Поняття організації, функції організації - загальні характеристики організацій

Поняття організації, функції організації

Суспільство складається з величезної кількості різних організацій. Більшість людей все своє свідоме життя пов'язані з тими чи іншими організаціями, членами яких вони є чи з якими вступають в контакт.

Але що таке організація і які загальні риси характерні для будь-якої організації?

Організацію можна визначити як систематизоване, свідоме об'єднання людей, які переслідують певні цілі.

Для того щоб вважатися організацією, якась група повинна відповідати наступним обов'язковим вимогам:

* Наявність, принаймні, двох чоловік, які вважають себе частиною цієї групи;

* Наявність, принаймні, однієї мети, яку приймають як загальну всі члени групи;

* Наявність членів групи, які працюють разом для досягнення мети (цілей).

Абстрагуючись від окремих, приватних аспектів, можна сказати, що основними складовими будь-якої організації є що входять до неї люди, цілі, для реалізації яких вона створена і існує, і управління, яке формує і приводить в рух потенціал організації.

Кожну організацію можна представити як відкриту систему. На вході вона отримує ресурси із зовнішнього світу, на виході - віддає створений продукт. Тому будь-яка організація здійснює три процесу:

- отримання ресурсів із зовнішнього оточення;

- передача її в зовнішнє середовище.

Дані процеси є життєво важливими для організації. Причому для успішної діяльності організації необхідно підтримувати певний баланс між ними. Ключова роль у цьому належить управлінню.

Управління організацією в основному визначається її призначенням, яке вона покликана реалізовувати. Під внутрішньоорганізаційної життя управління відіграє роль координуючого початку, формує і приводить в рух ресурси організації для досягнення нею своїх цілей. Управління формує і змінює, коли це необхідно, внутрішнє середовище організації, і перш за все її структуру. Управління здійснює керівництво функціональними процесами, що протікають в організації.

Справа в тому, що діяльність будь-якої організації складається з великої кількості різних процесів і підпроцесів. При цьому керівництво кожною групою процесів і підпроцесів можна розглядати як певний вид роботи з управління організацією в цілому. Це відносно самостійні ділянки роботи, які виділилися в процесі поділу праці в управлінні, що носить об'єктивний характер.

На думку одного з найбільших фахівців в області менеджменту середини XX в. Ч. Бернарда, людей спонукають об'єднуватися в організації і взаємодіяти в їх рамках фізичні та біологічні обмеження, властиві кожній людині окремо. В організації люди доповнюють один одного, складають свої здібності, що робить їх сильнішими в боротьбі за виживання. Без об'єднання в організації, найпримітивнішої з яких було, мабуть, первісне стадо, людський рід не зміг би вижити і створити цивілізацію.

В основі функціонування організації лежить синергічний ефект, що полягає в наступному. Потенціал і можливості організації, як єдиного цілого, перевищують суму потенціалів і можливостей її окремих елементів, що обумовлено їх взаємною підтримкою і взаємодоповнення. Таким чином, існує реальний виграш від об'єднання в організацію для її членів, який перекриває втрати, пов'язані з обмеженням їх самостійності.

Синергетичний ефект при цьому утворюється перш за все за рахунок:

- поділу праці та спеціалізації працівників і підрозділів;

- формування організаційної корпоративної культури;

- обміну працівниками професійним досвідом і знаннями, кращого їх використання;

- кращого використання і маневрування об'єднаними матеріальними і фінансовими ресурсами;

- підбору для кожної людини місця роботи і посади, що відповідає її особистим і діловим якостям, кращого використання знань і професійних навичок кожного з них;

- з'єднання досвіду, знань і кваліфікації різних людей в одній організації (підрозділі) і т.д.

Разом з тим об'єднання людей в організацію не гарантує отримання синергічного ефекту. Основною причиною негативного результату при цьому є неорганізованість.

Організація, в свою чергу, використовує можливості об'єднуються нею людей для свого зміцнення і розвитку. Тому вона очікує від своїх членів наявності певного досвіду, знань, кваліфікації, активної участі в справах, старанності, відповідальності, дисципліни, підпорядкування усталеним правилам і нормам поведінки, поділу своїх цілей і цінностей.

В ідеалі взаємини між людиною і організацією повинні бути збалансовані, але баланс може порушуватися в результаті зловживань з тієї чи іншої сторони, коли або організація зводить людей до положення гвинтиків, або люди використовують організацію в своїх корисливих цілях, завдаючи шкоди її потенціалу та репутації. В тому і іншому випадку результат виявляється однаковим - організація слабшає і перестає нормально виконувати свої функції.

Важливою ознакою організації вважається наявність мети, до досягнення якої прагнуть її члени. Мета об'єднує і згуртовує їх, надає сенс існуванню організації, визначеність і конкретну спрямованість її дій. Без мети немає і не може бути організації, бо люди не погодяться просто так втрачати свободу своєї діяльності і підкорятися загальним вимогам, з якими вони можуть бути внутрішньо і не згодні. Потрібно мати на увазі, що досягнення цілей організації можливо тільки при наявності деякого «критичного» числа учасників, об'єднання сил і здібностей яких приносить необхідні плоди.

Іншою ознакою організації є її відособленість, що виражається в деякій замкнутості внутрішніх процесів, яку забезпечує наявність кордонів, що відокремлюють організацію від зовнішнього оточення. Ці кордони можуть бути «прозорими» або «непрозорими», матеріальними у вигляді стін і парканів або «ідеальними», які базуються на різного роду приписах і заборонах щодо тих чи інших дій.

Суттєвою ознакою організації можна вважати здійснення нею діяльності на основі принципу самоврядування, який передбачає можливість самостійно приймати і реалізувати будь-які рішення в рамках існуючого законодавства для досягнення поставлених цілей. Термін «самоврядування» відображає самостійність і особисту текстоліт-енергію управління самим собою. В основі самоврядування організа-ціями лежать їхні економічні та інші інтереси.

Підприємець, як самостійний суб'єкт ринкової економіки, з'явився в результаті відокремлення капіталу-власності від капіталу-функції, внаслідок чого власник і підприємець стали автономними відносно один одного (власник може не бути підприємцем, а підприємець - власником). Підприємець, як ключова фігура ринкової економіки, організовує від свого імені, на свій ризик і відповідальність ініціативну діяльність, спрямовану на насичення ринку товарами і послугами для отримання прибутку.

Менеджмент і його суб'єкта - менеджера можна охарактеризувати з різних сторін. По-перше, слід підкреслити приналежність менеджменту до підприємницької структурі (організації), а не до держави, хоча організація може бути і державної. По-друге, виділяється професійна спрямованість менеджменту, що вимагає різнобічних знань. По-третє, менеджмент виступає як сукупність принципів, функцій, методів і форм управління. Менеджер відповідає за ефективність діяльності організації і отримує за це відповідний дохід.

Необхідно зауважити, що межі між самоврядуванням власника, підприємця, професійним управлінням менеджера і самоврядуванням трудового колективу умовні і рухливі. Підприємець, менеджер, працівники, набуваючи акції організації або паї, стають співвласниками. При цьому поєднання в певній мірі функцій власника, підприємця, менеджера, члена трудового колективу при їх одночасному розмежуванні має бути ефективним.

Провідну роль в безпосередньому і повсякденному управлінні організацією виконують менеджери, особливо їх вищий рівень. При цьому вихідним управлінським відношенням є самоврядування власника.

Важливою функцією управління є функція організації, яка полягає у встановленні постійних і тимчасових взаємин між усіма підрозділами фірми, визначенні порядку і умов функціонування фірми. Функція організації реалізується двома шляхами: через адміністративно організаційне управління і через оперативне управління.

Адміністративно-організаційне управління передбачає визначення структури фірми, встановлення взаємозв'язків і розподіл функцій між всіма підрозділами, надання прав і встановлення відповідальності між працівниками апарату управління. Оперативне управління забезпечує функціонування фірми відповідно до затвердженого плану. Воно полягає в періодичному або безперервному порівнянні фактично отриманих результатів з результатами, наміченими планом, і наступного їх коректування. Оперативне управління тісно пов'язане з поточним плануванням.

Під організаційною структурою фірми розуміється її організація з окремих-них підрозділів з їх взаємозв'язками, які визначаються поставленими перед фірмою і її підрозділами цілями і розподілом між ними функцій. Організаційна структура передбачає розподіл функцій і повноважень на прийняття рішень між керівними працівниками фірми, відповідальними за діяльність структурних підрозділів, складових організацію фірми.

Основні проблеми, що виникають при розробці структур управління: встановлення правильних взаємовідносин між окремими підрозділами, що пов'язано з визначенням їхніх цілей, умов роботи і стимулювання; розподіл відповідальності між керівниками; вибір конкретних схем управління і послідовності процедур при прийнятті рішень; організація інформаційних потоків; вибір відповідних технічних засобів.

Проблема вдосконалення організаційної структури управління припускає-лага уточнення функцій підрозділів, визначення прав і обов'язків кожного керівника і співробітника, усунення многоступенчатости, дублювання функцій і інформаційних потоків. Основним завданням тут є підвищення ефективності управління.

Організаційна структура спрямована, перш за все, на встановлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами фірми, розподіл між ними прав і відповідальності. У ній реалізуються різні вимоги до вдосконалення систем управління, що виражаються в тих чи інших принципах.

Організаційні структури управління промисловими фірмами відрізняються великою різноманітністю і визначаються багатьма об'єктивними факторами й умовами. До них можуть бути віднесені, зокрема, розміри виробничої діяльності фірми (середня, дрібна, велика); виробничий профіль фірми (спеціалізація на випуску одного виду продукції або широкої номенклатури виробів різних галузей); характер продукції, що випускається і технологія її виробництва (продукція видобувних чи обробних галузей, масове чи серійне виробництво); сфера діяльності фірми (орієнтація на місцевий, національний чи зовнішній ринок); масштаби закордонної діяльності і форми її здійснення (наявність дочірніх підприємств за кордоном, в тому числі виробничих, збутових та ін.); характер монополістичного об'єднання (концерн, фінансова група).

Організаційна структура фірми і її управління не є чимось застиглим, вони постійно змінюються, удосконалюються відповідно до умов, що змінюються.