Розробляємо зручний регістр по ПДФО, журнал «головна книга», № 8 за 2018 р
Підзвітні суми, в т.ч. на покупку бензину, можна видати працівникові не тільки готівкою, але і перевести по безналу на його «зарплатну» картку.
Так, в рахунку-фактурі з'явилася нова графа 1а «Код виду товару». Вона призначена для експортерів, що реалізують товари в країни ЄАЕС.
Первинні облікові документи, необхідні для обчислення і сплати податків, потрібно зберігати як мінімум чотири роки. Мінфін роз'яснив, з якого моменту вести відлік цього терміну.
Е.А. Шаронова, економіст
З чого почати
Перш ніж зробити під себе регістр по ПДФО, треба визначити, для чого він потрібен. А необхідний він вам як податковому агенту для того, щоб:
- правильно розрахувати податок, який підлягає утриманню з доходів працівника;
- на підставі даних регістрів швидко заповнити довідки 2-ПДФО на кожного працівника і після закінчення року відзвітувати перед податковою інспекцією й п. 2 ст. 230 НК Україна;
- в разі податкової перевірки пред'явити перевіряючим регістр і уникнути штрафу за його відсутність.
Тому в регістрі повинні бути обов'язкові реквізити, прямо згадані в НК, а також всі дані, які є в довідці 2-ПДФО. Адже так простіше буде її заповнювати.
Обов'язкові реквізити регістру по ПДФО
Обов'язкові реквізити, які повинні бути в регістрі по ПДФО, таки е п. 1 ст. 230 НК РФ.
2) статус платника податків (резидент / нерезидент);
3) види виплачуваних доходів і їх коди;
4) види наданих податкових відрахувань і їх коди;
5) суми доходів і суми відрахувань;
6) дати виплати доходів;
7) дати утримання податку;
8) дати перерахування податку;
9) реквізити платіжного документа на перерахування податку до бюджету (дата і номер).
думка Новомосковсктеля
"Як у нас влаштований ПДФО? Інспектор нічого не робить і радіє. Працівник спокійно спить (особливо 5-го і 20-го числа). А роботодавець обчислює, утримує, перераховує, надає, повідомляє, видає, представляє. Та ще по кожному одержувачу і по кожній виплаті! І все сам! Добре, що сам себе поки ще не штрафуємо т
".Олександр,
головний бухгалтер, м Київ
Якщо працівник - іноземець або просто часто буває за кордоном у відрядженнях, то, щоб фіксувати, як протягом року змінюється його статус, можна зробити на початку регістра таку таблицю.
Відстежувати протягом року статус потрібно ще й тому, що відрахування надаються працівникові тільки щодо доходів, які оподатковуються за ставкою 13% пп. 3. 4 ст. 210 НК РФ. А ось останні чотири реквізиту регістра розглянемо більш докладно.
Дата виплати доходу
Будь-які доходи в грошовій формі (включаючи оплату праці, виплати за ЦПД, відпускні, лікарняні, дивіденди та ін.)
День виплати доходу з каси або перерахування грошей на рахунок працівника в банку
Доходи у натуральній формі
День передачі працівнику майна (надання йому послуг, виконання для нього робіт)
Матеріальна вигода, отримана від економії на відсотках при видачі працівнику позики
День сплати працівником відсотків за позикою
Матеріальна вигода, отримана від придбання товарів (робіт, послуг) або цінних паперів
День придбання працівником товарів (робіт, послуг), цінних паперів
Оскільки зарплата повинна виплачуватися двічі на місяць (за першу половину місяця - до закінчення місяця, як правило, з 16-го по 30-е число, за другу половину - після закінчення місяця, як правило, з 1-го по 15-е числ про ст. 136 ТК України), то в регістрі потрібно буде вказати дві дати виплати.
Дата утримання ПДФО
Організація зобов'язана утримати ПДФО з доходів працівника при їх виплат е п. 4 ст. 226 НК РФ. Після чого утриманий податок треба перерахувати в бюджет, а дохід за вирахуванням ПДФО - працівникові.
Розрахувати податок, який підлягає утриманню, потрібно раніше - в момент нарахування доходу працівнику. Тобто в день нарахування зарплати, премій, надбавок, доплат, допомоги на випадок хвороби, відпускних, доходів за ЦПД і т. П. Це буде податок обчислений, і його ви вказуєте у відповідній графі регістра по ПДФО.
А ось утримати обчислений ПДФО з доходів працівника потрібно, як ми вже сказали, тільки при їх безпосередній виплати.
ПОПЕРЕДЖАЄМО ПРАЦІВНИКА
Якщо протягом року змінюється місце роботи, то, щоб на новому місці отримувати дитячі відрахування, треба принести в бухгалтерію довідку 2-ПДФО з попереднього місця роботи. Інакше відрахування просто не дадуть.
За працівникам, які «взимку і влітку одним кольором» - тобто свідомо весь рік будуть резидентами, - таблицю для відстеження статусу можна не робити
Таким чином, датою отримання доходу у вигляді оплати праці як за першу, так і за другу половину місяця є останній день місяця, за який зарплата нарахована. І на цю ж дату потрібно обчислити ПДФО за мі ц п. 2 ст. 223 НК РФ. А ось утримати податок потрібно на дату виплати доходу - в день отримання грошей в банку на видачу зарплати за другу половину місяця (при видачі з каси) або перерахування на картку працівника в п. 4 ст. 226 НК РФ.
