в ході його виявляються значні ресурси економії. Іноді отримані результати вже допомагають заощадити або ж виявляються нові резерви: наприклад, аудит ресурсів, розміщених в інтранеті великої фармацевтичної компанії, показав, що 70% запланованих дослідницьких робіт вже проводилося.

Результат аудиту найкраще представляти в вигляді карти знань та інформації.

Карта знань являє собою графічне зображення розташування знань та інформації, необхідних для роботи організації та її підрозділів. Вона показує можливість інтеграції роз'єднаних знань (прихованих і явних), що знаходяться в базах знань, в головах експертів, всередині компанії і навіть за її межами (у клієнтів, партнерів, постачальників). Це також інструмент, що надає можливість виявлення необхідних ресурсів і послуг, наприклад інформаційних, і доступу до них. Карти знань - це візуальне представлення інформації і знань в їх взаємозв'язку.

Основне призначення карт знань - вказати шлях, відповісти на питання «Де?». Вони створюються для вирішення як короткострокових, так і довгострокових завдань. При цьому, як вважає Томас Девенпорт. люди є основним джерелом і виступають інтеграторами знань, тому вони обов'язково повинні «бути присутнім» на картах.

Карти знань допоможуть вам:

скоротити час, що йде на пошуки ресурсів і джерел інформації і знань;
створити можливість оптимального взаємодії споживачів знань і інформації з їх носіями (наприклад, експертами) і джерелами;
забезпечити прозорість і доступність ресурсів;
створити цілісну картину ресурсної бази організації.

Особлива інструментальна цінність карт знань полягає ще і в тому, що вони дозволять вам побачити всі ресурси організації в їх взаємозв'язку, навіть якщо вони розрізнені, створені різними підрозділами та розроблені в різних форматах. Це особливо важливо для багатьох вітчизняних організацій, в яких інтранет і інші мережеві корпоративні сховища знаходяться поки на стадії розробки.

Об'єктами нанесення на карти є: документи, сайти, ресурси (наприклад, директорії, каталоги, бази знань), події, спільноти, експерти (імена та контакти).

Пам'ятайте, що карти знань призначаються для ефективної роботи користувачів - співробітників компанії. Тому не забувайте про п'ять основних факторах успіху карт знань:

відображуйте тільки «живі» об'єкти і постійно оновлюйте карти;
зображайте об'єкти наочно;
ваші карти повинні бути прості у використанні;
співробітники повинні знати, де знаходяться карти;
співробітники повинні вміти ними користуватися.

Карти знань розробляються не тільки за підсумками аудиту ресурсів. Такі карти - один з найбільш популярних інструментів, що застосовуються у світовій і вітчизняній практиці управління знаннями. Їх можна розробляти для різних цілей: навчання новачків, консолідації ресурсів, необхідних для виконання проекту, створення можливості для кращих комунікацій співробітників, візуалізації всіх ресурсів та інформаційних можливостей організації і т.д.

Мотивація співробітників до розкриття інформації та знань

Аудит знань і інформації неминуче вимагає участі всіх або більшості співробітників організації - незалежно від того, який спосіб проведення діагностики ви виберете. Фактично при проведенні аудиту знань виграють всі три організаційних «шару» компанії.

Вигоди для організації. стає відомий її потенціал - як минулий досвід самої компанії, так і індивідуальний досвід і знання співробітників.

Вигоди для керівників підрозділів. виявляється загальний потенціал підрозділів, а також невідомі раніше можливості співробітників. На основі цього можна планувати перерозподіл сил для більш ефективного використання ресурсів.

Вигоди для співробітників. з'являється додаткова можливість продемонструвати свої знання та проявити сильні сторони (наприклад, молоді співробітники привертають увагу до своєї кваліфікації, працівники зі стажем - до досвіду і численним зв'язкам, заслужені працівники - до своїх внутрішніх і зовнішніх зв'язків і можливостям).

У той же час для співробітників ці нові можливості не є очевидними, і вони можуть не захотіти розкривати свої знання, боячись втратити при цьому свою цінність.

Тому на етапі аудиту знань також слід звернути увагу на використання основних чинників мотивації, приділяючи особливу увагу інформуванню співробітників, залучення їх до процесу. створення умов для возникновени я у них пряму зацікавленість в тому, що відбувається.

Між небом і землею: створюємо комунікаційне середовище для виявлення прихованих знань

Створення особливої комунікаційного середовища, що сприяє виявленню знань та інформації, також є способом аудиту знань. З одного боку, таким чином ми створюємо середовище, в якій люди захочуть проявити свої досвід, вміння і знання, в тому числі приховані. З іншого боку, у такий спосіб ми надаємо співробітникам доступ до знань колег і корпоративному досвіду, сприяємо поширенню знань та інформації в організації. Одночасно створення енциклопедій і «жовтих сторінок» є хорошим способом з'єднання людей в організації.

