Проблеми документального оформлення надходження ос, економіка і життя

Первинні облікові документи є підставою для записів як в бухгалтерському, так і в податковому обліку, у зв'язку з чим рішення проблем їх оформлення надзвичайно важливо для бухгалтерських служб організацій. При цьому проблеми виникають не тільки у випадках застосування самостійно розроблених організаціями документів, але і при заповненні уніфікованих форм первинної облікової документації, в тому числі і за основними засобами.

· Акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель, споруд) (форма № ОС-1);

· Акт про прийом-передачу будівлі (споруди) (форма № ОС-1а);

· Акт про прийом-передачу груп об'єктів основних засобів (крім будівель, споруд) (форма № ОС-1б).

Вказівки містять такі вимоги щодо застосування акта про прийом-передачу:

«Застосовуються для оформлення та обліку операцій прийому, прийому-передачі об'єктів основних засобів в організації або між організаціями для:

а) включення об'єктів до складу основних засобів та обліку їх введення в експлуатацію (для об'єктів, які потребують монтажу, - в момент придбання, для об'єктів, що вимагають монтажу, - після прийому їх з монтажу і здачі в експлуатацію).

б) вибуття зі складу основних засобів при передачі (продажу, міні та ін.) іншої організації ».

Зазначені вимоги свідчать про те, що:

· По-перше, названим вище документом оформляються операції прийому-передачі основних засобів між організаціями;

· По-друге, акт служить підставою для включення об'єктів до складу основних засобів та обліку їх введення в експлуатацію;

· По-третє, для об'єктів, які потребують монтажу, акт складається в момент придбання, а потребують монтажу - після прийому їх з монтажу і здачі в експлуатацію.

Можна відзначити, що основне призначення документа не вдалося відобразити в його назві. Назва свідчить про те, що акт повинен бути використаний для відображення факту прийому-передачі об'єктів, проте він є також первинним документом, що підтверджує введення основних засобів в експлуатацію.

Практична реалізація перерахованих вище умов викликає труднощі. Так, у Вказівки конкретно не уточнюються ситуації, в яких організації оформляють актом операції прийому-передачі об'єктів. Отже, акт повинен застосовуватися при оформленні будь-якої операції прийому-передачі об'єкта основних засобів.

Таким чином, акт оформляється в будь-якому випадку, якщо хоча б для однієї зі сторін об'єкт є основним засобом або буде прийнятий до обліку до складу основних засобів. При цьому відсутня ясність щодо застосування такої форми первинного облікового документа, як товарна накладна (форма № ТОРГ-12), яка міститься в Альбомі уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій, затверджених Постановою ГоскомстатаУкаіни від 25.12.98 № 132.

Застосовується товарна накладна «для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації. Складається в двох примірниках. Перший примірник залишається в організації, яка здає товарно-матеріальні цінності, і є підставою для їх списання. Другий примірник передається сторонньої організації і є підставою для оприбуткування цих цінностей ».

Товарні операції, для обліку яких затверджена товарна накладна, є операціями купівлі-продажу. У ст. 454 ГК України зазначається, що за договором купівлі-продажу одна сторона (продавець) зобов'язується передати річ (товар) у власність другій стороні (покупцеві), а покупець зобов'язується прийняти цей товар і сплатити за нього певну грошову суму (ціну). Важливо, що в ст. 455 ГК України уточнюється, що товаром за договором купівлі-продажу можуть бути будь-які речі.

Як наслідок, можна стверджувати, що кваліфікація об'єкта купівлі-продажу хоча б у однієї із сторін в якості основного засобу зобов'язує сторони одночасно складати два уніфікованих документа, що підтверджують факт прийому-передачі цього об'єкта, - акт про прийом-передачу і товарну накладну. Таким чином, одна операція прийому-передачі оформляється двома первинними документами, що видається необгрунтованим.

Певні труднощі виникають і при заповненні цієї уніфікованої форми. Згідно Вказівок в формах № ОС-1 і № ОС-1а розділ 1 заповнюється на підставі даних передавальної сторони (організації-здавальника), що мають інформаційний характер для об'єктів основних засобів, що були в експлуатації.

У випадках придбання об'єктів через мережу роздрібної торгівлі, виготовлення для власних потреб розділ 1 не заповнюється.

У показниках графи «Сума нарахованої амортизації (зносу)» вказується сума нарахованої амортизації (зносу) з початку експлуатації.

Розділ 2 заповнюється організацією-одержувачем тільки в одному (своєму) екземплярі.

