Тайм-менеджмент на microsoft outlook

Гліб Ніжині розповідає про те, як планувати свій час за допомогою простої програми Outlook. Прості інструменти для того, щоб розставляти пріоритети і встигати все.

Жорстке і гнучке планування

Зазвичай вважають, що управління часом - це планування, причому планування жорстке. Наприклад: «О 8 ранку - подвиг, в 9 - разгонка хмар». І справедливо обурюються: «Як я можу планувати, якщо все навколо так швидко змінюється?»

Дійсно, ми можемо призначити точний час виконання дуже небагатьом завданням. Як правило, це тільки зустрічі, презентації, семінари, і тому подібні заходи із заздалегідь відомим точним часом початку.

Решта завдань як правило мають більш «гнучкий» характер - час їх виконання ми призначаємо, як то кажуть, «по ситуації». Ці завдання також можна і потрібно планувати, важливо робити це грамотно.

Для жорсткого та гнучкого планування в Outlook передбачені дві різні сутності:

Зустріч, створювана в розділі «Календар», що має прив'язку до конкретного жорсткого часу виконання - «П'ятниця, 15.00». Завдання, створювана в розділі «Завдання», що має лише «Термін виконання», тобто дату, до якої необхідно виконати завдання.

Зустрічі дають зручний огляд «жорсткої», пов'язаної з лінійним часом, «Хроносом», частини вашого плану дня або тижня. Завдання - огляд всіх «гнучких», прив'язаних до «Кайрос», справ. При цьому завдання можна групувати, сортувати і розфарбовувати найрізноманітнішими способами, що дозволяє легко контролювати всі безліч справ.

Стандартний спосіб побачити всі ваші завдання - перейти в розділ «Завдання», натиснувши відповідну кнопку на панелі навігації (стрілка 1).

Рекомендую використовувати інший, більш тонкий спосіб доступу до завдань. Це панель завдань в «Календарі». Виглядає вона так:

Завдяки цій панелі ви можете бачити одночасно і розклад ваших зустрічей на день або тиждень (на малюнку ліворуч), і ваші завдання (на малюнку праворуч). Таким чином на одному екрані зручно об'єднуються два види планування: жорстке (зустрічі) і гнучке (завдання).

Зустрічі в Календарі зліва можна створювати, просто виділивши мишкою потрібний час і вписавши назву зустрічі. Для створення завдань зверніть увагу на стрілку 1 - вона вказує на невелике поле з сірої написом «Клацання додасть елемент Завдання». Зробивши на цьому написі подвійний клік мишею, ви створите завдання. Потренуйтеся в створенні зустрічей і завдань.

Як налаштувати відображення календаря з панеллю задач:

Зайдіть в розділ «Календар».

У меню «Вид» виберіть пункт «Робочий тиждень». Календар набуде такого вигляду, як на рис. ... - по горизонталі дні, по вертикалі годинник.

В цьому ж меню виберіть пункт «Список завдань». Праворуч від календаря з'явиться панель задач.

Якщо вам потрібно побачити в календарі не весь тиждень, а тільки сьогоднішній день, в меню «Вид» замість «Робочий тиждень» виберіть пункт «День».

Якщо ви хочете змінити колір календаря, точність тимчасової сітки, кількість днів у «Робітничій тижня» - все це можна зробити в меню Сервіс / Параметри / Налаштування / Параметри календаря.

Тонкі способи роботи з нагадуваннями

Створюючи завдання в Microsoft Outlook, ми бачимо багато різних параметрів - термін виконання, відсоток готовності, і т.д. Багато з цих параметрів вам знадобляться порівняно рідко.

Найчастіше при створенні завдань використовують оповіщення, «напоминалку». Коли ви задаєте термін виконання завдання, Outlook автоматично «дізнається», що в цей день вас потрібно оповістити вистрибнув у окремому віконці «напоминалку». За замовчуванням оповіщення з'явиться в той же день, на який заплановано термін виконання завдання, в 9 ранку.

Якщо завдання досить велика і складна - рекомендую встановити сповіщення на деякий час раніше терміну виконання завдання. Подивіться на нижченаведений малюнок (створення завдання «Підготувати звіт»):

Зверніть увагу, термін виконання завдання - до ранку четверга, в поле «Термін» (стрілка 1) виставлений четвер. А ось нагадування ми встановили на середу. Таким чином, в середу вранці Outlook нагадає нам про необхідність підготувати звіт, і ми зможемо почати виконувати це завдання, або запланувати її на якусь конкретну час в «Календарі».

