Правила ведення бухгалтерського обліку

12. Всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.

Вимоги головного бухгалтера (далі під головним бухгалтером розуміються також особи, які ведуть бухгалтерський облік у випадках, передбачених підпунктами "б", "в", "г" пункту 7 цього Положення) щодо документального оформлення господарських операцій і представлення в бухгалтерську службу документів і відомостей обов'язкові для всіх працівників організації.

13. Первинні облікові документи повинні містити такі обов'язкові реквізити:

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації, а за документами, форма яких не передбачена в цих альбомах і затверджується організацією, повинні містити обов'язкові реквізити відповідно до вимог абзацу першого цього пункту.

Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.

14. Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером.

Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.

Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання (за винятком документів, що підписуються керівником федерального органу виконавчої влади, особливості оформлення яких визначаються окремими вказівками Міністерства фінансів Укаїни). Під фінансовими і кредитними зобов'язаннями розуміються документи, які оформляють фінансові вкладення організації, договори позики, кредитні договори і договори, укладені за товарним і комерційному кредиту.

У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій первинні облікові документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій і включення даних про них в бухгалтерський облік та бухгалтерську звітність.

15. Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після закінчення операції.

При реалізації товарів, продукції, робіт і послуг із застосуванням контрольно-касових машин допускається складання первинного облікового документа не рідше одного разу в день по його закінченні на підставі касових чеків.

Створення первинних облікових документів, порядок і терміни передачі їх для відображення в бухгалтерському обліку провадяться відповідно до затвердженого в організації графіком документообігу. Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали та підписали ці документи.

16. Внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається. В інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише за погодженням з особами, які складали і підписали ці документи, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, із зазначенням дати внесення виправлень.

17. Для здійснення контролю та впорядкування оброблення даних про господарські операції на основі первинних облікових документів можуть складатися зведені облікові документи.

18. Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації. В останньому випадку організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль відповідно до законодавства Укаїни, суду і прокуратури.