Розбиття даних excel, птах-секретар

У статті «Excel - Оптимізація таблиці» обмовлялося, що для коректної роботи з таблицею в кожному її стовпці повинні міститися тільки логічно неподільні дані.

Наприклад, в таблиці співробітників на рис.1, потрібно впорядкувати дані за прізвищами, а потім по іменах співробітників (для впорядкування однофамільців). Для цього слід розподілити прізвища, імена та по батькові по окремих стовпців.

вихідна таблиця для поділу даних

Там, де необхідно розділити дані, що знаходяться в одному стовпці можна використовувати вбудовану можливість Excel - розбиття вмісту одного стовпчика на кілька.

Для цього необхідно виконати наступні дії:

1. Праворуч від розділяється діапазону вставити кілька порожніх стовпців по числу відокремлюваних даних. Це робиться, щоб уникнути заміни даних в сусідніх стовпцях. У нашому випадку вставимо два нових стовпця (рис.2).

додаємо порожні стовпці

2. Виділити стовпець, який містить колективні дані (Прізвище Ім'я По батькові).

3. На панелі Робота з даними вкладки Дані натискаємо кнопку Текст за стовпцями.

У діалоговому вікні Майстер текстів (розбір) - крок 1 з 3 (рис.3) в області Формат вихідних даних вказати варіанти розбиття:
- з роздільниками - якщо текст в осередках розділений пробілами, комами, крапками з комою, знаками табуляції і т.п. (Це наш випадок - поділ пробілами);
- фіксованої ширини - якщо ми поділяємо дані на рівні (по стовпцях) частини.

майстер поділу даних Excel

4. Натискаємо кнопку Далі.

5. У вікні Майстер текстів (розбір) - крок 2 з 3 (рис.4) вибираємо символ-роздільник - пробіл. Якщо серед запропонованого набору відсутня потрібний знак, слід встановити прапорець інший і в поле ввести потрібний символ. При цьому в нижній частині вікна буде наведено зразок розбиття.

вказуємо ознака поділу даних

6. Натисканням кнопки Далі переходимо в наступне діалогове вікно: Майстер текстів (розбір) - крок 3 з 3 (рис.5), яке дозволяє встановити формат даних для кожного нового стовпчика. Кнопка Детальніше відкриває діалогове вікно, в якому можна встановити додаткові настройки числових даних.
Можна при розбитті виключити окремий стовпець. Для цього слід виділити його в зразку розбору і включити опцію Пропустити стовпець.

вказуємо ознака поділу даних

7. Після установки всіх необхідних параметрів натискаємо кнопку Готово. в результаті чого вміст виділеного діапазону буде розбито на три стовпці (рис.6).

застосовуємо поділ даних

Тепер можна виконувати сортування по прізвищах і іменах співробітників (рис.7). Для однофамільців імена будуть розташовуватися в порядку зростання алфавіту.

сортування розділених даних