Питання №4773, відрядження, газета бухгалтерія

Термін придатності АВАНСОВОГО ЗВІТУ

Як довго слід зберігати авансові звіти відряджених працівників та додані до них первинні документи на здійснення видатків?

У нормативних документах встановлені різні терміни зберігання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (1) (далі - Звіт).

Так, відповідно до п.336 Переліку № 578 (2) первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку і податкових документах (касові документи, авансові звіти тощо) , підлягають зберіганню протягом 3 років, але за умови завершення перевірки органами ДПС з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення суперечок, порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

У той же час згідно з п.44.3 ст.44 ПКУ (3) платники податків зобов'язані забезпечити зберігання первинних документів не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої вони використовуються. а в разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.

При ліквідації платника податків зазначені документи за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передують даті ліквідації, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Згідно п.44.4 ст.44 ПКУ у разі якщо первинні документи пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, вони підлягають зберіганню до закінчення перевірки і передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень і / або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п.44.3 ст.44 ПКУ.

Таким чином, при відсутності адміністративного або судового оскарження, по ПКУ термін зберігання документів становить не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, причому незалежно від того, проводилася за цей період перевірка контролюючими органами чи ні.

Виходячи з цього, щоб уникнути конфліктних ситуацій з податковими органами, при зберіганні Звітів має сенс орієнтуватися на більш «жорсткі» строки:

- якщо перевірка була проведена, то Звіт слід зберігати протягом 1095 днів з дня подання декларації, при складанні якої він використовувався;

- якщо перевірки не було, то Звіт доцільно зберігати до моменту проведення перевірки;

- якщо підприємство здійснює адміністративне оскарження або судовий розгляд, для яких використовується Звіт, його слід зберігати до закінчення такого розгляду, але не менш як 1095 днів з дня подання декларації, при складанні якої він використовувався.

Влада КАРПОВА, консультант з бухгалтерського обліку та оподаткування, к.е.н.

(5) Єдина база податкових знань, розміщена на сайті ДПСУ: www.sts.gov.ua (прим. Ред.).