Що робити в разі втрати документів статті компанії Роско

Які ризики виникають відсутність первинних документів? Які заходи повинна зробити компанія в разі втрати документів? По ряду причин компанія може втратити первинні документи. Чи потрібно їх відновлювати і як це зробити? Які проблеми можуть виникнути у компанії, якщо не вживати ніяких заходів по відновленню втрачених документів?

Наслідки втрати первинних документів

Відсутність первинних облікових документів не тільки служить підставою для відмови у визнанні здійснених витрат з метою обчислення податку на прибуток, в прийнятті ПДВ до відрахування, а й утворює самостійний вид податкового правопорушення. За грубе порушення правил обліку
(До якого відноситься відсутність первинних документів), яке не мало наслідком заниження податкової бази, передбачені податкові санкції (п.1-п.3 ст.120 НК РФ).

За відсутність первинних облікових документів посадові особи компанії можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності (ст.15.11 КоАП РФ).

Крім того, податківці можуть витребувати документи як в рамках проведення виїзної, так і камеральної перевірки і оштрафувати за ст.126 НК РФ.

Згідно пп.8 п.1 ст.23 НК Україна платники податків зобов'язані протягом чотирьох років забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків, в тому числі документів, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків, а також сплату (утримання) податків.

Якщо компанія не зможе документально підтвердити зроблені витрати, то податківці можуть донарахувати податок на прибуток, зняти відрахування по ПДВ, оштрафувати компанію і нарахувати пені.

При цьому судами не приймаються доводи платника податків про те, що в разі втрати первинної документації розмір відрахувань по ПДВ може бути встановлений на підставі інших (крім рахунків-фактур) документів, зокрема, податкових декларацій з ПДВ, виписок про рух грошових коштів по розрахунковому рахунку і додаткових аркушів до книг покупок.

В одній із справ податківці донарахували компанії 12,7 млн ​​рублів ПДВ внаслідок необґрунтованого застосування відрахувань з ПДВ за втраченими рахунків-фактур. Компанія не змогла документально підтвердити розкрадання запитуваної податківцями документації.

Що робити в разі втрати документів

Порядок відновлення втрачених документів прописаний в п.6.8 «Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку», затв. наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 р №105.

Крок 1. Скласти перелік втрачених документів, які необхідно відновити.

Відразу відзначимо, що відновлювати потрібно тільки ті документи, термін зберігання яких не закінчився.

Окремі терміни зберігання встановлені для документів, необхідних для обчислення і сплати податків (зборів), - не менше чотирьох років (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ).

Крок 2. Призначити наказом керівника компанії комісію з розслідування причин пропажі, загибелі документів.

У необхідних випадках для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Крок 3. Зібрати довідки, що підтверджують факт втрати документів.

Наприклад, якщо документи втрачені внаслідок:

• пожежі, урагану, повені чи інших катаклізмів (наприклад, в результаті падіння метеорита в Челябінськ) - довідка МНС або Гідрометцентру РФ;
  
• розкрадання - довідка МВС РФ;
  
• комунальної аварії (наприклад, затопивши) - довідка ЖЕО.
  

Крок 4. Оформити результати роботи комісії.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Форма акта - довільна.

Крок 5. Відновлення втрачених документів.

Як показує судова практика, компанія може підтвердити заявлені витрати відновленими копіями документів. Спосіб же відновлення документів компанія визначає сама, виходячи із застосовуваних способів бухгалтерського обліку (наприклад, роздруковує з програми перелік документів, яких не в розрізі їх безпосередніх кураторів).