Ручні проводки - чому 8-ка їх - не любить - облік без турбот

Проведення - це основа бухгалтерського обліку та єдиний спосіб відображення рухів по рахунках. Здавалося б, що поганого в тому, щоб ввести кілька проводок в програму вручну і роздрукувати звичайну бухгалтерську довідку? Для багатьох людей це значно зручніше і зрозуміліше, ніж шукати в незнайомій програмі спеціальний документ, думати, як його правильно заповнити і намагатися зрозуміти, чому він не відразу проводиться. А ще ручними проводками буває дуже зручно закривати аванси по 60 і 62 рахунках, які чомусь не завжди автоматично зачитуються програмою. Але все-таки більшість програмістів, які супроводжують 1С: Підприємство 8, постійно твердять про те, що користуватися ручними проводками потрібно якомога рідше. У чому ж причина такої заборони?

Специфіка програм 1С восьмої версії така, що дані про введених операціях зберігаються не тільки на звичних нам рахунках обліку, а й в спеціальних регістрах, які потрібні програмі для коректної роботи. Таке дублювання даних необхідно, тому що інформації, яка зберігається на рахунках, в деяких випадках недостатньо для формування звітів. Наприклад, коли ми здаємо звітність за формою 2-ПДФО, необхідно вказати суми податку, нараховані для кожної людини. Однак, на 68 рахунку цієї інформації немає, там є лише сума, нарахована з організації в цілому. Звичайно, цей податок можна порахувати, грунтуючись на даних про заробітну плату працівників, але при цьому не можна забувати, що крім зарплати для розрахунку необхідні дані про особисті і майнові відрахування і доходи на попередніх місцях роботи. І якщо програма буде при формуванні довідки 2-ПДФО перебирати і перераховувати всі ці дані по кожному співробітнику за цілий рік, то заповнення довідки може затягнутися надовго, особливо, якщо співробітників досить багато. Саме тому при щомісячному розрахунку зарплати дані про обчисленому ПДФО записуються в спеціальний регістр з деталізацією по співробітниках. У цьому випадку вони все зберігаються в одному місці і програма може легко їх отримати при формуванні звіту, а також при щомісячному розрахунку цього податку (адже ПДФО вважається наростаючим підсумком з початку року і дані попередніх періодів, необхідні для розрахунку, теж беруться з регістрів).

А тепер уявіть, що станеться, наприклад, якщо бухгалтер виявив помилку в розрахунку ПДФО щодо одного із працівників і вирішив підкоригувати дані по 68 і 70 рахунках ручної проводкою (бухгалтерською довідкою)? Звичайно, дані по 68 рахунку зміняться і сума стане правильною, але ось ті цифри, які зберігаються в регістрах, залишаться колишніми. Коли програма буде розраховувати ПДФО за наступний місяць, коригування рахунків, внесену бухгалтером, вона просто "не побачить" і нарахує ПДФО без її обліку. Точно також будуть формуватися довідки 2-ПДФО. Таким чином виходить, що після такої ручного коректування, в звіт будуть потрапляти невірні дані.

Точно така ж ситуація складається з ПДВ та даними, необхідними для формування книги обліку доходів і витрат при застосуванні УСН. Вся інформація про базу для обчислення цих податків зберігається в спеціальних регістрах, тому будь-які ручні проводки за рахунками обліку ПДВ (19, 68.02, 90.03, 76.АВ, 76.ВА) ніколи не потраплять до книги покупок і книгу продажу, а також в декларацію . Ви тільки отримаєте розбіжності в даних декларації та бухгалтерських рахунків, які будуть накопичуватися як сніжний ком, і з часом все розділи декларації доведеться заповнювати вручну, тому що програма буде підставляти невірні цифри.

Крім того, вкрай небажано робити будь-які ручні проводки за рахунками взаєморозрахунків з контрагентами (60, 62, 76). Для таких операцій існує цілий ряд документів, в тому числі документ "Коригування боргу", які дозволяє перенести заборгованість або провести взаємозалік.

У тих ситуаціях, коли внести якісь ручні коригування все-таки необхідно, зміни вносяться не тільки в дані бухгалтерських рахунків, але і в спеціальні регістри. Однак, допомогти в такій ситуації повинен кваліфікований програміст, який розуміє, які регістри потрібно правити і які записи в них вносити.

Однак, є і хороша новина. За деякими рахунками все-таки дозволяється робити ручні операції без будь-яких наслідків. Вручну можна і потрібно нараховувати будь-які податки (за винятком ПДВ), проводити операції по рахунках 58, 66, 67, 75, 79, 80 і деяким іншим. Їх склад залежить від конфігурації, в якій Ви працюєте. Наприклад, користувачі конфігурації Бухгалтерія підприємства можуть в деяких випадках робити ручні проводки по рахунках 10 і 41 (переміщення товарів і матеріалів), 50 і 51 (в тому випадку, якщо НЕ застосовується ССО), в той час, як користувачам конфігурацій Комплексна автоматизація і Управління виробничим підприємством робити такі проводки не рекомендується. Але в будь-якому випадку потрібно пам'ятати, що якщо для створення необхідної Вам проводки в програмі передбачений спеціальний документ, то кращий варіант - скористатися саме їм.

Якщо вам потрібна додаткова інформація про роботу в 1С: Бухгалтерія підприємства 8, то ви можете безкоштовно отримати нашу книгу за посиланням.