Управління проектами в деталях, новини бізнесу

Що таке управління проектами?

Що ми маємо на увазі під фразою: «управління проектами»? Визначення цього поняття може скластися, якщо поєднати кілька складових: управління часом, ресурсами, завданнями, документами, персоналом, показниками і ризиками.

Кожна компанія схильна вести проектне управління по-своєму. Наприклад, для будівельної компанії і фірми, що набирає персонал набір завдань для досягнення мети буде абсолютно різний, а засіб для досягнення поставлених цілей різнитися в корені. Так само будуть відрізнятися і тимчасові інтервали досягнення мети, для деяких це будуть дні, для інших року.

Управління, має на увазі поетапне виконання поставленого завдання. Кожна компанія вирішує самостійно, які кроки їм необхідні і скільки їх буде. Але в основній масі можна виділити кілька основних етапів:

1. Формування концепції. Проект тільки починає народжуватися. Виглядати це може як начерк на папері або схематична діаграма на дошці обговорень.
2. Затвердження концепції. Проект починає переходити в стадію документування. Вже існує концепція і менеджер проекту або група учасників, керівна реалізацією, стверджує між собою і керівництвом - як це повинно виглядати в фіналі.
3. Створення технічної та робочої документації. Завдання затверджено, намічені плани, мета зрозуміла і досяжна. Тепер необхідно набрати робочу групу, задокументувати технічну сторону.
4. Управління. Документація створюється, робоча група працює. Менеджер повинен стежити за планами виконання, якістю роботи.
5. Стадія завершення і генерації показників. На даному етапі проект практично завершений і може вже генерувати якісь показники. Керівна група або менеджер починають оцінювати ефективність і цілісність.
6. Завершення або подальша експлуатація. Проекти можуть бути різними і якщо одні завершуються і залишаються в пам'яті тільки в паперовому вигляді, то інші можуть бути матеріальними і переходити в стадію експлуатації - подальшого використання.

Не всі проекти досягають свого завершення. Деякі припиняють своє існування після ходу реалізації або навіть на стадії концепції.

Але керувати проектами не так просто. Для цього існує безліч програмного забезпечення, яке допомагає реалізовувати задумане максимально ефективно і отримати стабільний розвиток компанії, не відволікаючись на дрібниці і незручності, що виникають по ходу реалізації.

Навіщо потрібно управління проектами?

Запитаєте, навіщо потрібно вести проекти, якщо співробітники і так непогано справляються зі своїми обов'язками? Кожен знає свою справу, робота кипить, а в графіку немає вільного часу на «іграшки».

Давайте розберемо роботу звичайного менеджера детально. Що він робить зі своїм часом, як він веде облік справ, які процеси протікають за його робочі нормо-години.

Кожен менеджер, намагається вести свій щоденник. Безліч завдань, зустрічей, розмов потрібно не просто зафіксувати, необхідно вичавити саму суть і потім зістикувати дані з проектом. Зазвичай, все відбуватиметься в одному з таск менеджерів, розкручених в мережі Інтернет, або вбудованих в стандартні програми операційної системи.

Менеджеру просто необхідно вести календар своєї діяльності. В іншому випадку, деталі будуть втрачені, знання пройдуть повз, а фінальний результат не буде яскравим. Та й правильно розпланувати свій робочий час не кожен зможе.

Системи управління проектами допомагають упорядкувати день, скомпонувати завдання, визначити мету, детально розпланувати навантаження.

Навіщо вам управляти проектами?

Навіщо на вашому підприємстві потрібно управління проектами? Кожен керівник повинен розуміти, які цілі ставить директор і як їх можна досягти, витративши мінімум ресурсів і уникнути всіх ризиків. Є шанс, що вас неправильно зрозуміють або не дослухавши, а якщо це задокументувати, то всім буде легше розуміти необхідний результат. Як можна уникнути ризиків, якщо про них ніхто не буде знати?

Управляти проектами потрібно, в іншому випадку ваше підприємство не буде розвиватися і рости. Але найбільше значення має не управління, а система, що об'єднує весь колектив в єдине ціле. Програма або інтерфейс, що дозволяє не відходячи від робочого місця поставити задачу або запевнити документ, взяти участь в нараді між колегами і визначити завдання на прийдешній місяць, скласти детальний план розвитку відділу або компанії в цілому, зробивши це так, щоб відразу дізналися всі співробітники.

Хто повинен керувати проектами?

Зазвичай для розвитку бізнесу створюється проектний відділ. Для ефективного керівництва необхідно поставити кілька менеджерів на різні напрямки бізнесу. Можна розібрати, наприклад, логістичну компанію.

Кожен з керівників буде відповідати за ввірену ділянку, і розвивати свій напрямок бізнесу. Ваша компанія вийде на новий рівень, і її зростання буде багаторазово прискорений.

Більш детальну інформацію по роботі в корпоративному середовищі і про те, що отримує менеджер, працюючи в системі управління, ви можете докладніше дізнатися за посиланням.

Менеджери стануть відповідати за ризики, ставити завдання вашим співробітникам, координувати їх дії, злагодити за ефективністю досягнення цілей. Проекти будуть виростати як нові поверхи будинку, розвиваючи компанію не тільки вгору, але і вшир.

Але без вашої участі нічого не вийде. Ви директор або керівник відділу, менеджер проекту не зможе вгадати ваші плани і бажання - цілі повинні задавати ви. Співробітники можуть ефективно управляти тільки в тому випадку, якщо керівництво розуміє, куди компанії необхідно розвиватися і що для цього потрібно.

Який результат дає управління проектами?

Розуміючи всі вигоди і переваги управління, можна задати останнє питання: «Що в підсумку ми отримаємо?»

Управління проектами - це командна робота співробітників, які розуміють, в якому напрямку розвивається компанія, керуючих ризиками, які координують дії один одного. Кожен відповідає за ввірений ділянку, приймає участь в житті компанії і мотивований на роботу. Це дає компанії потужний інструмент розвитку, а співробітникам систему планування діяльності.

Як управляти проектами?

Існує безліч систем управління проектами, всі вони гарні в своїй галузі і розроблені для різних видів діяльності. Але є й універсальні системи, що інтегруються на будь-яке підприємство і автоматизує їх діяльність. Наприклад, можна привести систему «Адванта» або Ms. Project