Прибутковий ордер М4 - що це таке, зразок заповнення, форма, хто підписує, штамп замість, для
Наявність і витрата товарів і матеріалів, отриманих організацією за договорами та угодами, обов'язково фіксується. Бухгалтерам слід складати прибутковий ордер за формою М-4. Як його сформувати?
Коли в документації організації має місце відсутність прибуткових ордерів на матеріали за формою М-4 ФНС може пред'явити звинувачення в порушенні законодавства.
При цьому з підприємства може утримуватися податок на додану вартість і накладається штраф. Як правильно сформувати прибутковий ордер за формою М-4?
Коли організацією купуються матеріали, необхідні для виготовлення продукції, в якості первинної документації може використовуватися виключно прибутковий ордер.
Що стосується прийому товарних цінностей, то тут ставлення контролюючих органів не так строго. При постановці товарних цінностей на баланс допустимо керуватися накладними від постачальників при наявності на них всіх потрібних печаток.
Але якщо купує товари фірма займається і іншою діяльністю, крім торгівлі, то створення прибуткових ордерів це неухильне вимога.
Основні поняття
Прибутковим ордером іменується первинний документ, що оформляється при набутті економічним суб'єктом матеріальних цінностей.
При цьому прибутковий ордер виступає в якості аргументу для занесення запису про зарахування матеріалів на складське зберігання в картці складського обліку матеріалів М-17.
Для цього ордера передбачена типова форма М-4. Оформляється вона в момент прийому матеріальних об'єктів.
Прибутковий ордер М-4 це список товарних цінностей або матеріальних об'єктів, придбаних у поставляє організації та отриманих покупцем після здійснення всіх процесів, передбачених договором.
Форма ордера визначається відповідальною особою або керівництвом. Але якщо складений документ не відповідає прийнятому базовому зразку, то він може визнаватися недійсним.
Для чого потрібен
Оформлення ордера М-4 необхідно для складського обліку операції з приймання матеріалів, товарної продукції чи інших цінностей.
Також оформляється цей документ при отриманні сировини і напівфабрикатів для виробничих цехів і підрозділів організації. В даному документі вказується дійсний обсяг всіх прийнятих предметів обліку.
При багаторазовій поставці однотипних матеріалів або товарів протягом дня допускається одноразове складання ордера.
Застосовувати прибутковий ордер форми М-4 доцільно, коли неможливо використовувати в якості прибуткової документації інші форми бухгалтерського обліку.
Можна оформити пріходнік на кілька видів матеріалів, якщо такі поставлені по одній накладній. На окрему увагу заслуговує ведення обліку одиниць дорогоцінних металів і каменів.
У прибутковому ордері слід відображати не тільки кількість цінностей, в спеціальній графі прописується номер реєстрації техпаспорта на кожну різновид металу або каменю.
Правове регулювання
Організації, які крім торгівлі займаються і іншими різновидами діяльності, повинні приймати і прибуткувати товари ідентично порядку оформлення матеріальних об'єктів.
Передбачає це п.224 вищевказаних Методичних вказівок. Важливо, що цього порядку не повинні дотримуватися суб'єкти, що ведуть тільки торгову діяльність.
Відповідно до ст.9 ФЗ №129 у прибутковому ордері М-4 прописується дата надходження, чисельність матеріальних цінностей та інші обов'язкові реквізити.
При не застосування в обліку прибуткових ордерів податкові органи мають право виказати претензії з приводу недоліків первинної документації та скасувати відрахування вхідного ПДВ.
За п.3 ст.120 НК Україна не складання первинної документації вважається грубим порушенням нормативів по врахуванню доходів / витрат і оподатковуваних об'єктів.
Штраф за цією нормою варіюється від п'яти до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. При заниженні податкової бази величина штрафних санкцій дорівнює десяти відсоткам від суми невиплаченого податку, але не менше п'ятнадцяти тисяч рублів.
Якщо отримані матеріальні цінності оприбутковані без формування прибуткового ордера, це може враховуватися як заниження по податковій базі.
За будь-якої господарської операції треба оформляти первинні документи з присутністю обов'язкових реквізитів. Лише після належної підготовки документи можуть взятися до обліку, а госпоперація відображена на рахунках бухобліку.
З чого випливає, що надходження матеріальних цінностей на баланс організації відображається на рахунках виключно після складання прибуткового ордера М-4.
Після цього суб'єкт має право користуватися вирахуванням вхідного ПДВ, якщо дотримані інші умови для заліку.
Відповідно до чинного законодавства заповнювати прибутковий ордер М-4 повинен матеріально-відповідальний працівник, який відповідає за прийом матеріалів.
