Управління своїм часом як все встигнути

Поради по організації навчання та життя

Для студентів Московського Політеху

Студентське життя зажадає від вас самостійності, вміння організовувати свій час і координувати зусилля інших людей. Ті з вас, хто приїхав з інших міст і отримав право жити в студентському містечку, відчують це особливо гостро. Але і для москвичів настає нове життя: ваші батьки, ваш декан, викладачі, куратори проектів - вважають вас дорослими людьми, здатними управляти своїм життям.

З першого семестру і до закінчення університету вас буде супроводжувати дисципліна під назвою "Проектна діяльність". Вона введена в навчальні плани саме для того, щоб ви навчилися планувати, організовувати себе та інших і доводити справу до кінця. За час навчання ви освоїте різні методології управління проектом, техніки тайм-менеждмента, генерації ідей, підготовки презентацій, а також придбаєте інші компетенції з області soft skills. А поки цього не сталося, ми пропонуємо вам скористатися кількома простими порадами і техніками, які допоможуть вам на першому етапі самостійної університетського життя.

Планування, організація, мотивація, контроль

Управління (або менеджмент) - це організація діяльності по ефективному досягненню цілей. Чим би ви не управляли, своєю підготовкою до сесії або проектною командою в сто чоловік, ви повинні виконати чотири обов'язкові функції: планування, організація, мотивація і контроль. Ці чотири слова вивчають в кращих бізнес-школах світу.

Планування - це проектування бажаного майбутнього, визначення цілей і шляхів їх ефективного досягнення. Перший крок до успіху справи - правильно сформовані цілі. Цілі мають бути конкретні (specific), вимірні (measurable), досяжні (attainable), значущі (relevant), співвідносні з конкретним терміном (time-bounded), скорочено - SMART. Слово smart в перекладі на українську означає «розумний», smart-мети - це розумні цілі.

Організація - це об'єднання ресурсів задля досягнення цілей. Важливо правильно розподілити ресурси (в тому числі час), послідовність виконання завдань, а якщо ви працюєте не один - то ще й розподілити завдання між членами команди.

Мотивація - це процес спонукання себе та інших до дії. Вона буває внутрішньої (самоповага, самовираження) і зовнішньої (умови праці, заробітна плата, просування по службі). Існує багато теорій мотивації, з якими корисно ознайомитися (теорії Абрахама Маслоу, Фредеріка Герцберга, Віктора Врума, Джона Адамса).

Контроль - це вимір фактично досягнутих результатів. Контроль включає в себе встановлення стандартів (це точне визначення результатів кожного етапу), вимір того, що було в дійсності досягнуто за певний період, порівняння досягнутого з очікуваними результатами і, нарешті, корекцію планів аж до перегляду цілей.

Управління своїм часом: як все встигнути

На першому курсі ви поринете в море нової інформації, з'явиться багато незвичних завдань і важливих справ. Може скластися відчуття, що ти весь час чогось не знаєш, мало запам'ятовуєш, і нічого не встигаєш. Потрібно вчасно принести довідки, отримати підручники і методички, зробити домашні завдання, виконати свою частину роботи по проекту. А адже іноді хочеться погуляти з друзями або сходити в кіно. Ось кілька порад:

А. Розділіть всі справи на важливі і термінові за методом Дуайта Ейзенхауера (американський генерал, 34-й президент США):

- важливі і не термінові (Priority Principle), наприклад завчасна підготовка розрахунково-графічних робіт, вивчення англійської, підготовка заявки на закордонне стажування. Ці справи в кінцевому підсумку мають найбільший вплив на життя людини в цілому, і при цьому саме їх завжди хочеться відкласти «на потім». Сюди входить все те, заради чого людина живе, його найбільш перспективні цілі і завдання, то, що надає сенс усього життя. Тому необхідно щодня нагадувати собі, встаючи з ліжка, що у вас є життєвий проект, і на нього треба витрачати час.

Г. Делите великі справи на частини ( «слона треба їсти по частинах»), знаходьте способи нагородити себе за зроблене діло.

Д. Бережіться прокрастинації - звички відкладати складні і важливі справи «трохи на потім», беручись спершу виконувати маленькі і не значущі справи або відволікаючись ненадовго на розваги. Це дуже поширене явище. Придумано багато способів боротися з ним, але найпростіші - це завжди складати план справ на день і слідувати йому, пам'ятаючи класифікацію справ по Ейзенхауера.

Проект - це комплекс взаємопов'язаних заходів, спрямований на створення унікального продукту або послуги в умовах часових та ресурсних обмежень. Іншими словами - справа, яку треба довести до кінця в строк. Деякі проекти можна реалізувати і в поодинці, але більшість вимагають командної роботи. Управління проектом, як і будь-яке інше управління полягає в плануванні, організації, мотивації і контролі.

Навчальні проекти в університеті складаються з чотирьох етапів: створення ідеї проекту (conceive), розробка до діючого прототипу (design), здача проекту замовнику або впровадження (implement) і отримання зворотного зв'язку від користувачів прототипу (operate). Це називається інженерну освіту за моделлю CDIO. У реальній практиці у проектів схожий «життєвий цикл» - від ідеї до експлуатації.

Найпростіша у використанні методологія управління проектами називається традиційної, каскадної йди методологією водоспаду. Вона використовується в тих випадках, коли ви заздалегідь можете досить точно описати мета проекту (як правило - у вигляді технічного завдання), уявити собі перелік завдань і термінів їх виконання. Свою назву ця методологія отримала від двох ключових способів планування проекту, про які ми вам розповімо нижче:

Мережевий графік - це спосіб описати завдання в їх зв'язку один з одним, з його побудови починається планування проекту. Щоб побудувати мережевий графік потрібно: 1. Записати перелік завдань в проекті; 2. Оцінити термін виконання завдань; 3. Виявити залежність одних завдань від інших. Після цього можна намалювати схему, де стрілка - це завдання, а гурток - контрольне подія, за яким ми визначаємо, що завдання виконане. Схема буде виглядати приблизно так:

Цю схему використовують для того, щоб визначити проміжні контрольні точки в проекті, зрозуміти, які завдання можна виконувати паралельно, які встановити проміжні контрольні точки. Крім того, вона дозволяє розрахувати критичний шлях - найдовшу ланцюжок завдань від початку проекту до завершення. Довжина критичного шляху - це мінімальний термін виконання проекту.

Як ви бачите, це дуже простий метод: по вертикальній осі ви передплачуєте завдання, по горизонтальній - терміни їх початку і завершення. До речі, при плануванні корисно залишати невеликі запаси часу між завершенням попередньої задачі і початком наступної. Така діаграма дозволяє і керівнику проекту і всій команді планувати і контролювати хід виконання проекту.

Описана модель управління проектом називається каскадом (водоспадом), тому що в ній завдання «випливають» одна з одною, так і діаграма Ганта схожа на гірську річку з порогами.

Не так важливо, як саме ви будете керувати проектом, стежити за дедлайнами і розподіляти завдання - головне регулярно вести цю роботу і користуватися засобами, зручними всім учасникам проекту. У сучасному світі, звичайно, зручно полььзоваться електронними системами - вони завжди з вами, де б ви не знаходилися.