Супровідної відомості до сумки

Коли відбувається переміщення готівки з каси підприємства в банківську організацію, використовується документ під назвою «супровідної відомості до сумки». Під «сумкою» мається на увазі спеціальний інкасаторський чемоданчик, в якому зберігається готівка з моменту отримання її з каси підприємства і до передачі до кредитної установи.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк супровідної відомості до сумки .xls Завантажити зразок заповнення супровідної відомості до сумки .xls

Коли і ким складається відомість

Відомість заповнює фахівець бухгалтерського відділу підприємства перед приміщенням грошей в інкасаторську сумку. Після складання документ також вкладається в неї і витягується тільки разом з фінансами.

Навіщо потрібна відомість

Даний документ дозволяє чітко зафіксувати суму, що перевозиться з каси організації в банк, забезпечує її недоторканність і безпека.

У разі, якщо при прийнятті грошових коштів від інкасатора, дані з відомості не збігатимуться з практично наявної готівкою, відповідальність за недостачу упадає безпосередньо на виконавця послуги (тобто інкасатора).

Порядок застосування супровідної відомості до сумки

Відповідно до закону банківські установи зобов'язані приймати готівкові кошти від організацій при наявності наступних супровідних документів:

Інкасаторська сумка заповнюється матеріально-відповідальною співробітником юридичної особи (касиром або бухгалтером), який також оформляє і супровідну відомість. При цьому сумка повинна бути запечатана таким чином, щоб пломбу неможливо було порушити без явних прикмет спроби злому. Відомість вкладається всередину інкасаторської сумки, а накладна і квитанція, які також входять в комплект супровідної документації, залишаються зовні.

Як скласти і оформити супровідну відомості до сумки

Даний документ має уніфіковану форму під кодом ОКУД 0402300, обов'язкову до застосування. Вона включає в себе всі необхідні дані.

інформацію про компанію та кредитну установу, в яке переправляються гроші,
номера рахунків,
транспортується суму з розбивкою її по банкнотах,
джерело приходу грошових коштів,
дату переміщення.

Також у відомості міститися оригінали підписів відповідальних осіб:

клієнта,
бухгалтерського працівника
і касового співробітника банку, який займається прийомом сумки з точно прописаної в відомості сумою.

Скільки примірників має відомість

Відомість пишеться в трьох примірниках (під ними мається на увазі сама відомість, накладна і квитанція):

перший з яких кладеться разом з грошима в інкасаторський чемоданчик,
другий передається працівникові кредитної організації (він повинен бути обов'язково завізований печаткою інкасатора),
третій залишається в бухгалтерії компанії, яка переправляє гроші з каси в банк.

Остання копія повинна бути засвідчена автографом інкасатора, в подальшому цей документ служить підставою для внесення необхідних відомостей в касовий журнал фірми.

Слід зазначити, що найкраще відомість заповнювати через спеціальну копіювальний папір, в такому випадку всі екземпляри будуть абсолютно ідентичні, не кажучи вже про те, що це дозволить заощадити деякий час.

Як бути якщо в документі допущені помилки

Відомість належить до документів суворої звітності, тому до її заповнення потрібно ставитися вкрай скрупульозно, намагаючись уникати будь-яких неточностей і помилок. Виправлення у відомості неприпустимі, тому, якщо будь-які помилки все ж сталися, слід оформити новий бланк документа.

Зразок складання супровідної відомості до сумки

Спочатку вгорі пишеться:

номер інкасаторської сумки, до якої додається відомість,
дата складання документа (вона повинна відповідати даті передачі грошей з компанії в банківську установу).

Потім заповнюється графа «Від кого». Тут вказуються реквізити відправника грошей (якщо це відповідальний співробітник підприємства, слід внести його посаду, прізвище, ім'я, по батькові, а якщо гроші передаються через інкасатора - то досить вписати повну назву організації, гроші якої транспортуються).

У рядок під назвою «Дебет» вноситься номер банківського особового рахунку одержувача, в рядок «Кредит» - номер його розрахункового рахунку. Трохи нижче вказується ІПН одержувача і ще раз номер рахунку.

Наступне, що потрібно вписати в документ:

назви банку-вносителя і банку-одержувача перевезеної готівки,
вказати їх БИК (банківський ідентифікаційний код),
а також суму (прописом) і джерело, з якого були отримані кошти.

У відповідні комірки праворуч ще раз вноситься:

сума (тепер уже цифрою),
символ надходження (мається на увазі код джерела надходження - при ускладненнях за цим параметром можна проконсультуватися у фахівця банку),
розбивка суми в залежності від коду джерела (якщо гроші були отримані різними шляхами).

На другій стороні бланка відомості дається опис здаються грошових коштів. Тут розписується:

кількість банкнот, в залежності від їх номіналу
і сума по кожному рядку (обчислюється шляхом множення значення з першої графи на значення другої).

На завершення відомість повинна бути підписана всіма відповідальними співробітниками, задіяними в транспортуванні грошових коштів.