Стаття - організація як відкрита система-характеристика її внутрішнього і зовнішнього середовища
3. Внутрішнє середовище організації та її елементи .............................. 10
4. Зовнішнє середовище організації ................................................... ..12
5. Закриті та відкриті типи систем .......................................... ..13
7. Список використаної літератури .......................................... 18
Будь-яке підприємство як організована система знаходиться в стані постійного обміну з зовнішнім середовищем, забезпечуючи тим самим собі можливість виживання. Природно, ці моменти повинні бути предметом постійної уваги з боку менеджера. Внутрішнє середовище містить в собі потенціал, необхідний для функціонування організації, має не тільки свої сильні сторони, але і слабкі. Тому внутрішнє середовище в той же час може бути джерелом проблем для організації і навіть її загибелі.
Якась група повинна відповідати декільком обов'язковим вимогам, щоб вважатися організацією. До них відносяться:
1. Наявність принаймні двох людей, які вважають себе частиною цієї групи.
2. Наявність принаймні однієї мети (тобто бажаного кінцевого стану або результату), яку приймають як загальну всі члени даної групи.
3. Наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.
Поєднавши в одну ці істотні характеристики, ми отримуємо важливе визначення: організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або цілей.
Для більшої точності зазначимо, що наведене вище визначення справедливе не просто для організації, а для формальної організації. Існують також неформальні організації, групи, які виникають спонтанно, але де люди вступають у взаємодію один з одним досить регулярно. Неформальні організації існують у всіх формальних організаціях, за винятком, можливо, дуже маленьких. І хоча у них немає керівників, неформальні організації дуже важливі.
Організація перетворює на основі відповідних технологій знаходяться в її розпорядженні матеріальні, трудові, інформаційні ресурси і за допомогою цього забезпечує досягнення цілей входять до неї осіб. У цьому полягає її головна функція.
У слова "організація" є ще два значення. По-перше, під організацією розуміється діяльність з упорядкування якихось об'єктів або процесів, перетворення їх в єдине ціле, в рамках якого вони знаходяться в певному, заздалегідь заданому співвідношенні. Наприклад, організація людей для виконання якоїсь роботи полягає в розстановці їх по робочих місцях, видачі завдання, поясненні, як і за допомогою кого їх виконати.
По-друге, під організацією розуміється вже досягнутий стан впорядкованості. Наприклад, говорять про гарну або погану організацію якогось заходу, роботи та ін.
Організація, в свою чергу, застосовує можливості об'едіненяtvs [t. Людей для власного зміцнення і розвитку. Тому вона очікує від своїх учасників наявності певних досвіду, знань, кваліфікації, визнання своїх цілей і цінності, активної участі в справах, старанності, відповідальності, дисципліни, підпорядкування усталеним нормам поведінки.
2.1. Структура організації
Організація являє собою єдність функцій і стуктур. Функції організації- це завдання, які вона покликана вирішувати. Основними серед них є дві-досягнення мети створили її осіб і підтримання власного існування.
Структура організації, тобто впорядковане співвідношення її взаємопов'язаних частин, існує в трьох формах.
Технічна структура представлена сукупністю матеріальних об'єктів і процесів (приміщення, обладнання, умови праці, технології), які в єдності утворюють базу інших. Як правило, їх важко змінити, тому технічна структура є жорсткою.
2.2. ознаки організації
Перша ознака організації- мета, що надає сенс її існування. В одних організаціях мета відіграє активну роль, спонукає учасників до діяльності, спрямованої на її досягнення. Вона усвідомлюється всіма, офіційно декларується, а її досягнення винагороджується. У той же час є організації, де мета виступає лише в якості загального сенсу їх існування і не орієнтує людей на якісь спеціальні дії. Як приклад можна привести населений пункт-місто, селище, село. Спільне проживання людей тут покликане полегшити повсякденне їхнє життя, забезпечення водою, теплом, підтримкою в потрібний час, але не переслідує ніяких спеціальних завдань.
