Сім міфів про довіреності

Довіреність доводиться як виписувати самим організаціям та індивідуальним підприємцям, так і досить часто вимагати від контрагентів. У статті, яку підготували наші колеги з журналу «Спрощенка», мова піде про найчастіших помилках, пов'язаних з цим документом

Напевно, не знайдеться жодної не те що бухгалтера, а й людину, далеку від обліку, який би ніколи не стикався з довіреністю. Цей документ являє собою письмове уповноваження, передане однією особою іншій для того, щоб той зробив певні дії перед третіми особами.

У цій статті ми розвінчаємо сім часто зустрічаються у бухгалтерів стійких думок, що склалися з приводу довіреностей, як на отримання ТМЦ, так і для інших дій. Адже думки ці не більше ніж міф.

Міф № 1: Отримуючи цінності, будь-який співробітник контрагента повинен пред'явити довіреність

Не секрет, що видати ТМЦ представникові іншої організації можна, тільки якщо він пред'явить довіреність. Оскільки цей документ підтверджує повноваження цієї особи. Однак є й ті, кому довіреність не потрібна. Перш за все це керівник. Він може здійснювати будь-які угоди від імені компанії і представляти її інтереси в усіх установах з усіма фізичними і юридичними особами. Однак і для керівника потрібен документ, що підтверджує його повноваження. Зверніть увагу Без довіреності від імені організації може діяти тільки її керівник. Директор діє на підставі статуту. Тому замість довіреності для укладення угод або в інших ситуаціях для підтвердження своїх повноважень директору варто мати при собі один з документів:

- копію статуту або виписку з неї;

- копію протоколу зборів засновників або рішення учасника про його призначення;

- виписку з ЕГРЮЛ.

Це встановлено пунктом 2 статті 69 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» та підпунктом 1 пункту 3 статті 40 Федерального закону від 08.02.98 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю».

Для всіх інших працівників організації потрібна довіреність. Якщо ж вони беруть участь в будь-якої операції без цього документа, буде вважатися, що вони роблять угоду від свого імені, а не від імені організації (п. 1 ст. 183 ЦК України).

Що ж стосується бізнесу підприємця, то без довіреності може діяти лише сам підприємець. Його повноваження підтвердить копія свідоцтва про реєстрацію як ІП.

Міф № 2: Потрібно використовувати саме уніфіковану форму довіреності

Довіреності бувають різними, на різний обсяг повноважень, тому не можна говорити про те, що вони завжди повинні бути складені за уніфікованою формою. Генеральна довіреність, наприклад, завжди складається у довільній формі хоча б тому, що уніфікованого бланка немає. А ось на отримання матеріальних цінностей уніфіковані форми довіреностей є. Це форми № М-2 і М-2а. затверджені постановою ГоскомстатаУкаіни від 30.10.97 № 71а. Бланки цих доручень по суті однакові, відмінність лише в тому, що в формі № М-2 є корінець. Він потрібен, коли організація все видані довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей враховує в журналі реєстрації. Вести такий журнал чи ні, кожен вирішує сам. Коли довіреностей і людей, яким вони видаються, багато, облік доцільний. Якщо ж подібні операції трапляються нечасто, то облік можна і не організовувати. Відповідно і форму довіреності можна вибирати без корінця.

На замітку Довіреності бувають різними Залежно від того, для яких цілей працівникові видається довіреність, в ній можна прописувати різні повноваження. Так, довіреність можна оформити на вчинення будь-то конкретного дії, наприклад отримати товар у постачальника. Тоді це буде разова довіреність на конкретну операцію і термін її дії буде невеликим - кілька днів. Якщо представник буде регулярно виконувати однорідні дії, йому видають спеціальну довіреність. Наприклад, такою є довіреність на отримання в банку документів і готівки по чеку. Слово «спеціальна» - це умовна назва, писати його на довіреності не обов'язково. Третій вид - це генеральна довіреність, яка дає вже підвищений обсяг повноважень - наприклад, на укладення договорів або управління майном. Складається будь-яка довіреність завжди в одному екземплярі. Максимальний термін, на який вона може бути видана, - три роки. Якщо термін дії не зазначений, довіреність діє один рік (п. 1 ст. 186 ЦК України).