Здавалося б, все просто: при виплаті зарплати за першу половину місяця (авансу) ПДФО утримувати не треба. Однак якщо ви виплатите працівникові суму авансу без утримання ПДФО, то після закінчення місяця може скластися ситуація, коли ви не зможете перерахувати ПДФО до бюджету, так як вам нема з чого буде утримати податок. Наприклад, ви виплатили працівнику аванс, ПДФО з нього не втримали. А потім виявилося, що за другу половину місяця працівнику не покладена зарплата по якоїсь причини (наприклад, він захворів або перебував у відпустці за свій рахунок). І виходить, що утримати ПДФО вам просто нема з чого. А перераховувати в бюджет ПДФО за рахунок власних коштів ви не можете, це прямо заборонено кодексу м п. 9 ст. 226 НК РФ. Є три варіанти вирішення цієї проблеми:
- <или> виплачувати зарплату за першу половину місяця з відрахуванням розрахованого з неї ПДФО, але ПДФО не нараховувати (проводку Дт рахунку 70 - Кт рахунку 68 не робити) і не утримувати. Тоді в кінці місяця ви завжди зможете втримати весь ПДФО за місяць з доходів працівника;
- <или> обчислювати (робити проводку Дт рахунку 70 - Кт рахунку 68) і утримувати ПДФО з авансу, але в бюджет його відразу не перераховувати. А перерахувати суму податку, утриману з усієї зарплати за місяць, один раз - при виплаті зарплати за підсумками місяця. Однак такий варіант може викликати зайві питання податківців при виїзній перевірці (мовляв, раз втримали податок, то чому не перерахували, можливість адже була);
- <или> обчислювати, утримувати та перераховувати ПДФО при кожній виплаті зарплати, тобто два рази на місяць (робити проводки: при обчисленні ПДФО - Дт рахунку 70 - Кт рахунку 68, а при перерахуванні податку - Дт рахунку 68 - Кт рахунку 51).
Дата перерахування ПДФО та реквізити платіжки
Це дата, яка вказана в позначці банку на платіжці на перерахування ПДФО. Нагадаємо, що термін, в який податок повинен бути перерахований до бюджету, залежить від способу виплати доходу в п. 6 ст. 226 НК РФ.
Спосіб виплати доходів
Термін перерахування ПДФО
З неї буде відразу видно: з якого місяця треба почати надавати відрахування і коли перестати це робити, яку суму вирахування надати і який код вирахування привласнити.
ПРАВИЛО 4. У регістрі годі й відображати доходи, які в повній сумі не обкладаються ПДФО, наприклад допомога по вагітності та пологах, щомісячна допомога по догляду за дитиною до півтора років ст. 217 НК РФ.
ПРАВИЛО 5. Якщо в організації є відокремлені підрозділи, то податкові регістри по ПДФО потрібно вести в кожному ОП окремо.
На кожного, хто отримує доходи і в головному підрозділі, і в відокремленому, потрібно завести два регістра
А якщо працівник одночасно отримує доходи і в ДП, і в ОП, то на нього треба завести два регістра по ПДФО. В цьому випадку для правильного розрахунку ПДФО відрахування на дітей зручніше надавати в якомусь одному місці - або в ДП, або в ОП.
ПРАВИЛО 6. Суми ПДФО відображаються в регістрі в цілих рублях, а всі інші суми - в рублях і копійка х п. 4 ст. 225 НК РФ.
ПРАВИЛО 7. Форму регістра по ПДФО краще затвердити наказом керівника.
Заповнюємо реєстр по ПДФО
Як це зробити, покажемо на прикладі.
Приклад. Заповнення реєстру по ПДФО
/ Умова / В організації працює Безжурний Іван Петрович. Його оклад - 20 000 руб. Терміни виплати зарплати: за першу половину місяця - 22-е число поточного місяця, за другу половину місяця - 7-е число наступного місяця.
У працівника є дочка у віці 10 років. У зв'язку з цим він приніс в бухгалтерію заяву про надання вирахування і копію свідоцтва про народження дитини.
Крім того, безжурного І.П. організація вручила два подарунки:
ПДФО, утриманий з зарплати працівників, перераховувався до бюджету в день отримання в банку грошей для виплати зарплати.
/ Рішення / В регістрі ми наводимо тільки ті дані, які потрібні для розрахунку податку.
Податковий регістр з ПДФО
2418 ПДФО з зарплати за першу і другу половину місяця треба обчислити в останній день місяця - в день нарахування доходу
2418 Утримати і перерахувати ПДФО з зарплати за місяць треба в день виплати працівникам зарплати за другу половину місяця
2418 Утримати і перерахувати ПДФО з зарплати за місяць треба в день виплати працівникам зарплати за другу половину місяця
Подарунок на ювілей (2720)
3000 Загальна сума відрахування за всіма виданими протягом року подарунків становить 4000 руб. З суми перевищення - 500 руб. - треба обчислити і утримати ПДФО
При бажанні ви можете доповнювати регістр будь-якими даними, які вам потрібні. Якщо доходи оподатковуються за різними ставками, то можна зробити узагальнюючу таблицю, де будуть зазначатися загальна сума доходу і загальна сума утриманого та перерахованого податку.
Якщо на кінець року ви не встигли повернути працівнику зайво утриманий з його доходу ПДФО і продовжуєте повертати його в наступному році, то суму боргу перед працівником можна показати в додатковій таблиці на початку регістра.
А в кінці регістра ви можете вказати номер довідки 2-ПДФО і дату її подання в ИФНС і працівникові.
Інші статті журналу «ГОЛОВНА КНИГА» на тему «Документообіг»:
вУкаіни Індекс
споживчих цін
використовується
для індексації зарплати
0 Мінімальний
розмір оплати праці
Використовується для
регулювання зарплати
Як часто ви звертаєтеся до МСФЗ (міжнародним стандартам фінансової звітності)?
Ніколи, ведемо бухоблік тільки за українськими правилами