Що таке поглиначі часу і як з ними боротися, rusbase

От би додати в добу ще годин 5-6, інакше неможливо встигнути все. Знайоме почуття?

Насправді часу досить, ми просто не вміємо ним розпоряджатися. Ті самі годинник, яких не вистачає на виконання справ протягом робочого дня, частенько з'їдають хронофаги - або поглиначі часу. Що це таке і як повернути час, «з'їдене» хронофаги? Безкоштовний онлайн-курс «Тайм-менеджмент» на «Універсаріум» допоможе відповісти на ці питання, а ми публікуємо найцікавіше з нього.

Чи не відволікайтеся, або хронофаги №1

Що робити?

Не витрачайте час даремно, або хронофаги №2

Дуже небезпечними поглиначами часу є заходи, події і проведення часу, що не відповідає вашим завданням. До цього типу хронофаги відносяться, наприклад, корпоративні наради або зборів, де необхідно бути присутнім по протоколу, «для галочки». Сюди ж відносяться ситуації, коли ви домовилися про зустріч, а людина спізнюється і вам доводиться його чекати, або безцільна балаканина з колегами, постійні перекури, проглядання соцмереж.

Що робити?

Домовтеся з колегами або начальством, що ви будете лише на тій частині наради, де ваша присутність необхідно.
Обговоріть можливість робити якусь роботу прямо на нараді, якщо вам не потрібно брати участь в обговоренні і ви не будете відволікати колег.
Вирушаючи на зустріч, візьміть з собою ноутбук. Тоді, якщо вам доведеться чекати, цей час не пропаде.
Виділіть спеціальний годинник для спілкування з колегами.

Контролюйте хаос, або хронофаги №3

Хаос - це те, що забирає наш час в результаті невміння оптимізувати роботу, планувати завдання, вибудовувати пріоритети і оцінювати власні можливості. Нечітко сформульоване або неправильно поставлене завдання неможливо виконати швидко і ефективно.

Постійна необхідність вирішувати термінові, а не стратегічні завдання поступово призводить до погіршення результатів роботи. Відмова від власних емоційних і фізичних потреб призводить до зривів, через які корисна діяльність може надовго зупинитися.

Що робити?

Складайте плани на день, на тиждень, на місяць.
Враховуйте в плані час, який необхідний вам на відпочинок, харчування, відновлення сил.
Визначте, які завдання найбільш важливі, а які можна відкласти.
Розберіться на своєму робочому столі і в комп'ютері, щоб потрібні матеріали завжди були під рукою.
Готуйтеся до будь-якої зустрічі або наради заздалегідь, щоб не довелося зустрічатися або збиратися повторно.
Запишіть, на що ви витрачаєте час протягом робочого дня. Проаналізуйте результат і використовуйте його для подальшого планування.

Не турбуйтеся, або хронофаги №4

Всі ми живі люди, а це значить, що у нас є почуття і емоції - в тому числі і такі, які можуть перешкоджати швидкому й ефективному вирішенню завдань. Серед найпоширеніших емоційних проблем, через які ми втрачаємо багато часу - боязнь «білого аркуша» (страх почати нову справу), хвилювання, синдром відкладання, поспіх і втрата інтересу до справи до його закінчення.

Що робити?

Відпочиньте, змініть сферу діяльності, відновіть фізичні і моральні сили. Це сприяє рівному емоційному стану і творчому піднесенню.
Вивчіть себе, дізнайтеся, які емоційні стани, що крадуть час, властиві саме вам. Використовуйте для цього курси, книги з психології або медитацію як метод самопізнання.
Визнайте існування проблеми. Це не завжди просто, але дуже важливо для того, щоб вона почала вирішуватися.
Зверніться за індивідуальною допомогою у вирішенні емоційних проблем до тренера або психолога.

Розділіть відповідальність, або хронофаги №5

Нерідко ми нічого не встигаємо, тому що занадто багато беремо на себе, не володіємо навичками управління собою, людьми і ресурсами. Ми не можемо відмовити, якщо нас просять про допомогу, навіть якщо наш день вже розписаний по хвилинах, ми беремо на себе відповідальність за чужі справи, нам простіше зробити самому, ніж кого-то попросити. А якщо ми просимо, то не вміємо вчасно проконтролювати результат і виправити допущені помилки. В результаті наша робота не виконується в термін, а ми відчуваємо себе повністю виснаженими.

Що робити?

Освойте технологію конструктивного відмови. Формула конструктивного відмови виглядає приблизно так: «Спасибі, що ви звернулися до мене, я дуже хотів би допомогти (приєднання), але зараз я зайнятий власним проектом (причина) і не можу приділити час вашої проблеми (відмова). Але я можу зайнятися вашою справою завтра (альтернатива).
Позбавтеся від відчуття провини, якщо не можете допомогти.
Вдосконалюйте ваші управлінські та комунікаційні навички за допомогою курсів, тренінгів або індивідуальної роботи з коучем.

Найефективніший метод боротьби з хронофаги, що пожирають ваш час - дізнатися їх в обличчя, тобто зрозуміти, на що саме йде ваш час і як його оптимізувати.