Помилки в первинних документах
Відсутність первинних документів
Як організація може виправдати фактично здійснені витрати при відсутності первинних документів?
Давайте розглянемо, що є причиною відсутності «первинки».
- Чи не отримали документи від контрагентів. Документи не дійшли поштою або зовсім не були оформлені.
- Первинні документи пропали в результаті: пожежі, крадіжки і т.д.
В цьому випадку, організація обов'язково повинна представити докази того, що трапилося. Якщо це крадіжка, відповідно мало бути складено звернення в МВС, порушено справу. У разі пожежі, теж представити необхідні документи. Якщо подібні документи відсутні, то говорити про якесь ПП, щонайменше, смішно.
Якщо ж названа реальна причина і існують підтверджуючі документи, податкова інспекція все одно оштрафує організацію і донарахує податки. Однак організація може спробувати в суді довести реальність витрат. Хоча і в цьому випадку, від контрагентів повинні бути отримані копії втрачених, в результаті НП, документів.
Форма первинних документів не уніфікована
У документі вказані ціни в іноземній валюті
Відповідно до чинного законодавства, бухгалтерський і податковий облік ведеться в рублях РФ. Якщо в первинних документах ціни вказані у валюті або в умовних одиницях, то такий документ контролери вважатимуть недійсним. Якщо ціни встановлені в іноземній валюті, в документ слід включити додаткові графи, а в основних графах уніфікованої форми слід вказати ціни в рублях РФ.
Документи складені іноземною мовою
Зі свого боку можемо заявити, що поступово подібним чином, організації не уникнути претензій з боку чиновників.
Відсутня розшифровка підпису
Первинний документ повинен містити особисті підписи відповідальних осіб і розшифровку підписів (п.2 ст.9 ФЗ №129-ФЗ). Інспектори вважають, що документ без розшифровки підпису є недійсним.
У документах вказані недостовірні відомості
Документи містять недостовірні відомості, або підписані невстановленими особами, або місцезнаходження контрагента не відповідає зазначеному в документі. Контролери завжди за такими документами знімають витрати, вважаючи їх недійсними.
Трапляється, що під час перевірки по сумнівних операцій, інспектор запрошує керівників контрагента аудиту, і на опитуванні керівник заперечує участь в угоді. На цій підставі, ревізори визнають угоду недійсною і знімають всі витрати по ній.
Штрафні санкції
У разі неправильного складання первинних документів, на організацію можуть накласти штраф за статтею 120 НК Україна - грубе порушення правил обліку і за статтею 122 НК Україна - несплата або неповна сплата податку.
При цьому, не можна за один і той же порушення накласти два штрафи. Відносно одного порушення можна накласти штраф за однією статтею. Можуть накласти штраф і на посадову особу організації.
ст.120 НК Україна - грубе порушення правил обліку
40 відсотків від несплаченого податку
На завершення матеріалу, хочеться підвести підсумок. Якщо платнику податків займатися більше нічим, крім як в судових засіданнях виправдовувати свої витрати, тоді можна ставитися халатно до первинних документів, отриманих від контрагентів.
Якщо ж крім того, щоб виправдовувати перед арбітрами свої витрати, хочеться продовжувати діяльність, щоб і доходи були, то слід ще на початковій стадії ретельно перевіряти всі первинні документи. Якщо справа стосується дрібних похибок, наприклад таких, як відсутність розшифровки підпису, то простіше поставити розшифровку самостійно, ніж нести такий документ на перевірку, а після, відстоювати свою позицію в суді.
На документи, складені іноземною мовою, краще завчасно зробити Апостильований переклад.
Документи, складені не за уніфікованою формою, в умовних одиницях або в іноземній валюті повернути контрагенту, з проханням замінити їх.
Беручи будь-яке рішення, слід керуватися здоровим глуздом. Виправити помилки на ранній стадії, попередити виникнення їх в подальшому - значить зберегти свій час, нерви, сили і інші ресурси. Навіщо втрачати все це в нескінченних суперечках з податковими органами і судових розглядах?
Центр Бухгалтерською Практики «Парус»
акт виконаних робіт (довідка кс-2) підписана, але немає печаток, чи має силу документ?