Стаття інкасація виручки (- бухгалтерське додаток до газети - економіка і життя, 2018, n 33)

Готівкові гроші, прийняті в касу організації, підлягають здачі в банк для подальшого зарахування на рахунок організації. Сума готівки, яку організація може залишити в касі на кінець робочого дня, не повинна перевищувати ліміту залишку готівки в касі. Як правило, доставку готівки з каси організації в банк виконує служба інкасації. Про порядок передачі готівкових коштів службі інкасації та про особливості відображення витрат на інкасацію в бухгалтерському обліку організації вам розповість провідний експерт "АКДИ ЕЖ" І. Чвиков.

Порядок ведення касових операцій дозволяє зберігання в касі організації готівки тільки в межах ліміту каси, встановленого щорічно банком, в якому у організації відкритий рахунок.

Понад установлений ліміт організація може зберігати в касі готівку, призначені тільки для виплати зарплати і допомог працівникам. Однак і в цьому випадку термін перебування в касі таких сум не може перевищувати трьох робочих днів (включаючи день отримання грошей в банку), а для організацій, розташованих в районах Крайньої Півночі, - п'яти днів. Після закінчення цих термінів не видані працівникам готівкові гроші організація зобов'язана здати в банк для зарахування на рахунок.

Зверніть увагу! Недотримання ліміту залишку каси є адміністративним правопорушенням, за яке на організацію і (або) її посадових осіб може бути накладено штраф.

Доставляти в банк готівку можуть як інкасатори обслуговуючого організацію банку, так і співробітники українського об'єднання інкасації (Росінкас).

Щоб скористатися послугами служби інкасації, Росінкас і в разі інкасації готівки обслуговуючим організацію банком необхідно укласти спеціальний договір.

Уклавши договір, організації необхідно замовити виготовлення спеціального пломбіру і придбати свинцеві пломби. На пломбірі повинен бути вигравіруваний номер та скорочене найменування організації або її фірмовий знак.

Якщо організація здає інкасаторам готівкову виручку в декількох магазинах, то для кожного з них потрібно виготовити свій окремий пломбір.

Після цього організація представляє в підрозділ інкасації два примірники зразків відбитка кожного пломбіру, ​​яким будуть опломбовуватися сумки з готівкою в кожному магазині.

Керівник підрозділу інкасації банку запевняє всі представлені екземпляри зразків відбитків. Для цього на шпагат нижче пломби організації накладається пломба банку.

Один примірник кожного завіреного зразка пломби передається організації. Цей екземпляр касир організації буде пред'являти інкасаторам при передачі їм сумок з готівкою.

Від кількості місць інкасації (магазинів) залежить кількість сумок для готівки, які видаються організації. Зазвичай на кожну точку інкасації спочатку видаються дві сумки. Далі відбувається їх "кругообіг". Забравши одну сумку з готівкою, при наступному заїзді інкасатори привозять порожню сумку і забирають заповнену.

На кожній сумці служба інкасації проставляє порядковий номер.

Підготувавши готівку, касир організації повинен заповнити в трьох примірниках супровідну відомість, перший примірник якої вкладається в сумку, а другий - передається інкасатору разом з сумкою.

При передачі сумки на третьому примірнику відомості інкасатор ставить свій підпис і печатку підрозділу інкасації. Цей примірник залишається у касира організації (магазину).

Після того як в сумку складена готівку і перший примірник супровідної відомості, її необхідно опломбувати.

Що приїхав за виручкою інкасатор повинен пред'явити касиру своє службове посвідчення, довіреність на одержання цінностей, явочну картку і порожню сумку.

Касир записує в явочну картку суму готівки (цифрами і прописом), покладену в сумку і записану в супровідної відомості, дату і номер сумки, показує інкасатору завірений зразок відбитка пломби і передає два примірники супровідної відомості.

Інкасатор перевіряє правильність записів в явочній картці, ставить дату, свій підпис і печатку на третьому примірнику відомості і повертає цей екземпляр касиру.

Зверніть увагу! Записи в явочній картці повинен робити тільки касир організації. Допустивши помилку, він повинен закреслити неправильний запис, зробити правильну і завірити своїм підписом.

