Складання історичної довідки

Історична довідка складається про кожній установі (фондоутворювача) і видається установою при першому надходженні документів фонду в держархів.

Історична довідка складається з трьох розділів: історії фондоутворювача, історії фонду, характеристики документів фонду.

Історична довідка складається до початку робіт по опису документів фонду та уточнюється в процесі роботи над фондом.

Основними джерелами для написання історичної довідки є правові акти вищих органів державної влади і управління, документи установи, його вищестоящої організації, облікові документи, справа фонду (накази по організації, реорганізації, ліквідації установи, положення, статути тощо).

У першому розділі довідки відображаються такі відомості:

-назва і підпорядкованість установи-фондоутворювача, а також всі зміни із зазначенням їх дат і основних причин;

-дата і причини виникнення установи-фондоутворювача і його місцезнаходження;

-назва установи - попередника;

-компетенція і функції установи-фондоутворювача, дати і основні причини наступних змін;

структура установи-фондоутворювача і всі зміни з зазначенням дат і основних причин, що їх викликали;

-дати і причини реорганізації або ліквідації установи-фондоутворювача;

На підставі правових актів вказується точне і повне, а також офіційно прийняте скорочене найменування установи.

У разі відсутності правових актів про освіту, перетворенні, перейменування, зміну підвідомчості і ліквідації установи, ці дані встановлюються за непрямими даними, що обмовляється в історичній довідці.

Вказується безпосередня підпорядкованість установи-фондоутворювача.

Дати виникнення, реорганізації, ліквідації даються по відповідним правовим актам (Указ Президії Верховної Ради, Постанова РМ, КМ, наказ міністерства).

При наявності декількох правових документів різних органів в історичній довідці вказуються обидві дати, але за основу береться постанову вищого органу управління.

При відсутності правових актів крайні дати назв організацій встановлюються за непрямими даними (найперша згадка організації в мережі установ системи, титульних списках, листуванні і ін.), Що обумовлюється в історичній довідці.

Компетенції і функції організації викладаються відповідно до правових та нормативних актів (Статути, положення та ін.), Відсутність відповідних документів обмовляється.

При викладі фактів освіти, перетворення і ліквідації організації зберігаються формулювання правових актів: «утворити», «створити на базі», «перетворити», «виключити з», «ліквідувати» і т.д.

Якщо установа діє, його технічного історії в довідці доводяться до того року, за який документи здаються в архів або затверджуються на ЕПК Управління у справах архівів при Кабінеті Міністрів РБ.

Відомості з історії установи викладаються в хронологічній послідовності.

У другому розділі довідки відображаються відомості:

-про кількість справ у фонді;

-про крайні дати документах фонду;

-про дату надходження фонду (його частин) в держархів;

-найменування установи, що передав документи на державне зберігання;

-особливості формування документів.

Крайніми датами документів фонду будуть дати діяльності установи; його утворення і ліквідації.

У третьому розділі історичної довідки відображаються відомості:

-про основний склад документів і їх повноті;

-про наявність у фонді документів, що виходять за хронологічні межі фонду;

-про ступінь збереження і фізичному стані документів;

-науково-довідковому апараті до фонду;

-наявність і місце зберігання документів з особового складу та науково-технічної документації;

-використання документів фонду (в яких цілях).

У разі неповноти документів фонду вказуються причини відсутності (втрати) документів і за які роки відсутні, викладаються результати з розшуку.

Історична довідка повинна мати заголовок із зазначенням назви фонду. Назва фонду складається з останнього повного і в дужках офіційно прийнятого скороченої назви організації, її підпорядкованості, крайніх дат діяльності організації за хронологічний період, освітлений в історичній довідці.

Історична довідка підписується виконавцем із зазначенням його посади і дати складання і зав.архівом (особою, відповідальною за архів).

У разі виявлення нових даних з історії історії фундації або виявлення помилок в історичну довідку вносяться виправлення, вона доповнюється і перескладалися.

Історична довідка складається в 3 примірниках: два передаються в держархів разом з першим надходженням описів на документи фонду, один- зберігається в архіві установи.