Служба внутрішнього аудиту підприємства, особливості та організаційні заходи при створенні

У розглянутих темах ми з'ясували теоретичні питання внутрішнього аудиту. Тепер виникає проблема - як конкретно створити службу внутрішнього аудиту? Що для цього потрібно? Усвідомивши важливу роль внутрішнього аудиту, все більше організацій і підприємств в Україні приймають рішення про те. що слід почати підготовчу роботу по створенню такого підрозділу. Ось чому виникає гостра необхідність розглянути тему "Служба внутрішнього аудиту підприємства". Мета її - надати допомогу керівництву, менеджерам у створенні цієї служби. Вивчаючи цю тему вважаємо за доцільне розглянути наступні проблеми:

4.1. Особливості та організаційні заходи при створенні служби внутрішнього аудиту на підприємстві.

4.2. Структура і вимоги до штату внутрішніх аудиторів.

4.3. Управління службою внутрішнього аудиту.

4.4. Стан і ефективність внутрішнього аудиту на підприємстві.

4.5. Правила поведінки під час перевірки.

Особливості та організаційні заходи при створенні служби внутрішнього аудиту на підприємстві

Багато компаній лосями такого рівня розвитку, при якому вже виникає необхідність створення підрозділу по декількох штатних аудиторів - служби (відділу) внутрішнього аудиту (далі - СВА).

Якщо для невеликих компаній створення служби внутрішнього аудиту не становить серйозної проблеми, то для великих це досипьте, складний процес, який потребує вирішення ряду методологічних і організаційно-технічних проблем.

У загальних рисах процес організації служби внутрішнього аудиту складається з наступних етапів:

- Виявлення і чітке визначення кола питань, для вирішення яких створюється СВА, побудова системи цілей створення СВА відповідно до політики підприємства;

- Визначення основних функцій СВА, виконання яких необхідне для досягнення поставлених цілей;

- Об'єднання однотипних функцій в групи і формування на їх основі структурних одиниць СВА, які будуть спеціалізуватися на виконанні цих функцій;

- Розробка схем взаємовідносин, визначення обов'язків, прав і відповідальності для кожної структурної одиниці СВА, документальне закріплення їх в посадових інструкціях і положеннях про бюро (групу, секцію) СВА;

- Об'єднання зазначених структурних одиниць в єдине ціле - службу внутрішнього аудиту, визначення її організаційного статусу, розробка та документальне закріплення Положення про службу внутрішнього аудиту відповідно до встановленого набору цілей, завдань і функцій структурних одиниць;

- Інтеграція СВА з іншими ланками структури управління підприємством;

- Розробка внутрішньофірмових стандартів внутрішнього аудиту.

Необхідно звернути увагу, що СВА виходячи з її специфіки, не може бути одним із структурних підрозділів обліково-фінансової служби. В іншому ж випадку вона не зможе реалізувати ролі експерта в оцінці дотримання облікової політики, дієвості внутрішнього контролю та надійності інформаційних систем.

Інакше кажучи, реалізація принципу організаційної відособленості служби внутрішнього аудиту передбачає підзвітність її тільки вищому керівництву підприємства (Спостережній Раді, Раді директорів президенту). Організаційна структура системи внутрішнього контролю акціонерного комерційного підприємства, приведена на рис. 4.1, відображає місце підрозділу внутрішнього аудиту в цій системі. Взаємозв'язок з іншими підрозділами підприємства показано в таблиці 4.1.

Взаємозв'язок служби внутрішнього аудиту

з іншими підрозділами підприємства

Створення окремого підрозділу - СВА. Але окремим службам управління підприємства передається частина прав і функціональних обов'язків внутрішнього аудиту

Залежно від розподілу праці співробітників сфери контролю на підприємстві і відповідно побудови служби внутрішнього аудиту, розрізняють централізовану і децентралізовану її форму (рис. 4.3).

При централізованій формі організації внутрішнього аудиту в даній службі не створюються внутрішні підрозділи (ланки), аудитори не знаходяться в штаті бухгалтерів, а підпорядковуються керівнику. При децентралізованій - група аудиторів, виділених в самостійний структурний підрозділ, поділена на внутрішні структурні підрозділи.