Третій примірник супровідної відомості за підписом та печаткою інкасатора служить підставою для складання бухгалтером видаткового касового ордера (форма N КО-2) і для відображення в касовій книзі витрати готівки по касі організації.

Порядком ведення касових операцій передбачено, що в організації ведеться тільки одна касова книга. Тому якщо виручка інкасується, наприклад, з магазинів, а касова книга ведеться в центральному офісі організації, то треті екземпляри супровідних відомостей передаються в центральний офіс, де і складаються видаткові касові ордери.

Відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку готівкові грошові кошти, передані інкасатору для зарахування на рахунок організації, але ще не зараховані за призначенням, відображаються на рахунку 57 "Переклади в шляху".

Приклад 1. ТОВ "Фолд" уклало договір з банком на інкасування готівкової виручки.

Протягом робочого дня в магазині була прийнята готівкова виручка на загальну суму 64 000 руб. В кінці робочого дня касир-операціоніст передав інкасаторам суму 65 000 руб. а копія супровідної відомості на наступний день була передана в центральну касу ТОВ "Фолд".

У бухгалтерському обліку організації повинні бути зроблені такі проводки:

Д-т рах. 50 К-т рах. 90 - 64 000 руб. - оприбутковано надходження готівкової виручки до каси організації

Д-т рах. 57 К-т рах. 50 - 65 000 руб. - Відображено суму виручки, передана інкасаторам.

Д-т рах. 51 К-т рах. 57 - 65 000 руб. - зараховані готівку на розрахунковий рахунок організації.

Суму плати за послуги з інкасації зазвичай списують з рахунку організації в безакцептному порядку на початку місяця, наступного за розрахунковим.

За загальним правилом банківські операції звільнені від оподаткування ПДВ, але інкасація в даному випадку є винятком з пп.3 п.3 ст.149 НК Україна і обкладається ПДВ у загальновстановленому порядку

Всі послуги банку, включаючи інкасаторські, в бухгалтерському обліку відносяться до операційних витрат (п.11 ПБО 10/99 "Витрати організації"). Згідно п.18 ПБО 10/99 вони відображаються в тому періоді, до якого відносяться, незалежно від часу їх оплати.

Вартість наданих послуг з інкасації враховується за дебетом рахунка 91 "Інші доходи і витрати" в кореспонденції з рахунками обліку розрахунків, наприклад з рахунком 76 "Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами". Вартість послуг, списана з рахунку організації, відображається за дебетом рахунка 76 в кореспонденції з кредитом рахунку 51 "Розрахунковий рахунок".

Приклад 2. Використовуємо умови прикладу 1. За договором з банком на інкасування готівкової виручки вартість послуг визначена в розмірі 0,5% від суми інкасованої готівки, включаючи ПДВ 18%.

Приватне акціонерне товариство була передана сума 65 000 руб. тому вартість послуги з інкасації складе 325 руб. (65 000 руб. Х 0,5%), в тому числі ПДВ - 49,58 руб.

У бухгалтерському обліку потрібно зробити наступні проводки:

Д-т рах. 91 К-т рах. 76 - 275,42 руб. - відображені витрати по інкасації

Д-т рах. 19 К-т рах. 76 - 49,58 руб. - відбито ПДВ з вартості витрат по інкасації.

На практиці зазвичай вартість наданих послуг з інкасації виручки визначається щомісяця (виходячи з суми інкасованого за цей місяць виручки). Відповідно і проведення з відображення витрат на оплату цих послуг робляться в обліку щомісячно (в тому місяці, в якому послуги були фактично надані).

У міру оплати послуг з інкасації та отримання рахунків-фактур організація в загальновстановленому порядку може пред'являти сплачені суми ПДВ до відрахування відповідно до ст.ст.170 - 172 НК РФ.

При обчисленні податку на прибуток витрати на оплату послуг з інкасації враховуються у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (пп.25 п.1 ст.264 НК РФ).

Провідний експерт "АКДИ ЕЖ"

Підписано до друку