Друга ознака організації- відособленість, що виявляється в замкнутості внутрішніх процесів і наявності кордонів, що відокремлюють її від зовнішнього оточення. Ці кордони можуть бути прозорими або непрозорими, які базуються на різного роду правах, приписах і заборонах. Прикладом може бути замкнутість кругообігу коштів підприємницької фірми, яка зможе нормально функціонувати тільки тоді, коли всі витрати на виробництво повністю повернуться в результаті продажу продукції.
Важливою ознакою організації є здатність до саморегулювання, що передбачає самостійне вирішення тих чи інших питань внутрішнього життя і можливість по-своєму, з урахуванням конкретних обставин реалізовувати зовнішні команди.
Таке саморегулювання внутріорганізаційних центром, який координує діяльність учасників, що забезпечує їх інтеграцію, єдність, а в кінцевому підсумку-цілісність організації. Таким центром може бути дирекція, правління, ініціативна група або окрема особа.
В якості ще однієї ознаки організації слід назвати організаційну культуру, яка була єдність норм поведінки і цінностей колективу, з одного боку, і відповідних матеріальних елементів-з іншого. Культура організації вважається сьогодні фактором конкуренції першого порядку.
Нарешті, ознакою сучасної організації є стійкість, тобто здатність функціонувати і розвиватися в умовах зовнішніх і внутрішніх впливів, що обурюють, зберігаючи при цьому рівновагу.
Стійкість відноситься до структури організації і до її функцій. Оскільки структура становить основу організації, структурна стійкість є первинною. Вона досягається за рахунок простоти і стабільності самої структури, надмірності ресурсів, самостійності учасників організації, їх постійної готовності до змін і становить основу механізму самопідтримки і саморегуляції.
Вимоги до організації:
• наявність принаймні двох людей, які вважають себе частиною
групи;
• наявність принаймні однієї мети, яку приймають як загальну всі
члени групи;
• наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб
досягти значиму для всіх мета.
2.3. Життєвий цикл організації
• Народження організації: головна мета полягає у виживанні; керівництво здійснюється однією особою; основне завдання - вихід на ринок;
• Дитинство і юність: головна мета - отримання прибутку в найближчій
перспективі і прискорене зростання; стиль керівництва жорсткий; основна
задача - зміцнення позицій і захоплення ринку; задача в області організації
праці - планування прибутку, збільшення заробітної плати, надання різних пільг персоналу;
• Зрілість: головна мета - систематичний збалансоване зростання, формування індивідуального іміджу; ефект керівництва досягається за
рахунок делегування повноважень; основне завдання - зростання за різними напрямками діяльності, завоювання ринку; задача в області організації праці - поділ і кооперація праці, преміювання за індивідуальні результати;
• Старіння організації: головна мета - збереження досягнутих результатів; ефект керівництва досягається за рахунок координації дій; основне завдання - забезпечити стабільність, вільний режим організації праці, участь в прибутках;
• Відродження або зникнення: головна мета полягає в забезпеченні
пожвавлення по всіх функцій; зростання організації досягається за рахунок згуртованості персоналу, колективізму; головне завдання - омолодження,
впровадження інноваційного механізму, впровадження наукової організації праці і колективне преміювання.
3. Внутрішнє середовище організації та її елементи
Основними елементами організації вважаються цілі, ресурси, розподіл праці, культура, технології, структури, канали обміну інформацією, норми поведінки співробітників та ін. Їх сукупність утворює її внутрішнє середовище.
Поділ праці являє собою розмежування та відокремлення різних видів діяльності, закріплення їх за окремими людьми і групами. Воно буває горизонтальним і вертикальним. Горизонтальне має в основі технології, професії, що випускається, і визначає загальну організаційну структуру.
Вертикальний розподіл праці, пов'язане з відокремленням виконавців і керівників різного рівня, служить основою структури управлінської.
