У графі «виконувана робота з початку трудової діяльності» відображаються відомості про роботу в

Реферати >> Діловодство >> Діловодство в кадровій службі підприємства

Трудова діяльність записується в строго хронологічному порядку.

У графі «Які державні нагороди маєте» зазначаються відомості про нагородження орденами, медалями СРСР, Укаїни, іноземних держав, а також про присвоєння почесних звань. Записи здійснюються на підставі орденських книжок, посвідчень до медалей, наказах про нагородження.

У графі «Ставлення до військового обов'язку і військове звання» вказується відношення співробітника до військового обов'язку.

Особа, відповідальна за документальне забезпечення кадрової роботи зобов'язана:

- перевіряти при прийомі на службу у громадян перебувають в запасі військові квитки (тимчасові посвідчення замість військових квитків), а у громадян які підлягають призову на військову службу, посвідчення громадян підлягають призову;

- встановити, чи перебуває громадянин (громадянка), що приймається (а) на службу на військовому обліку;

- в разі відсутності у військовому квитку позначки про постановку на військовий облік [якщо він (вона) є військовозобов'язаним (ой)], направляти громадян в районний військовий комісаріат.

Анкета підписується і завіряється:

- надходять на роботу;

- співробітником відділу кадрів, відповідальним за документальне забезпечення, після звірки внесених в анкету відомостей з відповідними документами особи, що надходить на роботу;

Автобіографія - документ, що містить опис хронологічній послідовності основних етапів життя і діяльності прийнятого на роботу особи. Вона складається в довільній формі, без виправлень і помарок. В автобіографії повинні бути висвітлені наступні питання: прізвище, ім'я, по батькові, рік, число і місяць народження, отримана освіта (де, коли і в яких навчальних закладах), час початку трудової діяльності, причини переходу з однієї роботи на іншу, ставлення до військової обов'язку і військове звання, наявність урядових нагород, заохочень, відомості про сімейний стан і близьких родичів, дата складання автобіографії, особистий підпис.

Збереження автобіографії, заповненої вперше при оформленні на службу, є обов'язковою. Зміни, що відбулися за період роботи зміни або доповнення до автобіографії вказуються на окремому аркуші, підписуються співробітником із зазначенням дати і долучаються до первинної автобіографії. Виправлення в раніше складеної автобіографії не допускаються. У випадках великих змін біографічних даних співробітника від нього може бути затребувано оновлена ​​автобіографія, а стара міститься в розділ «Додатковий матеріал».

Автобіографії підписами посадових осіб і печатками не засвідчують.

Копії документів про освіту слід завіряти підписом співробітника відділу кадрів і печаткою при наявності пред'явленого оригіналу документа.

Доповнення до особової справи - документ, в якому фіксуються відомості про роботу з посиланням на накази по особовому складу. При записи службових переміщень з пониженням обов'язково вказуються причина цих переміщень в графі «Причина звільнення» ( «Призначено зі зниженням в атестаційному порядку»).

Даний документ заповнюється відділом кадрів після видання наказу про зарахування на роботу, посадовими особами не підписується.

Надалі до особової справи підшиваються документи виникають в процесі службової діяльності співробітника:

- атестаційні листи оформляються відповідно до наказів керівника підприємства;

- уявлення до переміщення по службі складаються безпосереднім керівником співробітника, переміщуваного по службі;

- копії (ксерокопії) документів про затвердження на посаді;

- інші додаткові матеріали.

Особиста справа ведеться протягом всієї роботи співробітника на підприємстві.

Співробітник, відповідальний за документальне забезпечення кадрової діяльності, приймає від вступника на службу документи (анкету, автобіографію і ін.), Перевіряє повноту їх заповнення і правильність зазначених відомостей відповідно до пред'явлених документами.

Особові справи враховуються як документи «Для службового користування», реєструються в «Книзі (журналі) обліку особистих справ», яка передбачає такі графи: порядковий номер справи, прізвище, ім'я, по батькові співробітника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку.

Після звільнення співробітника його особиста справа вилучають із папки і оформляється для передачі на зберігання.

Особові справи можуть видаватися для ознайомлення тільки співробітникам, певним керівником підприємства.

При роботі з особистою справою, виданими для ознайомлення, забороняється проводити будь які виправлення в раніше зроблених записах, вносити в нього нові записи, витягувати з особової справи наявні там документи або поміщати в нього нові і розголошувати містяться в ньому конфіденційні відомості.

Під час вилучення будь-яких документів з особової справи особа, відповідальна за ведення особистих справ, зобов'язана зробити у внутрішній опису відповідний запис.

У відділі кадрів особисті справи зберігаються тільки на працюючих співробітників. Для зберігання слід використовувати сейфи і конторські шафи, в яких особисті справи розташовуються по порядку номерів. Шафи або металеві сейфи повинні замикатися на замок і опечатуватися.

Особові справи звільнених співробітників зберігаються в архіві в алфавітному порядку.

Складання номенклатурних справ. Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номенклатура справ відділу кадрів складається його керівником, погоджується з архівом і затверджується його керівником.

При складанні номенклатури слід керуватися типовими і зразковими номенклатура справ, типовим і відомчим переліками документів зі строками зберігання, Основними правилами роботи відомчих архівів (М., 1986).