Штатний розклад організації що таке, термін зберігання, код підрозділу
Головна> Кадрові питання> Що таке штатний розклад і скільки років воно зберігається на підприємстві?
Штатний розклад - це такий локальний документ, що допомагає організувати і систематизувати роботу установи, що істотно підвищує ефективність діяльності організації.
Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Чи обов'язково воно чи ні?
Роструд пояснює, що відповідно до статті ТК Україна під номером 57 в кожній компанії повинен бути даний документ. Його відсутність ускладнює проведення таких заходів, як, наприклад, скорочення числа робочих.
Крім того, трудова інспекція може розцінити відсутність даної документації як порушення, за що керівникам доведеться нести відповідальність відповідно до статті під номером 5.27 КоАП.
Існує стандартизована форма зі складання штатного розкладу, а крім того його включають в інструкцію щодо заповнення трудової книжки.
Штатний розклад не входить до переліку документів податкового обліку. проте юридичні особи зобов'язані надавати їх на вимогу різних федеральних перевіряючих організацій: податкових служб, фонду соц. страхування, органів пенсійного фонду, а також державної інспекції праці.
За визначенням ст. 57 Федерального ТК трудова функція працівника за трудовим договором - це робота за посадою, що відповідає поточному зі штатним розкладом. Тільки при наявності затвердженого документа відповідно до п.2 статті 81 Трудового Кодексу стає можливим структурно вести кадрові перестановки, проводити штатні скорочення.
Штатний розклад підлягає ратифікації місцевим нормативним актом компанії. Тобто тільки від роботодавця залежить сам факт його наявності. Зобов'язання оформити і взяти даний документ лежить також лише на роботодавця.
Але невиконання керівником організації функції з оформлення та утвердження штатного розкладу не є причиною для зриву раніше укладеного між ним і співробітником трудового контракту.
У деяких випадках роботодавці наймають працівників на посади, які не враховуються в затвердженому на даному підприємстві штатному розкладі.
Під час судового процесу спочатку буде затребувано штатний розклад. У разі, якщо воно раніше існувало, і не було попередньо і правильно оформлено, а було в складено в гарячці і навмисно, заради самого судового процесу, то в такому випадку отримати перемогу в такого роду конфлікті відповідачу-наймачеві буде вкрай непросто.
Як виглядає штатний розклад?
(Картинка клікабельні, натисніть для збільшення)
У даній постанові також йдеться, що в ньому повинні зазначаються відомості про:- посадах (професіях, спеціальностях) і вказується кваліфікація;
- наявних структурних підрозділах;
- кількості працюючих штатних одиниць в установі.
До складання і ведення документа слід підходити відповідально, вказувати в ньому справжні дані і своєчасно вносити в нього зміни при їх наявності.
Якщо в установі змінюється кількість співробітників, перелік посад або розмір виплат, то в документацію в обов'язковому порядку вносяться корективи.
Якщо зміни не внесені своєчасно, то у керівництва можуть виникнути проблеми з провідними перевірку діяльності компанії органами.
Росархів встановив точний термін зберігання штатного розкладу після завершення його дії. Так, документація повинна зберігатися не менше 3 років. з року, наступного за тим, в якому була втрачена сила документа. При цьому, розстановки зберігаються більш тривалий час - 75 років з часу, як були складені нові.
схема документа
Таблиця штатного розкладу Т-3 заповнюється відповідно до Вказівок щодо заповнення форм первинної документації. У «шапці» прописується повна назва установи, порядковий номер складається документа, ОКПО, дата його прийняття. Обов'язково заповнюється поле з періодом, під час якого діє документація.
Бланк штатного розкладу завантажуйте тут безкоштовно.
Змістовна частина складається з 10 граф, які заповнюються по порядку:
1 - «Найменування». Вказується назва підрозділу, філії, цеху по ієрархії.
