Роботодавець оплачує харчування працівників розбираємося з податками та внесками - бухгалтерія онлайн

Багато роботодавців тим чи іншим чином компенсують своїм працівникам витрати на харчування (наприклад, виплачують грошові компенсації або видають талони на обіди). Давайте розберемося, як різні варіанти оплати харчування впливають на нарахування ПДФО і страхових внесків, а також узагальнимо варіанти обліку витрат на харчування при різних режимах оподаткування.

Способи оплати

Способи оплати харчування можуть відрізнятися. Найчастіше роботодавець вибирає для себе найбільш прийнятний варіант з перерахованих нижче:
- виплачує грошову компенсацію (дотацію) на харчування;
- організовує доставку харчування в офіс (за договором з постачальником);
- видає безкоштовні обіди у власній їдальні;
- оплачує послуги кафе або їдалень, які перебувають на території бізнес-центрів.

Зазвичай роботодавець бере участь оплаті харчування за власною ініціативою, закріпивши відповідне умова в трудових договорах або колективному договорі. Однак іноді роботодавець зобов'язаний оплатити харчування в силу вимог законодавства.

Оплата харчування за власною ініціативою

При визначенні податкової бази з ПДФО повинні враховуватися всі доходи працівників, отримані ними як у грошовій, так і в натуральній формах (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Якщо працівникам виплачується грошова дотація на харчування, така виплата є об'єктом оподаткування ПДФО (п. 1 ст. 209 НК РФ). При інших способах оплати вартість безкоштовного харчування є доходом в натуральній формі, який також обкладається ПДФО (лист МінфінаУкаіни від 28.06.13 № 03-04-06 / 24677).

Однак щоб обчислити ПДФО, необхідно встановити розмір доходу кожного працівника. Тільки в цьому випадку на суму дотації нараховується податок (п. 8 інформаційного листа Президії ВАС України від 21.06.99 № 42). Тобто для нарахування ПДФО визначальне значення має персоніфікований облік доходу кожного співробітника. Якщо такий облік організований (наприклад, коли талони на харчування видаються працівникам персонально), то на вартість харчування потрібно нарахувати ПДФО.

Якщо ж організувати персоніфікований облік неможливо (наприклад, при придбанні питної води, чаю або кави), то оподатковуваного ПДФО доходу не виникає (лист МінфінаУкаіни від 30.01.13 № 03-04-06 / 6-29).

Зверніть увагу
Мінфін наполягає на тому, що роботодавець повинен вживати всіх можливих заходів з оцінки та обліку отриманого співробітниками доходу (лист МінфінаУкаіни від 06.03.13 № 03-04-06 / 6715).

Страхові внески

Коли роботодавець виплачує співробітникам грошові компенсації (дотації) на харчування, то на них потрібно нарахувати пенсійні, медичні та внески на травматизм (ч. 1 ст. 7 Федерального закону від 24.07.09 № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закону від 24.07.98 № 125-ФЗ, лист МінздравсоцразвітіяУкаіни від 19.05.10 № 1239-19).

При інших варіантах оплати визначальне значення для нарахування внесків має можливість визначити дохід кожного працівника. Якщо точна сума доходу відома, то на вартість харчування потрібно нарахувати внески. Причому, в базу для нарахування слід включити вартість наданого харчування з урахуванням ПДВ (ч. 6 ст. 8 Закону № 212-ФЗ, п. 3 ст. 20.1 Закону № 125-ФЗ).

Обов'язкова оплата харчування

Якщо роботодавець бере участь в оплаті в силу вимог законодавства, то вартість харчування можна розглядати як компенсацію, пов'язану з виконанням трудових обов'язків.

Наприклад, роботодавець повинен забезпечувати продуктами і харчуванням працівників, які зайняті на роботах зі шкідливими і особливо шкідливими умовами праці (ст. 222 ТК РФ). Якщо компенсація здійснюється в межах встановлених норм, то на неї не нараховуються:
- ПДФО (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- страхові внески (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону № 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закону № 125-ФЗ).

Рішення. Вартість безкоштовного харчування можна не обкладати ні ПДФО, ні страховими внесками, оскільки раніше проведеної атестацією підтверджено наявність шкідливих умов праці. У цьому випадку видача безкоштовного харчування обов'язкова в силу вимог законодавства.
Припинити безкоштовну видачу харчування можна при одночасному дотриманні двох умов (п. 13 «Норм та умов», затв. Наказом МінздравсоцразвітіяУкаіни від 16.02.09 № 45н):
- спеціальна оцінка підтвердила безпечні (допустимі) умови праці;
- профспілка організації (інший представницький орган) не заперечує проти скасування безкоштовного харчування.
Якщо ж проведена в майбутньому спеціальна оцінка шкідливість не підтвердить, але видача харчування продовжиться, то ПДФО і внески вже потрібно нараховувати (оскільки як компенсація така видача вже розглядатися не зможе).

Облік витрат на харчування

У яких випадках можна, а коли не можна врахувати витрати на харчування? Чи потрібно нараховувати на дотації ПДВ? Відповіді на ці питання узагальнимо в таблиці.

Таблиця. Облік витрат на харчування.