Порядок обліку документів, що входять до складу бібліотечного фонду
Нагадаємо, що Інструкція про облік бібліотечного фонду була затверджена наказом МінкультуриУкаіни і носила відомчий характер. Керівництво має зовсім інший статус, незважаючи на те що спочатку призначалася насамперед для бібліотек, підвідомчих Міністерству культури РФ. Справа в тому, що Порядок обліку документів, що входять до складу бібліотечного фонду, узгоджений з МінфіномУкаіни, зареєстрований в МінюстеУкаіни, є офіційним нормативним документом і фактично носить міжвідомчий характер.
Керівництво може бути використано бібліотеками всіх видів і типів, а також установами щодо збереження науково-технічної інформації незалежно від їх відомчої належності та юридичного статусу. Даний документ незамінний в діяльності органів виконавчої влади всіх рівнів при формуванні нормативно-правової бази, здійснення облікової політики, контроль над підвідомчими установами, веденні господарської діяльності.
П одготовка Керівництва завжди перебувала в зоні пріоритетного уваги Секції РБА по формуванню бібліотечних фондів. Його розробники - фахівці РДБ, РНБ, Президентської бібліотеки ім. Б.М. Єльцина, центральних бібліотек суб'єктів РФ. Найвищої оцінки і подяки за все бібліотечної спільноти заслуговує внесок радника генерального директора РДБ Н.І. Хахалевой в підготовку і прийняття як самого Порядку обліку, так і Керівництва. Підкреслимо також важливу роль в прийнятті документів фахівців Міністерства культури РФ: радника Відділу бібліотек і архівів Департаменту науки і освіти С.А. Аленьковой і заступника директора Департаменту економіки і фінансів, головного бухгалтера М.В. Дугішевой.
Проект Керівництва пройшов тривалий громадське обговорення на різних загальноукраїнських та міжрегіональних професійних заходах. Про ступінь його актуальності свідчать понад 90 тис. Зафіксованих звернень до блогу «Облік бібліотечного фонду».
В ході широкого фахового обговорення документ серйозно допрацьовувався. Були знайдені узгоджені рішення по ряду принципових моментів:
· Підготовлена і включена в Керівництво нова форма «Реєстр сумарного обліку інстальованих документів»;
· Визначені види документів, які не включаються до складу бібліотечного фонду та не підлягають обліку;
· Знайдено принципове і надзвичайно складне рішення питання диференційованого обліку при визначенні загальної величини бібліотечного фонду у володінні (оперативному управлінні) і в тимчасовому і постійному доступі (користуванні);
· Визначено особливості обліку особливо цінного рухомого майна (ОЦДІ);
· Проведена істотна доробка додатків, що включають форми і зразки облікових документів.
Єдиний документ, форма якого носить регламентований характер, поміщений в додатку 12 Керівництва - це форма ОКУД * 0504144 «Акт про списання виключених об'єктів бібліотечного фонду».
* ОКУД - Загальноукраїнський класифікатор управлінської документації.
Керівництво дає великі можливості для вирішення проблеми списання та перерозподілу бібліотечних фондів. Так, відповідно до встановленого Порядком обліку бібліотеки отримали право приймати рішення про перерозподіл (передачі) і навіть реалізації (продажу) списаних документів як юридичним, так і фізичним особам.
Для того щоб в максимальному ступені використовувати всі можливості Порядку обліку та Керівництва, на їх основі кожної бібліотеці необхідно розробити власний внутрішній документ по порядку обліку і узгодити його із засновником.
· Друковані документи (08);
· Електронні видання (09);
· Аудіовізуальні матеріали (10).