Не зловживайте оповіщенням, використовуйте їх тільки для завдань, дійсно прив'язаних до певного дня. Інакше кожну годину у вас будуть з'являтися все нові і нові дзвінкі нагадувалки, а ваш робочий день буде заповнений в основному нажиманием кнопки «відкласти».

Зменшити кількість сповіщень допомагає проста техніка: планування по реперних точок. Репер, від французького «орієнтир» - поняття з артилерії. Це деяка помітна точка на місцевості, наприклад водокачка, високе дерево, від якої відраховується напрямок при стрільбі. Якщо є такий помітний орієнтир, життя істотно полегшується: не потрібно обчислювати, які координати у ворожого танка, лейтенанту-розвіднику досить повідомити на батарею по рації, наскільки правіше / лівіше або далі / ближче взяти від репера.

Розстановка пріоритетів: найважливіше - червоним!

Один з головних секретів успішного управління особистим часом - грамотна розстановка пріоритетів. У будь-якому списку завдань виділяйте головне, і починайте саме з головного - ось головне правило в цій справі. Microsoft Outlook дозволяє цей процес автоматизувати і зробити більш зручним.

Створіть в Outlook кілька завдань, про які вам необхідно пам'ятати. наприклад:

Петров: перевірити готовність звіту У банку: оплатити домашній інтернет Проект А: підготуватися до зустрічі Зробити презентацію по новому продукту

Рекомендую почати з середньострокових завдань, тобто таких, які потрібно виконати в найближчі кілька тижнів. Якщо ви активно користуєтеся паперовим щоденником, не рекомендую відразу намагатися "перестрибнути" з нього на Outlook. Залиште поки короткострокові зустрічі і завдання в щоденнику, а ось середньострокові створюйте в Outlook. Тим більше що саме із середньостроковими завданнями Outlook справляється набагато краще щоденника.

Надалі ми будемо розбирати все техніки планування часу за допомогою Outlook на одному великому управлінському «кейсі». Щоб нікому з представників різних галузей і професій не було прикро, візьмемо в якості головного героя добре всім відомого менеджера - Остапа Бендера з «Золотого теляти». Типовий менеджер середньої ланки: кілька підлеглих (Козлевич, Балаганов і Паніковський), великий складний проект (розкуркулення Олександра Івановича Корейко), багато дрібної «плинності», необхідність створювати баланс роботи та особистого життя (Зося Синицька), і т.д.

Невпорядкований список завдань, складений для Остапа Бендера на момент в'їзду в місто Чорноморськ, ви можете побачити на малюнку:

Як тільки ви внесете перші 10-15 завдань, орієнтуватися в них стане складно. Тому важливо відразу почати розставляти пріоритети: виділяти найбільш значущі завдання, щоб, згідно з принципами тайм-менеджменту, починати роботу саме з них.

Пріоритезувати список завдань для Остапа Бендера ви можете бачити на малюнку:

Пріоритезувати список завдань на «Панелі задач»

Якщо при створенні завдання ви вибирали «Важливість - висока», то Outlook буде за замовчуванням виділяти цю задачу більшим і красивим шрифтом (на пріоритезувати завдання вказують стрілки). Якщо завдання втратила актуальність - ви знімаєте з завдання «Високу» важливість, і завдання повертається до звичайного шрифту і кольору. Таким чином, Outlook допомагає вам структурувати вашу увагу, відразу бачити в списку завдань головне, не розсіюючись на дрібниці.

Ми вирішили управлінське завдання: концентруватися на пріоритетному. Розберемося тепер, як розв'язати цю проблему технічно, тобто що потрібно зробити в налаштуваннях Outlook, щоб отримувати гарний пріоритезувати список завдань.

Як налаштувати користувальницький уявлення. Правила автоформатирования

«Налаштувати призначене для користувача представлення» означає - спонукати Outlook показувати вам завдання згрупованими, відсортованими і розфарбованими саме так, як вам хочеться.

Для ефективної роботи з Outlook потрібно знати всього два слова і п'ять кнопок. Два чарівних слова - «користувача уявлення» і «користувача поле». Про п'яти кнопках - трохи далі.