Форма прибуткового ордера М-4 повинна містити такі пункти:
Найменування організації або її структурного підрозділу
Назва підприємства, що прийняв в особисту власність від постачальника товари або матеріали, вказується вгорі бланка. У графу про структурний підрозділ заносяться відомості про підрозділ, яке безпосередньо буде здійснювати процедуру приходования отриманих матеріалів
Інформація про сторонах укладеної угоди
У першій таблиці відповідальний співробітник записує дані про постачальника отриманих матеріалів і страхової фірми при наявності її. Також тут вказуються номера, відповідні платіжним і супровідним документам
Дані про банківський рахунок
У спеціальній графі пишеться інформація про рахунок, по кредиту або дебету Які виробляються проводки, що стосуються зарахування на баланс організації певної власності
Дані про отриманої продукції
Друга таблиця форми М-4 полягає в сукупності описових і кількісних параметрів прийнятого замовником матеріалу. У перший стовпець вписується номенклатурний номер отриманого об'єкта, його назва, габарити, сортовий тип, марка. Другий стовпчик призначений для вказівки одиниці виміру, третій - для кількості отриманого матеріалу. Потім тут пишеться вартість однієї одиниці, визначену договором, загальна сума вартості без ПДВ, величина ПДВ і остаточна підсумкова сума, яку організація зобов'язана перевести постачальнику
Якщо за допомогою прибуткового ордера замовником приймаються дорогоцінні метали, то в форму додається додатковий пункт. У ньому прописується реєстраційний номер технічного паспорта всяку працю.
Загальні правила складання
При отриманні кількох видів матеріалу по одній накладній, можна скласти один прибутковий ордер. Але головне це правильно скласти документ.
Для цього потрібно знати, які саме відомості потрібно вказувати:
Код за видом операції
Проставляти код потрібно тільки при наявності у приймаючої сторони класифікатора різновидів операцій. При відсутності подібного класифікатора в даній сходинці проставляється прочерк
Код по постачальнику
Цей код вказується при наявності у економічного суб'єкта класифікатора за кодами постачальників. Відсутність классифицирующего документа передбачає проставлення прочерку в цьому рядку
Тут пишеться назва страхової фірми, що застрахувала одержуваний об'єкт. При відсутності страховки вказується прочерк
Номерне значення супровідного документа
Прописується номер того документа, на підставі якого зарахований матеріали. Таким може бути накладна від постачальника або товарно-транспортна накладна
Номер, відповідний платіжним документом
Пишеться номер того документа, згідно з яким матеріали проплачені. Під таким може розглядатися платіжна вимога або доручення
Прописується вартісне значення для однієї одиниці об'єкта, що приймається без урахування ПДВ
Сума ПДВ (9 графа)
Показується сума ПДВ для всього обсягу отриманої продукції
Номер паспорта (11 графа)
Дана графа заповнюється при прийнятті дорогоцінних каменів або металів, для яких необхідним супутнім документів є особливий паспорт
Порядковий номер за складською картотекою (12 графа)
Тут прописується номерний значення облікової картки матеріалів за формою М-17
зразок документа
З тим як виглядає бланк прибуткового ордера за формою М-4 можна ознайомитися тут. Цей бланк можна використовувати в процесі господарської діяльності.
Або керуючись зразком, можна розробити власну форму документа. Головне щоб в розробленій самостійно формі ми мали всі належні реквізити.
Подивитися, як правильно заповнювати прибутковий ордер М-4 можна тут. Важливо правильно заповнити ордер. Неналежне складений документ буде визнаний недійсним. А це означає, що первинні облікові документи відсутні.
Хто підписує ордер
Готовий прибутковий ордер М-4 повинен бути завірений підписом. Ставити підпис має право виключно особа, яка є матеріально відповідальною і яке безпосередньо бере надійшли в організацію матеріали.
Після того як ордер підписаний, неприпустимо вносити зміни в пункти форми. Документ з виправленнями буде визнаний недійсним.
Після того як прибутковий ордер належно оформлений, а господарська операція врахована в бухобліку, документ відправляється на архівне зберігання.
Просити його може податковий орган при проведенні інспекційної перевірки. Тому прибуткові ордера слід зберігати в порядку, передбаченому для збереження первинної облікової документації.
Який штамп потрібен замість нього
В процесі оформлення матеріалів, що надходять можна використовувати і більш спрощений спосіб. Йдеться про застосування спеціального штампа.
Натомість прибуткового ордера прийняття і оприбуткування матеріальних об'єктів може оформлятися проставленням спеціального штампу на документі, наданому постачальником.
Це допустимо коли постачальник надає разом з матеріалом документи з наявністю вичерпних відомостей про переданих об'єктах.
Яку форму прибуткового касового ордера можна використовувати, дивіться тут.
П.49 «Методичних вказівок з бухгалтерського обліку основних матеріально-виробничих запасів» встановлює, що прийом і оприбуткування матеріалів, що надходять може оформлятися за допомогою проставлення штампа на документі, що пред'являються постачальником.
Таким може бути накладна, рахунок. товарний чек та інше. Основними умовами вважається відсутність розбіжностей між фактичними даними і відомостями постачальника щодо якості та кількості.
Штамп в подібному випадку замінює прибутковий ордер. Друк, що замінює прибутковий ордер М-4, повинна містити ті ж реквізити, які вважаються обов'язковими для ордера.
Зокрема необхідна наявність на штампі:
- найменування документа;
- назви організації, що приймає матеріали;
- назви структурного підрозділу;
- назва посади матеріально відповідальної особи, яка відповідає за звершення і вірне оформлення господарської операції;
- особистого підпису відповідального співробітника.
Сама сутність господарської операції і операційні вимірювачі в фінансовому і натуральному формулюванні відображаються в документі постачальника.
Прибутковий ордер М-4 необхідний первинний обліковий документ. Щоб уникнути питань у ФНС щодо прибуткових операцій слід складати ордер своєчасно і правильно.
Це запобіжить накладення штрафних санкцій з приводу порушення бухобліку.