Зауважимо, що розділ 1 дозволено не заповнювати в разі надходження об'єктів через мережу роздрібної торгівлі, однак об'єкти можуть бути придбані в результаті оптових закупівель. Крім того, придбання об'єктів через мережу роздрібної торгівлі дозволяє організації-здавальника не заповнювати розділ 1 документа, але не виключає необхідності його участі в заповненні актів про прийом-передачу, які «затверджуються керівниками організації-одержувача і організації-здавальника і складаються у кількості не менше двох примірників ». Очевидно, що практична доцільність оформлення акта для організації-здавальника в цьому випадку відсутній, в зв'язку з чим акт, як правило, складається лише організацією - одержувачем об'єкта і датується в момент введення цього об'єкта в експлуатацію.

У Листі повідомляється, що «в разі придбання об'єкта у організації-продавця через мережу оптової або роздрібної торгівлі для використання його покупцем в якості основного засобу форму № ОЗ-1 заповнює тільки організація-одержувач (покупець), при цьому реквізити організації-здавальника (продавця ), тобто лівий блок з грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ» (в т.ч. «Підпис керівника», «М.П.» і «Дата»), не заповнюються, оскільки продається об'єкт не числиться у продавця в складі основних засобів, а є товаром (тут немає бухгалтерської операції при ема-передачі, є договір купівлі-продажу) ». Виходячи з тексту роз'яснень розділ 1 акта слід заповнювати і стверджувати в разі, якщо в іншої сторони цей об'єкт також ставився до об'єктів основних засобів, тоді як в інших випадках слід оформляти накладну.

Як наслідок, акт буде складатися безпосередньо при введенні об'єкта в експлуатацію в частині, яка виключає розділ 1. Зауважимо, що вказане вище Письмо не дає вказівок про оформлення акта, якщо у сторони, яка передає об'єкт враховувався в складі основних засобів, а приймаюча сторона його кваліфікує як оборотних активів.

Складно оформити акт в умовах, коли момент придбання об'єкта не збігається з моментом його введення в експлуатацію. Особливо це актуально в умовах, коли об'єкт як для передавальної, так і для приймаючої сторони є основним засобом. Необхідність заповнення розділу 1 акту в цій ситуації очевидна, але на момент введення об'єкта в експлуатацію отримати дані передає, не завжди просто, оскільки операція купівлі-продажу вже завершена.

Необхідно звернути увагу на те, що акти про прийом-передачу також служать підставою для включення об'єктів до складу основних засобів та обліку їх введення в експлуатацію. Момент введення об'єкта в експлуатацію дуже важливий, оскільки впливає на величину амортизації по об'єкту основних засобів, а також на розмір податку на прибуток і податку на майно. Адже лише на підставі акта з'являється можливість здійснити бухгалтерську запис: Дебет 01 Кредит 08.

Як вже було зазначено, відповідно до Вказівок щодо застосування і заповнення акту для об'єктів, які потребують монтажу, акт складається в момент придбання, а потребують монтажу - після прийому їх з монтажу і здачі в експлуатацію. Зазначені норми необхідно розглядати у взаємозв'язку і взаємозалежності. Відзначимо, що їх застосування на практиці викликає труднощі в разі, якщо момент придбання і момент введення об'єкта в експлуатацію не збігаються в часі. Викликано це тим, що на момент придбання об'єкт може бути ще не придатний до використання, а отже, не здатний приносити дохід. Такий об'єкт не може бути включено до складу основних засобів згідно з вимогами п. 4 ПБУ 6/01 «Облік основних засобів». При цьому оформлення акта в момент придбання об'єкта означає введення його в експлуатацію і, як наслідок, викликає необхідність бухгалтерського запису: Дебет 01 Кредит 08, яка неможлива в цей момент.

Складніше оформити акт по об'єктах, які вимагають монтажу. Це пов'язано з тим, що акт за такими об'єктами повинен бути складений після прийому їх з монтажу і здачі в експлуатацію. Монтаж, в свою чергу, займає певний період часу. При здачі об'єкта в експлуатацію заповнення акту ускладнюється тим, що не завжди просто отримати інформацію від сторони, яка передає, якій повинна бути заповнена частина документа. Таким чином, багатьом організаціям не вдається отримати дані продавця об'єкта, які в ряді випадків необхідні.

Деякі організації, намагаючись вирішити цю проблему, відкривають акт в момент придбання об'єкта і заповнюють його в частині, яка містить інформацію сторони, яка передає. У момент введення об'єкта в експлуатацію заповнюється решта документа з проставленням дати введення об'єкта в експлуатацію. Однак цей варіант не є вдалим, оскільки відповідно до п. 4 ст.9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення. Акт є єдиним документом, тому повинен бути складений при придбанні об'єкту повністю, а не в будь-якій частині.

Таким чином, як для об'єктів, що вимагають монтажу, так і для об'єктів, його не потребують, виникають проблеми використання на практиці такий уніфікованої форми первинної облікової документації, як акт про прийом-передачу. Можливо, проблему дозволило б вирішити поділ акту на два документа, один з яких буде складатися при необхідності в момент придбання об'єкта і містити дані сторони, яка передає, а інший - підтверджувати введення об'єкта в експлуатацію.