Користувача уявлення - це якийсь погляд на ваш список завдань, можливість представити ваші завдання саме так, як хочете ви. Тобто згрупованими за змістом, розфарбованими в різні кольори, впорядкованими за алфавітом або датою, і т.д. Оскільки для Outlook Ви - користувач, то і налаштоване вами уявлення називається «призначеним для користувача», на відміну від стандартних уявлень, вже закладених в Outlook.

Можливість побачити наші пріоритетні завдання розфарбованими і відображеними великим шрифтом - це якраз приклад користувальницького уявлення. Давайте на цьому прикладі розберемося, як налаштовувати зручне вам уявлення.

1. Клацніть правою кнопкою миші на сірій написи «Панель задач» в панелі завдань (стрілка 1).

2. В меню оберіть пункт «Змінити поточне подання» (стрілка 2).

Ми увійшли в те місце, де ми можемо змінювати поточне подання панелі завдань. Перед собою ви бачите таке меню:

Ось вони, ті самі 5 кнопок, які потрібно знати для ефективного управління Outlook. Кнопок тут більше, але нам потрібні не всі. Зараз ми освоїмо одну кнопку, автоформат, з іншими розберемося пізніше. Налаштуємо відображення пріоритетних завдань червоним кольором.

Натисніть в списку правил кнопку «Додати» (стрілка 2). У списку правил з'явиться нове правило (стрілка 3), спочатку що називається «Без імені». Назвіть це правило «Пріоритет» (просто впишіть назву правила на місце слів «Без імені»).

5. Кожне правило складається з двох компонентів: Умова і Шрифт (стрілка 4). Умова - це той параметр завдання, бачачи який, Outlook виділяє завдання відповідним шрифтом (а також кольором, курсивом або напівжирним, і т.п.) Щоб визначити наше правило «Пріоритет», нам потрібно в параметрі «Шрифт» задати той колір, в який ви хочете бачити розфарбованими пріоритетні завдання; як «Умови» задати перевірку завдання на те, що у неї параметр «важливість» дорівнює «висока».

6. Натисніть кнопку «Шрифт» і виберіть, яким шрифтом Outlook повинен розфарбовувати для вас пріоритетні завдання. На рис. для цього обрано шрифт Verdana, напівжирний курсив, 11 пунктів (тобто трохи більше, ніж звичайні завдання, які відображаються шрифтом 8 пунктів), червоного кольору.

Вибір шрифту, яким будуть розфарбовані ваші завдання.

7. Закрийте вікно вибору шрифту, натиснувши «ОК». Тепер натисніть кнопку «Умова» (стрілка 4). Тут ви скажете Outlook-у, які саме завдання ви хочете бачити розфарбованими червоним напівжирним курсивом. При натисканні кнопки «Умова» з'явиться меню, зображене на рис .:

Вибір умови для відбору розфарбовувати завдань

8. У цьому меню виберіть вкладку «Додатково», на ній кнопку «Поле», в меню пункт «Всі поля завдання», в ньому підпункт «Важливість». Виглядає це так:

Вибір параметра завдання, який підкаже Outlook-у її розфарбувати.

9. Встановіть значення поля «Важливість», при якому Outlook буде розфарбовувати відповідне завдання червоним. У нашому випадку це «Важливість - одно - висока» (стрілка 1). Натисніть кнопку «Додати до списку» (стрілка 2) і «ОК» (стрілка 3), потім знову «ОК» в меню «Автоматичне форматування» і «ОК» в меню «Налаштування уявлення».

Установка значення параметра, при якому Outlook буде розфарбовувати завдання

Тепер відкрийте одну з ваших завдань в панелі завдань, і встановіть параметр «Важливість - висока» (стрілка 1). Натисніть «Зберегти і закрити» (стрілка 2).

Установка параметра важливості в завданні

Якщо все в кроках 1-8 зроблено правильно, виділена вами як «Важлива» завдання в списку завдань виділиться вашим красивим шрифтом:

Список завдань з запущеним правилом автоформатирования «Найважливіше - відображати великим напівжирним курсивом»

Щоб відпрацювати навички настройки уявлень, ви можете зробити наступні вправи:

Вправа 1: налаштуйте правило автоформатирования, що змушує Outlook розфарбовувати непріоритетна завдання в сірий колір.

Вправа 2: налаштуйте правило автоформатирования: «Завдання, до терміну виконання яких залишилося менше тижня - виділяти синім кольором».