Уніфікація і стандартизація документів - студопедія

Основними напрямками вдосконалення державної системи документаційного забезпечення управління є уніфікація і стандартизація. Уніфікація і стандартизація сприяють раціоналізації управлінської діяльності, надаючи їй більш організований і впорядкований характер.

Уніфікація - це встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що створюються в процесі здійснення однотипних управлінських функцій і завдань, операцій по їх обробці, обліку і зберігання. Уніфікація проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і суміжним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки. Організаційне та методичне керівництво уніфікацією і стандартизацією документів, координацію відповідних робіт і контроль здійснює Росстат. Уніфікація управлінських документів передбачає уніфікацію складу документів, що створюються при вирішенні управлінських завдань, і уніфікацію форм документів.

Уніфікація складу документів організації - це відбір і закріплення комплексу документів, необхідних і достатніх для вирішення управлінських завдань (в результаті склад документів організації може бути значно скорочений).

Уніфікація форм документів - це відбір і закріплення в уніфікованих формах документів інформаційних показників і реквізитів, відповідних призначенню документів, і встановлення єдиних вимог до їх складання та оформлення. Результати уніфікації складу документів отримують закріплення в Табелі форм документів, а результати уніфікації форм документів - в альбомі форм документів, що застосовуються в діяльності організації.

Приблизний Табель форм документів - це перелік дозволених до застосування уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управління, з характеристикою їх юридичного статусу, етапів підготовки і проходження. У поточній діяльності організацій Табель виконує функцію довідника, що використовується організацією для документування управлінської діяльності, і що дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів із зазначенням всіх або основних етапів їх підготовки та оформлення.

Альбоми форм документів містять уніфіковані форми документів, включені в Табель, і закріплюють результати проведеної уніфікації, складу і форм документів організації за функціями управління. Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливостей їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях, на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності. Уніфікація зазвичай проводиться як попередній етап стандартизації, але може бути і самостійним видом діяльності.

Стандартизація - зведення в юридичну норму основних правил і вимог до розробки та оформлення управлінських документів. Завдяки стандартизації величезна маса документів створюється за одним і тим же правилам, швидше і легше сприймається одержувачами. Процес стандартизації здійснюється шляхом розроблення та затвердження стандартів.

Стандарт - це нормативний документ, розроблений зацікавленими сторонами на основі згоди з істотних питань, затверджений визнаним органом (або підприємством), що встановлює для загального і багаторазового використання правила, загальні принципи, характеристики, вимоги або методи, що стосуються певних об'єктів, і спрямований на досягнення оптимальної ступеня упорядкування в певній галузі.

Стандарт - нормативний документ, який представляє собою зразок, еталон (модель).

Існують наступні види стандартів:

1. ГОСТи - державні стандарти.

2. ОСТи - галузеві стандарти.

3. СТП - стандарти підприємств, установ, організацій та ін.

Стандарти розробляються і затверджуються ГосстандартомУкаіни.

Для документаційного забезпечення управління найбільший інтерес представляють стандарти: