Правила зустрічей делегацій - студопедія

Отже, ділові переговори починаються з того моменту, коли одна зі сторін виступила з пропозицією обговорити деталі та умови співпраці. Коли друга сторона приймає таку пропозицію, настає один з важливих моментів - підготовка до переговорів. Тому наскільки ретельно буде підготовлено переговори, залежить не тільки їх кінцевий результат, а й сам процес їх проведення.

Підготовка до переговорів включає в себе два основних етапи: рішення організаційних проблем і опрацювання самого процесу переговорів. До організаційних питань відносяться наступні: порядок денний, дата, час початку переговорів, кількість переговорних раундів, регламент переговорів, місце проведення переговорів, склад учасників і їх повноваження.

Програма переговорів повинна бути чіткою, ясною і по можливості детальної. За складання такої програми, як правило, відповідає особа, відповідальна за прийом делегації, і затверджується керівництвом компанії. Програма включає в себе наступні пункти:

- зустріч і проводи делегації

- розміщення в готелі

- харчування, транфер, культурна програма

- склад учасників переговорів з обох сторін

- відповідальні за проведення заходу

Розроблену програму необхідно узгодити з приїжджає стороною, важливим моментом в цьому процесі є уточнення і узгодження питань:

хто буде вести протокол переговорів

з чийого боку буде надано перекладача

При розробці програми слід врахувати, що під час перебування делегації прийнято організовувати і неформальні зустрічі як приймаючої, так і запрошеною стороною, незважаючи на те, що візит носить діловий характер. Для цього необхідно запланувати один вільний день.

За правилами ділового етикету, число членів переговорної групи не повинно значно перевищувати число зарубіжної делегації. Якщо до складу групи з боку зарубіжної компанії входить 5 людини, то з вашого боку доцільно включити не більше 3-4, наприклад, керівник компанії, перекладач, комерційний директор, секретар, який буде вести протокол переговорів. Будьте уважні: якщо до складу делегації запрошеної сторони входить жінка, то обов'язково включення жінки і до складу приймаючої сторони.

Є відмінності в роботі з закордонними партнерами? Звичайно, є багато нюансів. Так, одним з найголовніших правил при роботі з іноземною делегацією є наступне: ранг і посаду глави зустрічає делегації повинні відповідати рангу і посади глави прибуває делегації. Відповідно, якщо приїжджає керівник зарубіжної компанії, то і зустрічати його повинен керівник вашої компанії. Для зустрічі, як правило, прибуває глава приймаючої делегації в супроводі 2-3 чоловік. Якщо гість буде разом з дружиною, то його слід зустрічати чолі делегації зі своєю дружиною.

Якщо переговори буде вести не керівник компанії, а його заступник, то доцільно передбачити в програмі коротку зустріч приїхали партнерів з керівником компанії, і краще це зробити на початку переговорного процесу.

Вищим знаком уваги для запрошеної сторони є зустріч у трапа літака, але якщо у вас немає такої можливості, то можна обмежитися зустріччю в залі прильоту.

Першим при зустрічі представляється глава приймаючої сторони. У разі приїзду з ним подружжя, він представляє і її.

Другим представляється глава запрошеної сторони і, відповідно, представляє свою дружину.

Після знайомства глав делегацій і їх дружин йде уявлення співробітників - членів делегації по рангах. Спочатку це робить зустрічає, потім прибула. Якщо серед зустрічаючих є жінки, то спочатку представляють їх, по рангах, потім чоловіків. Варто знати, що обмін картками в аеропорту або на вокзалі зазвичай не практикується, обмін візитними картками відбувається на початку процесу ділових переговорів

При зустрічі делегації в аеропорту або на вокзалі глава приймаючої сторони повинен вручити квіти всім без винятку жінкам, які входять до складу делегації. Тому слід завжди уточнювати, скільки жінок буде входити до складу приїжджає делегації, щоб в ході зустрічі не виникло казусна ситуації: коли одним жінкам вручати квіти, а іншим - ні.

Незалежно від часу прибуття делегацію бажано відразу ж з аеропорту або з вокзалу відвезти в готель.

Підготовка до процесу переговорів

Зрозуміло, що найважливіший етап організації переговорів - це власне підготовка самих переговорів. По-перше, для організації зустрічі необхідно точно знати посади і рангу приїжджають. Незнання цього може привести до заниження статусу самих переговорів, що несприятливо вплине на їх хід. Подібне непорозуміння може навіть призвести до відмови від укладення торговельної угоди.

По-друге, необхідно враховувати, що закордонні делегації приїжджають на порівняно нетривалий термін - не більше п'яти робочих днів, тому слід провести ділові зустрічі в інтенсивному режимі. Це буде корисно як для зарубіжних партнерів, так і для української сторони.

Найкращим часом початку переговорів вважається час з 10.00 до 12.30 і з 15.00 до 18.00. Якщо призначити зустріч пізніше 12.30, то це може бути розцінено як запрошення після закінчення переговорів на обід, а пізніше 18.00 - на вечерю.

Пам'ятайте, що приймаюча сторона повинна бути в зборі за 5-7 хвилин до початку запланованого часу переговорів.

Процес переговорів включає в себе три обов'язкових етапи.

Офіційне представлення присутніх і обмін візитними картками.

Ознайомлення гостей з програмою їх перебування. На цьому етапі відбувається обмін думками і побажаннями, і остаточно узгоджується програма перебування.

Переговори. Доцільно додатково надати гостям програму переговорів, яка попередньо була спрямована і узгоджена з діловим партнером.

Оптимальний час проведення одного раунду переговорів - не більше 3 годин.

За 10-15 хвилин до закінчення засідання проводиться оперативне уточнення графіка роботи і підводяться попередніми підсумки роботи, після чого оголошується перерва (кокус). Після перерви засідання поновлюється, і повноваження головуючого керівника одного боку передаються керівникові іншого боку. Перерви між засіданнями, як правило, використовуються для підготовки необхідних документів.

Після закінчення процесу переговорів делегації фотографуються, обмінюються подарунками і дають інтерв'ю представникам ЗМІ, після чого зазвичай беруть участь в урочисто прийомі.

Існують правила слухання:

1. Будьте люб'язні: перестаньте говорити. Ви просто не можете слухати, коли говорите самі.

2. Залиште в спокої говорить. Допоможіть йому відчути, що він вільний у розмові.

3. Покажіть людині, що Ви хочете слухати його. Дивіться і дійте з інтересом. Слухайте, щоб зрозуміти, а не заперечити.

4. Усуньте всі моменти, які Вас відволікають. Не треба машинально малювати, постукувати або перебирати папери.

5. Співпереживати що говорить. Поставте себе на його місце, тоді Ви зрозумієте його точку зору.

6. Будьте терплячі. Приділіть людині достатньо часу. Чи не перебивайте його. Чи не прямуйте до дверей, не відходьте в сторону.

7. У неприємній для Вас ситуації - володійте собою. Розгніваний чоловік неправильно сприймає значення слів.

8. Легше з аргументами і критикою, які можуть змусити людину зайняти оборонну позицію. Він може обірвати розмову і розлютитися. Чи не сперечайтеся: Ви в програші, навіть якщо перемагаєте.

9. Задавайте питання. Це підтримує розмову і показує, що Ви слухаєте.

Дотримуючись правил слухання, Ви дозволяєте розвиватися темі далі.

Отже припиняємо говорити. Це правило і перше, і останнє, оскільки від нього залежать всі інші заповіді. Ви просто не в змозі добре зайнятися слуханням, поки говорите самі.

39. Суперечка: характеристика, правила і різновиди спору.

Кожна ділова людина повинна вміти обговорювати життєво важливі для своєї справи проблеми, доводити і переконувати, аргументовано відстоювати свою точку зору і спростовувати думки своїх опонентів (що мають іншу точку зору).

Суперечка - це вид ділової комунікації, широко застосовуваний, якщо необхідно обговорити розбіжності, якщо немає єдиної думки з обговорюваного питання.

Правила ведення суперечки слід знати і застосовувати на практиці:

- можна обговорювати тільки таке питання, в якому добре розбираються обидві сторони. Предмет суперечки не повинен бути занадто близьким сторонам (так як зачіпає їхні інтереси) або занадто далеким для них (це безглуздо, тому що про нього важко судити);

- важливо чітко дотримуватися обговорюваного питання, не йти від предмета обговорення, і суперечка повинна будуватися навколо головного, а не малозначущих деталей;

- не можна застосовувати в суперечці психологічний тиск, переходити на «особистості» і т.п .;

- необхідно зайняти певну позицію і бути принциповим, але не впертим;

- потрібно дотримуватися етики ведення суперечки: бути спокійним, витриманим, доброзичливим.

Тактика спору зводиться до наступного:

- аргументи розташовуються від сильного до слабкого: спочатку використовуються сильні аргументи, а потім - слабші. Сильний аргумент той, який швидше за все переконає опонента у вашій правоті, а такий аргумент неодмінно зачіпає його почуття і інтереси;

- викриваються можливі доводи опонента, спростовуються його аргументи;

- дуже ефектний прийом - спростування другорядних аргументів опонента.

У суперечці необхідно уникати некоректні прийоми і виверти, що суперечать принципам ділової етики:

- замовчування - виступаючий не стосується головних проблем, замовчує про них, але при цьому роздуває малозначні питання;

- використання неправдивих, недоведених аргументів;

- навішування ярликів на тих, хто висловлює свою точку зору в с порі (типу: «Та що він може знати, він же невіглас!»);

- відсікання опонента від предмета спору;

- аргументи, що волають до фізичної сили, неуцтвом, жалості, вигоді, здоровому глузду.