Іноді організація хоче виписувати довіреність на отримання товарних цінностей за своєю формою. Чи немає в цьому порушення законодавства? Звернемося до пункту 2 статті 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон № 129-ФЗ). Там сказано, що первинні документи приймаються до обліку, якщо складені по тій формі, яка міститься в альбомі уніфікованих форм. І тільки якщо такої форми немає, можна використовувати довільну.

Однак довіреність на отримання ТМЦ, на наш погляд, не можна розглядати як первинний обліковий документ. Адже на її підставі будь-які господарські операції не оформляються і бухгалтерські проводки не формуються (п. 1 ст. 9 Закону № 129-ФЗ). Довіреність лише підтверджує повноваження особи на здійснення певних дій. А значить, на неї не поширюються вимоги Закону № 129-ФЗ про оформлення первинних облікових документів. І будь-яку довіреність можна оформляти по тій формі, яка вам зручна.

Міф № 3 Видавати доручення можна тільки працівникам

Відповідно, якщо, скажімо, за товаром поїде не ваш співробітник, а водій транспортної компанії, ніщо не заважає вам виписати довіреність на його ім'я.

Міф № 4 Довіреність потрібно повністю оформляти або на комп'ютері, або вписувати від руки

Ніде не міститься обмежень з приводу способу оформлення довіреності. Значить її можна заповнювати на комп'ютері, від руки або комбінованим способом. Хтось роздруковує довіреність, де вже занесена інформація про організацію, а дані про повіреного вписуються вручну. Хтось взагалі ставить штамп з реквізитами фірми. Загалом, виписувати довіреність можна тим способом, який вам зручний, вона буде дійсна.

Міф № 5 Для обліку довіреностей потрібно вести спеціальний журнал

Обов'язок реєструвати видані довіреності в спеціальному журналі була передбачена Інструкцією Мінфіну СРСР від 14.01.67 № 17 «Про порядок видачі довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей і відпуску їх за довіреністю». Однак зараз цей документ не діє. Тому ви можете облік довіреностей не вести. У той же час робити це доцільно, якщо на вашому підприємстві одержання цінностей за дорученням носить масовий характер. Тоді, якщо ви використовуєте уніфіковану форму № М-2а. то все видані документи краще реєструвати в журналі.

А ось у форми № М-2 є відривний корінець. І в ньому якраз і потрібно записувати інформацію про виданої довіреності. Тоді підшиті корінці вже будуть свого роду журналом реєстрації довіреностей. Можна скріпити їх у вигляді книжки і пронумерувати аркуші, а на останньому аркуші зробити запис за підписом головного (старшого) бухгалтера «У цій книжці пронумеровано __ аркушів».

Пам'ятка Бланки невикористаних довіреностей потрібно зберігати протягом п'яти років.

Міф № 6 У довіреності на отримання товарних цінностей потрібно перераховувати всі їх найменування

На зворотному боці уніфікованих форм № М-2 і М-2а передбачені поля для перерахування номенклатури товарів або матеріалів, які довіряється отримати. Однак це не означає, що туди необхідно вписувати всі найменування, особливо якщо їх багато. Як тоді бути? Нагадаємо, що довіреність виписують для того, щоб отримати товарно-матеріальні цінності від конкретного постачальника. Тому на лицьовій стороні довіреності потрібно вказати найменування постачальника, а також номер і дату документа, за яким будуть отримані цінності. Від того, як був оформлений цей документ, як раз і залежить, чи доведеться переписувати все найменування. Адже якщо в документі все товарно-матеріальні цінності, які належить отримати, вже вказані, то повторно їх записувати на зворотному боці доручення не потрібно. Можна просто поставити прочерк.

Якщо ж немає (наприклад, довіреність виписується на підставі договору), то доведеться перераховувати в ній найменування товарів. Уникнути цього можна, якщо у вас є рахунок для оплати, де перераховані ціни і найменування товарів, які потрібно отримати за дорученням. Тоді на лицьовій стороні цієї довіреності запишіть реквізити цього рахунку. А оскільки в рахунку найменування вказані, повторно записувати їх на звороті довіреності немає необхідності.

Міф № 7 Довіреність потрібна комірникам, а бухгалтеру вона ні до чого

Важлива обставина У постачальника довіреність від покупця на отримання товару підтверджує факт його реалізації.

Оформлення довіреності на отримання товарів