2 - «Код». Тут прописується код структурного підрозділу, який присвоєно йому керівництвом.
3 - «Посада». Тут пишеться яку обіймає працівник посаду, розряд відповідно Класифікаційними документами. Професія вказується саме та, яка записана в трудовій книжці працівника і в контракті, укладеним з ним.
4 - «Кількість штатних одиниць». Пишеться кількість одиниць в штаті за посадами. Тут же вказуються вакантні посади і неповні одиниці.
5 - «Тарифна ставка». Сума повинна вказуватися в рублях.
6,7,8 - «Надбавки». Тут прописуються всі премії, стимулюючі та інші виплати, що вказують у вигляді сум або у вигляді процентної ставки.
9 - «Повна сума». Тут вказується підсумкова сума, що виходить при додаванні сум, прописаних в графах 5-8.
10 - «Примітки». Якщо приміток немає, то дане поле залишають порожнім.
Код в штатному розкладі необхідний для ведення обліку. Якщо облік ведеться в програмі 1С, то вона автоматично присвоїть код кожному підрозділу і ділянці. Якщо ж 1С не використовується, то привласнити коди може і сам керівник, але при цьому важливо дотримуватися ієрархію підрозділів.
При спробах самостійно оформити цю графу індивідуальні підприємці (як і бухгалтери) найчастіше допускають і дозволяють собі похибки, записуючи діапазон значень в межах, наприклад, 5000-7000 рублів.
Очевидно, що дві особи, що займають схожі посади в одній компанії, цілком зможуть працювати на різних рівнях і отримувати за свою працю абсолютно різну заробітну плату.
Для повноцінного відображення подібних відмінностей в штатному розкладі є окремий розділ «надбавки». або включать одноманітні по суті штатні одиниці головний бухгалтер і бухгалтер, адміністратор або заступник адміністратора і т.д. тільки заробітна плата яких відрізняється.
Посади в штатному розкладі
Назв посад досить велика кількість, але всі вони поділяються на:- базові - закріплені в кваліфікаційних довідниках;
- довільні - придумані самостійно або утворені від базових.
При складанні розкладу слід привласнювати трудящим базові найменування посад, оскільки це спростить процедуру отримання пільг і пенсії.
Постанова Мінпраці під номером 29 роз'яснює, що похідні найменування можуть бути визнані базовими, якщо в їх основі базову назву, прописане в класифікаційним довідником.
Сумісники в документації також вказуються. Зробити це можна так:- Вказати у відповідній графі, що співробітник працює на 0,4 ставки (це пояснюється тим, що сумісник не може працювати на цій посаді більше 16 годин на тиждень). Оплата вказується фактична, а не за повну ставку.
- Прописати, що трудящий займає повну ставку і оклад відзначається повний. Але, в трудовому договорі прописуються умови здійснення діяльності - співробітник приймається на роботу за сумісництвом.
- Також в графі «Примітки» робиться відповідна відмітка.
оптимізація документа
Щоб збільшити ефективність діяльності організації, слід періодично проводити оптимізацію розкладу. яка представляє собою виявлення непотрібних функцій, правильність розподілу та використання робочого часу, ступінь завантаженості працівників.
Результатом оптимізації часто є скорочення штату. але при цьому у роботодавця залишаються тільки ті трудівники, які здатні ефективно працює і максимально виконувати певні обов'язки. Відповідно, оптимізація є найкращим способом збільшення ефективності роботи організації.
Відповідно до федерального закону під номером 98 штатний розклад не відноситься до списку документації, в якій міститься комерційна таємниця.
Так, наймач не має права включити до Переліку інформації, що становить комерційну таємницю компанії, відомості про наявність вакантних місць, чисельності, системі оплати та інші відомості. Відповідно, застосовувати поняття «комерційна таємниця» до даної первинної документації не прийнятно.
Все про штатний розклад дізнайтеся з ролика:
У вас є питання юридичного характеру?