«Жовті сторінки», енциклопедії експертні директорії - це інструменти виявлення корпоративних експертів як в області певних знань, так і в області виконання конкретних проектів; це спосіб створення комунікаційних каналів для спілкування з ними і можливість активно залучити співробітників в процеси управління знаннями.

Крім того, часто це єдина можливість познайомити велику кількість нових або просто не знають один одного (наприклад, працюють в різних містах або країнах) співробітників.

«Жовті сторінки» - це ще і спосіб об'єднати людей, залучити їх до загальні корпоративні процеси. Також це додаткова можливість для формування та розвитку корпоративної культури.

Саме тому багато організацій створюють подібні корпоративні інструменти.

Перш ніж почати розробку енциклопедії, ознайомтеся з основними принципами її успішної побудови.

Визначте, які основні завдання даного інструменту в вашій організації. Найчастіше енциклопедії створюються в тих випадках, коли співробітники територіально віддалені один від одного, але їм доводиться виконувати однотипні завдання. Наприклад, міжнародна компанія-вантажоперевізника має головний офіс в Цюріху, але активно розвиває бізнес в країнах СНД. При цьому співробітники, що працюють в різних країнах, майже не знайомі один з одним, незважаючи на те, що перед ними стоять схожі завдання.
Нехай співробітники побачать, яку користь принесе їм участь у створенні енциклопедії. Наприклад, усвідомлюють, що спілкування з колегами спростить виконання їх професійних завдань.
Віддайте сторінки енциклопедії в «власність» співробітників.
Не забувайте про формальну сторону: розробіть формат, створіть процедури оновлення, пошуку і т.д. Важливо, щоб сторінки було просто створити і так само просто оновити.
Поєднуйте формальну (обов'язкову для всіх) інформацію з неформальною, особистою інформацією співробітників.
Не забувайте про те, що без продуманих методів і технологій постійного застосування та оновлення ваш довідник дуже скоро може перетворитися в застарілу непотрібну директорію.

Експерти - професіонали в галузі управління знаннями пропонують свої рецепти успішної побудови і не менш успішного використання корпоративних «жовтих сторінок». Тому я також рекомендую розробляти свої корпоративні довідники, використовуючи загальноприйняті принципи, але не забувати про здоровий глузд і конкретних завданнях, що стоять перед вашою організацією.

Профілі знань співробітників

Концепція управління корпоративними знаннями організації

На підставі проведеного аудиту знань можна розробити документ під назвою «Концепція управління корпоративними знаннями організації». У ньому повинні бути заявлені основні принципи, положення, методики і інструментарій ефективної роботи зі знаннями в організації.

Обов'язково вкажіть в концепції наступне:

1. Основну термінологію управління знаннями, вже прийняту у вашій організації. Що організація розуміє під «управлінням знаннями», що означають для неї терміни «знання», «інформація».
2. Мета і основні завдання управління знаннями у вашій організації.
3. Що являють собою основні об'єкти і суб'єкти впливу управління знаннями.
4. Ролі та завдання співробітників (хоча б у першому наближенні) в процесах управління знаннями.
5. Основні процеси і процедури управління знаннями.

У перспективі, в міру подальшої розробки вашого проекту, ви зможете деталізувати концепцію, доповнивши її посадовими інструкціями для співробітників, залучених в процеси управління знаннями, а також показниками вимірювання та оцінки ефективності процесів, посібниками для користувачів щодо застосування різноманітних ресурсів та іншої корисної інформації.

Щоб прийнятий документ працював, важливо дотримуватися таких принципів:

він повинен бути включений в основні документи компанії;
виклад має бути коротким і доступним, формулювання - чіткими;
він повинен відповідати реаліям організації, щоб не було розбіжності між тим, що декларується, і тим, що відбувається в дійсності;
пам'ятайте про назву документа - ваша «концепція управління знаннями» повинна дійсно залишатися концептуальної. Тому не захоплюйтеся деталями, краще, якщо вся необхідна деталізація міститиметься в додатках до основного документа, розроблених підрозділами.

Кілька років тому був на тренінгу з управління знаннями у Марії Маринічевою. Всім рекомендую!

Думаю, що для управління знаннями зараз можна з великим успіхом використовувати технології Web 2.0 (контент, генерований користувачем) і Web 3.0 (контент, оцінюваний користувачем).

Добрий день, Ігор.