Технологія визначає зв'язок між окремими видами робіт, в тому числі з управління, послідовність їх виконання в часі і просторі.
Існує чотири типи технологій.
Послідовна технологія передбачає, що роботи в організації випливають одне з одного, ні одна не може початися раніше, ніж закінчиться попередня. На основі такої технології працює конвеєр.
Пов'язана технологія означає, що роботи взаємно обумовлюють один одного, але при цьому не обов'язково в суворій послідовності. Так, наприклад, відбувається робота над складним документом, який керівник може багаторазово після уточнень знову передавати виконавцям.
Групова технологія полягає в тому, що роботи виконуються на одному стаціонарному об'єкті багатьма учасниками. Так будується судно на стапелі.
Найважливішим елементом внутрішнього середовища є організаційний порядок. Під ним розуміється сукупність автоматично діючих правил і норм (проходження документів, прийом відвідувачів, початок і закінчення роботи, перерв та ін.). Відповідно до них виконавці можуть самостійно приймати значну частину рішень, не звертаючись кожного разу за вказівками до керівника. Такий порядок може складатися стихійно або конструювати штучно, але в будь-якому випадку закріплюється офіційно в наказах, інструкціях та ін.
Внутрішнє середовище організації становить також відношення між її учасниками. За змістом ці відносини можуть бути або діловими (між посадовими особами), або емоційними з урахуванням симпатій і антипатій, а по формі-силовими або партнерськими. Партнерські відносини більш відкриті, стабільні, ґрунтуються на усвідомленні взаємозалежності людей. Організації, де вони панують, нагадують ринок, в той час як предидущіе- гладіаторську арену.
Постійна зміна співвідношення сил всередині організації надає відносинам між її учасниками динамізм.
Т.ч. внутрішня середовище- це сукупність елементів самої організації, до яких відносяться:
1. розподіл праці (горизонтальне і вертикальне);
2. технологія діяльності (що складається, послідовна, пов'язана, групова);
3. організаційний порядок;
4. відносини в колективі.
4. Зовнішнє середовище організації
Зовнішнє середовище (оточення) утворює сукупність умов, що складаються за межами організації, з якими вона взаємодіє. З діловим оточенням (постачальниками, споживачами, конкурентами тощо) така взаємодія відбувається безпосередньо, що дозволяє організації надавати на нього активний вплив.
До фонового оточення (наприклад, законодавством) можна тільки пристосовуватися. Це передбачає або підпорядкування, або "відхід" від впливу, або нейтралізацію її несприятливими наслідками.
Оточення організації характеризується різноманіттям, складністю, постійною зміною і в цілому виявляється нестійким. Ця обставина поряд з непередбачуваністю поведінки персоналу та менеджерів надає діяльності організації, особливо в перспективі, невизначеність.
Керівництво організації повинно швидко вловлювати зміни у зовнішній і внутрішньому середовищі, розуміти їх роль в сьогоденні і майбутньому і вибирати найкращий варіант реакції на них в межах існуючих матеріальних і людських ресурсів.
Оскільки останні обмежені, особливо в короткостроковому періоді, на ділі організація може реагувати лише на деякі зміни середовища, а решта ігнорувати. І від того, як вона зуміє це зробити, залежить її майбутнє.
Т.ч. зовнішнє середовище (оточення) - сукупність об'єктів і умов, з якими організація взаємодіє безпосередньо (ділове) або які повинна враховувати (фонове).
5. Закриті та відкриті типи систем
Існує два основних типи систем: закриті і відкриті.
Закрита система має жорсткі фіксовані межі, її дії
незалежних від середовища, що оточує систему. Годинники - знайомий приклад - закритої системи. Взаємозалежні частини годинника рухаються безперервно і дуже точно, як тільки годинник заведені або поставлена батарейка, і поки в годиннику є джерело накопичення енергії, їх система незалежна від навколишнього середовища.
Відкрита система характеризується з взаємодією з зовнішнім середовищем.
Тривалий час вУкаіни взагалі не приділяли уваги менеджменту.