Загальне керівництво службою внутрішнього аудиту здійснює начальник служби, який підпорядковується керівнику підприємства.

Мал. 4.3. Форми організації внутрішнього аудиту

Останнім часом почала набувати популярності така форма організації роботи СВА, як передача частини функцій внутрішнього аудиту аудиторським фірмам (аутсорсинг) і лізинг персоналу.

Необхідно чітко визначити, чого ви очікуєте від роботи внутрішнього аудитора, яким чином ця робота буде проводитися і в якому вигляді буде надаватися результат робіт. А ще дуже важливо, як зміниться внутрішня атмосфера в колективі. У житті більшість співробітників сприймає внутрішнього аудитора, як шпигуна, надісланого для того, щоб "підкопатися під тепле місце". Якщо ситуація в вашій фірмі виглядає схожим чином, в такому випадку краще звернутися до професійної аудиторської організації, яка надасть (або не надасть) за угодою про аутсорсинг справжнього професіонала. При такому підході внутрішньої напруги в колективі не виникає. Крім цього, повна передача функцій внутрішнього аудиту зовнішньому виконавцеві може стати ефективним рішенням, завдяки якому керівництво компанії може зосередитися на основних функціях управління компанією. Маючи широкі можливості і першокласні методології, доступ до спеціальних знань і інформаційно-аналітичних баз даних, зовнішні аудитори, як ніхто інший, можуть надати ефективну допомогу вашому підприємству. І найголовніше: фахівець, який буде працювати на вашому підприємстві, ніколи не залишиться наодинці з проблемами (в порівнянні з випадком, якби він працював в штаті підприємства), оскільки він в будь-який час доби має підтримку команди висококваліфікованих фахівців, що спеціалізуються на вирішенні найбільш проблем: від бухгалтерського та податкового обліку, до постановки системи бюджетування, управлінського обліку та реінжинірингу бізнес-процесів і т. СВА може працювати за різними напрямками, наприклад:

а) перевірка системи бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю, моніторинг і розробка рекомендацій щодо вдосконалення цих систем;

б) перевірка бухгалтерської і оперативної інформації, яка може включати експертизу засобів і способів, що використовуються для ідентифікації, оцінки, класифікації такої інформації і складання звітності по ній, а також спеціальне вивчення окремих статей звітності, включаючи детальну перевірку операцій, залишків за бухгалтерськими рахунками;

в) перевірка дотримання законів, нормативних актів та інших зовнішніх вимог, а також вимог внутрішньої політики, інструкцій, рішень і вказівок керівництва і (або) власників;

г) перевірка діяльності різних ланок управління;

д) вивчення та оцінка контрольних процедур у філіях, структурних підрозділах господарюючого суб'єкта;

е) оцінка економічності та ефективності механізму внутрішнього контролю;

ж) перевірка наявності, стану і забезпечення збереження майна господарюючого суб'єкта;

з) робота над спеціальними проектами і контроль за особливими аспектами структури внутрішнього контролю;

к) оцінка програмного забезпечення, яке використовується господарюючим суб'єктом;

л) розробка і надання пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і рекомендацій щодо підвищення ефективності управління;

м) виконання інших завдань керівництва або власників господарюючого суб'єкта, пов'язаних з оцінкою діючої системи контролю, підвищенням її ефективності, а також ефективності функціонування суб'єкта в цілому.

Необхідно відзначити, які напрямки діяльності внутрішнього аудиту були практично реалізовані в поточному періоді і над якими завданнями працюватимуть внутрішні аудитори в подальшому.

Особливу увагу внутрішні аудитори повинні приділити в своєму напрямку - методичної підтримки інших підрозділів підприємства. Для цього необхідно, щоб СВА щомісяця випускала інформаційний бюлетень з рекомендаціями щодо ведення обліку, оподаткуванню, нормативним актам, надавати консультації.

Для того щоб СВА адекватно функціонувала, в ній, як і в будь-якому іншому підрозділі, треба розробити відповідну адміністративну політику, правила і процедури, які включають:

- Бюджет і звітність;

- Методику оцінки роботи персоналу, ефективність служби;