Під електронними виданнями розуміються і програми для ЕОМ, і бази даних, і електронні документи, що пройшли редакційно-видавниче опрацювання, мають вихідні відомості, тиражовані і поширювані на машинозчитуваних носіях або в мережевому режимі. Таким чином, в графі 01 «Обсяг бібліотечного фонду» пропонується показати, скільки одиниць зберігання включає фонд, узагальнюючий друковані документи, аудіовізуальні матеріали, електронні видання на матеріальних носіях і мережеві вилучені електронні видання. На практиці це призводить до грубого спотворення справжнього обсягу фонду в сторону його значного завищення. Наприклад, якщо фонд на матеріальних фізичних носіях становить 1 млн примірників, а підписні бази даних (ЕБС і т.д.) включають десятки пакетів і мільйони назв електронних ресурсів, то який підсумковий обсяг бібліотечного фонду буде показаний при підсумовуванні непорівнянних одиниць обліку?
РБА рекомендує представляти і враховувати обсяг бібліотечного фонду диференційовано. Для правильного відображення ресурсів бібліотечного фонду в статистичних формах пропонується використовувати різні поняття:
· Бібліотечний фонд у володінні (в оперативному управлінні) - документи на фізичних (матеріальних) носіях; локальні мережеві документи, що утворюють електронну (цифрову) бібліотеку або колекцію, розміщену на сервері бібліотеки; інстальовані документи;
· Бібліотечний фонд в доступі (в користуванні) - віддалені мережеві документи, одержувані в тимчасове або постійне користування через інформаційно-телекомунікаційні мережі на умовах ліцензійних угод з виробниками інформації.
На наш погляд, при заповненні форми 2.9 логічно враховувати тільки документи, що знаходяться у володінні: на фізичних (матеріальних) носіях, локальні електронні та інстальовані документи. Безумовно, це питання вимагає узгодження з МінобрнаукіУкаіни і Росстатом.
Також до цих пір немає затверджених форм статистичного спостереження 6-НК і 7-НК. З даного питання пройшло широке фахове обговорення, з ходом якого можна ознайомитися на сайті РДБ в розділі «Професіоналам». У пропозиціях по модифікації цих форм передбачався диференційований облік бібліотечного фонду для документів на матеріальних носіях і для мережевих електронних ресурсів.
Даний наказ ввів такі зміни:
Рахунок 20900 «Розрахунки по збитку і іншим доходам»
«При визначенні розміру шкоди, заподіяної недостачами, розкраданнями, слід виходити з поточної відновної вартості матеріальних цінностей на день виявлення шкоди. Під поточної відновної вартістю розуміється сума грошових коштів, яка необхідна для відновлення зазначених активів ».
У Порядку обліку встановлено:
п. 4.3.1: «Прийом документів від Новомосковсктелей замість втрачених та визнаних рівноцінними втраченим, оформляється актом про прийом документів замість втрачених».
У розділі 5 «Облік вибуття документів з бібліотечного фонду» встановлено:
п. 5.4: «... Відшкодування Новомосковсктелямі шкоди допускається в формі заміни загубленого документа рівноцінним або шляхом грошової компенсації».
п. 5.5: «При відшкодуванні Новомосковсктелем шкоди вартість втрачених документів встановлюється експертною комісією за оцінкою документів, призначеної наказом керівника бібліотеки. »
До зазначеної норми при прийомі книг замість втрачених в бібліотеках застосовуються два підходи.
Інші фахівці вважають, що для відновлення втрачених активів бібліотека має право вимагати від Новомосковсктеля рівноцінну заміну або грошову компенсацію вартості книги на момент заміни. В цьому випадку під «поточної відновної вартістю» мається на увазі фактична ринкова ціна видання на даний момент, і тоді бібліотека повинна:
· Списати первісну вартість втраченого видання з урахуванням коефіцієнтів переоцінки;
· Прийняти заміну за поточною ринковою вартістю.
Таким чином, бібліотека отримує незаплановану прибуток, з якої повинна заплатити податок.
ТОП-6 питань по «Порядку обліку»
1Замена видань, втрачених Новомосковсктелямі
Ми це розуміємо так, що видання списується і приймається за однією ціною, яка обчислюється на основі первісної вартості, з урахуванням вироблених переоцінок. Інакше кажучи, головне для нас - щоб Новомосковсктель приніс замість втраченої книги рівноцінне з художньої, історичної, наукової значущості видання, потрібне бібліотеці.
Його ціна повинна бути не нижче балансової вартості списаного втраченого видання, і воно приймається в фонд по тій же вартості. Це, на наш погляд, значно спрощує процедуру.
3Оценка вартості періодичних видань
· Як враховувати і оцінювати обов'язкові екземпляри періодичних видань, а також інші надходження періодичних видань, віднесені до ОЦДІ;
· Чи можливо відображення періодичних видань, віднесених до ОЦДІ, на позабалансовому рахунку?
Ми звернулися з листом в МінфінУкаіни для роз'яснення ситуації і отримали відповідь, що все періодичні видання, незалежно від термінів зберігання, значущості та інших характеристик, повинні враховуватися на позабалансовому рахунку. Це стосується і періодичних видань, віднесених до ОЦДІ.
Реєстр - це регістр у вигляді обліково-реєстраційної бази даних, використовуваної для обліку електронних мережевих документів. Можливо, поки цей термін зайвий, але при розробці Порядку обліку бралися до уваги перспективи розвитку електронного середовища.
У Порядку обліку виділено чотири види документів: електронні документи на знімних носіях і три види мережевих електронних документів - локальні мережеві, вилучені мережеві, інстальовані. Хочу звернути увагу на деякі аспекти в обліку кожного з них.
· Відмовитися від поняття екземплярність і облік документів вести на основі призначених для користувача копій;
· Відмовитися від поняття екземплярність і облік документів вести на основі майстер-копій;
· Враховувати і майстер-копії, і призначені для користувача копії.
Мережеві вилучені документи. За останні роки тричі змінювався визначення облікової одиниці цих документів. Спочатку було визнано доцільним і можливим вести облік в пакетах, тобто на рівні баз даних. Другим етапом освоєння нових ресурсів стало прагнення до їх розкриття, і з'явилася потреба в більш детальному обліку - на рівні окремого повнотекстового документа, що входить в базу даних. В даний час запропоновано прийняти позицію, викладену в міжнародному стандарті з бібліотечної статистики ІСО 2789, і враховувати віддалені мережеві ресурси як базу даних і в той же час кожен повнотекстовий документ, що входить в базу даних. Такий підхід пояснюється тим, що база даних являє собою самостійний специфічний документ, відмінний від назв окремих документів.
· Бібліотечний фонд у володінні (в оперативному управлінні) бібліотеки;
· Бібліотечний фонд в доступі.
Перший блок пропонується також враховувати диференційовано, з виділенням документів на фізичних носіях, електронних інстальованих документів і мережевих локальних документів (електронна бібліотека). Виділення електронної бібліотеки виправдано особливим державним контролем за її розвитком. Що ж стосується інстальованих документів, то, скоріш за все, їх виділення матиме тимчасовий характер. Остаточне рішення може бути прийнято після затвердження нових форм державного статистичного спостереження 6-НК і 7-НК. Згідно з міжнародним стандартом по бібліотечної статистикою вони враховуються разом з локальними мережевими ресурсами. Але, як показали консультації з фахівцями в бібліотеках, у нас ця поки ідея не вітається.
Другий блок бібліотечного фонду - віддалені мережеві ресурси, доступ до яких оформлений ліцензійними угодами. Облік їх непростий, але його необхідність вже очевидна, оскільки частка цих документів в ресурсному забезпеченні обслуговування користувачів збільшується кратно.
Професійна бібліотечна сообществоУкаіни зацікавлене в тому, щоб Керівництво стало робочим інструментом, що допомагає в повсякденному вирішенні проблем обліку бібліотечного фонду.
Секція з формування бібліотечних фондів РБА звертається до колег з проханням інформувати про всі виникають складнощі і питаннях щодо застосування цього документа. Можливо, ви запропонуєте більш зручні форми обліку різних видів документів, перш за все мережевих електронних, - ми готові їх розглянути.
Запрошуємо всіх до конструктивного діалогу.