Про діловодстві, в тому числі для службового користування в районних відділах, наказ кзрізу
КОМІТЕТ Укаїни
ІЗ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ І ЗЕМЛЕУСТРОЮ
Санкт-Петербург
Про діловодстві, в т.ч.
"ДСП", в районних відділах
Для упорядкування діловодства та регламенту зберігання матеріалів, в тому числі для службового користування ( "ДСП"), в районних відділах Комітету
1. Затвердити Положення про діловодство і регламенті зберігання матеріалів, в тому числі "ДСП", в районних відділах Комітету.
2. Канцелярії довести цей наказ до відома всіх підрозділів Комітету і забезпечити його виконання в частині взаємодії з делопроизводителями районних відділів.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника голови - начальника Управління землеустрою Л.Б.Наумкіна.
Голова Комітету І.А.Южанов
Положення про діловодство і регламенті зберігання матеріалів, в тому числі "ДСП", в районних відділах Комітету
1. Загальні положення
1.1. Діловодство в районних відділах здійснюється на обмеженій основі на принципах делегування ряду повноважень канцелярії Комітету з-за об'єктивної територіальної віддаленості структурних підрозділів Управління землеустрою Комітету.
1.2. Обмеженість діловодства, тобто ведення часткового діловодства, обумовлена відсутністю у начальника структурного підрозділу (районного відділу) права юридичної особи. Основне діловодство в Комітеті здійснюється канцелярією Комітету.
1.3. Керівництво діловодством в районних відділах здійснюється за територіально-функціональною ознакою начальником районного відділу, а з професійно-законодавчого ознакою начальником канцелярії Комітету.
1.4. Ведення обмеженого діловодства в районному відділі здійснюється службовцям (посадовою особою відділу), призначеним організаційно розпорядженням начальника Управління землеустрою за поданням, або за додатковими функціональними обов'язками.
1.5. Обмеженому діловодства в районних відділах підлягають документи (в тому числі і з грифом "ДСК"), що знаходяться в роботі, на виконанні і зберіганні:
1.5.1. документи, взяті на вхідні номери в канцелярії Комітету і направляються до районного відділу в роботу і на виконання;
1.5.2. документи, взяті канцелярією на облікові, інвентарні номери та передані до районного відділу в постійне або тимчасове зберігання;
1.5.3. внутрішні документи, що розробляються відділом в службовому порядку;
1.5.4. документи, зведені в справи згідно з номенклатурою справ і зберігаються в районних відділах;
1.5.5. документи, отримані районним відділом з інших джерел і зареєстровані в установленому порядку.
2. Цілі і завдання
2.1. Організація обмеженого діловодства в районних відділах здійснюється з метою забезпечення ефективного проходження документів, раціонального їх виконання, а також з метою забезпечення їх збереження.
2.2. Діловодством в районних відділах передбачено виконання:
2.2.1. облікувступників до відділу на виконання документів;
2.2.2. урахування факту виконання, місця знаходження і руху документа;
2.2.3. організації зберігання і знищення документів;
2.2.4. розпоряджень щодо ведення реєстраційних книг (журналів) згідно з розпорядженнями управління землеустрою.
3. Функції діловодства
У районних відділах діловодством вирішується:
3.1. Облік надходять до відділу документів з різних джерел. Обліку підлягають в книзі реєстрацій всі документи:
3.1.1. документи, що направляються канцелярією Комітету встановленим порядком і мають вхідні номери Комітету. У книзі обліку ці документи враховуються під вхідним номером Комітету;
3.1.2. документи, що надходять до відділу, минаючи канцелярію Комітету, або розроблені у відділі, враховуються в тій же книзі обліку порядковим номером заповнення;
3.1.3. документи з грифом "ДСК" враховуються тим же порядком, викладеним в пункті 3.1.1. і 3.1.2. з обов'язковим додаванням до обліковому номеру позначки "ДСК".
3.2. Рух документів (в тому числі "ДСП") має своєчасно відображатися в реєстраційних облікових журналах. Для документів "ДСП" рух повинен відображатися під розпис у картці обліку або в журналі обліку.
3.4. Зберігання в районних відділах документів здійснюється в місцях і порядком, визначеним рішенням начальника відділу, з дотриманням принципів:
3.4.1. обмеження доступу сторонніх осіб до матеріалів;
3.4.3. обов'язкового групування документів у залежності від виробничої необхідності в справи, кількість і терміни їх зберігання визначаються номенклатурою справ на календарний рік.
Документи "ДСП" дозволено включати в ці справи по виробничої спрямованості, при цьому сама справа має мати гриф "ДСК";
3.4.4. Після закінчення календарного року справи закриваються рішенням начальника відділу спільно з відповідальним діловодом, або представляються в експертну комісію на їх знищення або передачу в архів, або на продовження ведення цієї справи в наступному році. Своє рішення начальник відділу доводить до канцелярії для коректури номенклатури справ.
3.4.5. Ведення справ, визначених номенклатурою справ, в терміни не більше 5-ти років, на постійній основі не більше 10 років. Після зазначених термінів рішенням експертної комісії Комітету такі справи (в тому числі і "ДСП") повинні або знищуватися, або здаватися на архівне зберігання, після обов'язкової поаркушної перевірки їх.
3.4.6. Видання та документи, що знаходяться на інвентарному обліку, зберігаються в місцях, визначених начальником відділу.
3.5. Знищення документів здійснюється за рішеннями експертної комісії Комітету методом подрібнення документів до ступеня, що виключає можливість прочитання тексту, і обов'язковою відміткою в облікових документах факту знищення "Знищено. Акт
N _____ від _____ ".
4. Організація роботи
4.1. Начальник районного відділу, в межах виділених відділу приміщень, визначає одне робоче місце, обладнане відповідно до вимог на виконання функцій діловодства та зберігання документів "ДСП", печаток, штампів та бланків суворої звітності з обмеженим доступом сторонніх, а також для зберігання справ і документів (видань ) інвентарного обліку.
4.2. Фінансова винагорода за виконання позаштатних функцій діловодства підлягає погодженню з компетентними службами Комітету у вигляді персональної надбавки до штатного окладу.