Економічна стабільність організації, її виживання і ефективність діяльності в умовах ринкових відносин нерозривно пов'язані з її безперервним вдосконаленням і розвитком. При цьому вдосконалення організації має здійснюватися за принципом адаптації до зовнішнього середовища.
Організація як відкрита система залежить від зовнішнього світу у відношенні поставок ресурсів, енергії, капіталу, а також споживачів, від керівника залежить виживе його організація чи ні. Тому йому необхідно виявить фактори зовнішнього середовища, які впливають на його організацію. Фактори зовнішнього середовища прийнято ділити на фактори прямого і зовнішнього впливу.
До прямих відносять: постачальників, трудові ресурси, закони і установи державного регулювання, споживачів, конкурентів.
Непрямими називаються фактори, які не можуть надавати прямого впливу на діяльність організації, але тим не менше позначаються на ній. Це такі фактори як стан економіки, науково-технічна революція, соціокультурні та політичні зміни. Вплив групових інтересів і суттєві політичні та економічні події в інших країнах.
Фактори зовнішнього і внутрішнього підсистем організації взаємопов'язані. Зміна будь-якої внутрішньої чи зовнішньої змінної може позначитися на інший, зміна одного фактора навколишнього середовища може зумовити зміну іншого.
Сьогодні чітко простежуються чинники, що визначають необхідність постійного вдосконалення і адаптації організації. Це: ринок збуту виробленої або продукції, що продається і виду послуг;
ринок постачальника або ринок споживача вихідних матеріалів, енергії, товарів і послуг; фінансовий ринок; ринок праці; навколишнє природне середовище.
Без урахування цих факторів неможливо планувати стратегію розвитку. Тому успіх будь-якого підприємства або організації та можливість їх виживання залежать від здатності швидко адаптуватися до зовнішніх змін. У постійному прагненні підтримувати відповідність організації умов зовнішнього середовища полягає принцип адаптивного управління.
При цьому природно не слід забувати про внутрішні фактори впливають на діяльність фірми. Внутрішнє середовище організації формується під впливом явищ, що впливають на процес виробництва продуктів (послуг), структуру підприємства, його культуру і ресурси, в складі яких першорядне значення належить персоналу, його знань, здібностей, взаємовідношення - всі ці фактори мають місце в будь-якій організації. Але вони не завжди знаходяться під контролем менеджера, оскільки діяльність фірми залежить від інформації і інших ресурсів надходять із зовні.
Крім отримання матеріалів для зростання і процвітання організації необхідні не тільки матеріали, але і капітал. Такими потенційними інвесторами можуть бути банки, федеральні установи по пред'явленню позик, акредитивів і т.п.
Кожній організації необхідні трудові ресурси. Але вимоги до ступеня кваліфікації, освіти, трудових навичок робітників різні. Трудову діяльність необхідно стимулювати.
Організація також залежить від конкурентів, їх кількості, конкурентоспроможності. При відсутності конкурентів вона може самостійно встановлювати ціни на товари і послуги, при їх наявності їй доводиться рахуватися з їх ціновою політикою, ділити з ними ринок збуту.
Таким чином, організація як відкрита система має такі властивості, як:
1. Целеустремленность- здатність об'єкта формувати цілі навколо себе.
2. Здатність до самонавчання, тобто до накопичення і переробки інформації, перевизначення цілей та ідеалів, усвідомлення призначення (часто на інтуїтивному і поведінковому рівні, є суб'єктивним і найбільш що важко властивістю).
3. Нестаціонарность- мінливість, стахостічность, невизначеність поведінки об'єкта.
4. Здатність адаптуватися до змін, як до позитивних, так і до негативних.
5. Устойчівость- здатність протистояти збурень у зовнішній або у внутрішньому середовищі в межах наявних ресурсів.
6. Целостность- здатність вести себе як одне ціле, коли зміни зачіпають лише окремі елементи системи.
Список використаної літератури